Управление временем

Управление временем

Современный специалист — менеджер, врач, педагог и др., — чтобы добиться успеха, должен научиться рационально использовать время, свой стратегический ресурс.

И хотя время является единственным невосполнимым ресурсом, существует реальная возможность управления временем, реальная возможность самореализации человека в жизни и в профессии. И вопрос о том, как рациональнее использовать время, чтобы добиться успеха без рабочих перегрузок, без ущерба делу и своему здоровью, стоит в настоящее время достаточно остро.

Существует множество способов управления временем, психологами и менеджерами разработаны многочисленные правила, однако главное условие успешности их применения в реальной жизни — умение человека управлять собой, окружающими обстоятельствами.

Закон времени как стратегического ресурса представлен специалистами так [Калинин, 2006]:

ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ*(СПОСОБ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) — ПОМЕХИ

Оптимизировать время работы можно с помощью ТМ — технологических манипуляций с одним из четырех компонентов формулы: целью работы, энергией, способом, помехами. Наиболее эффективен комплексный подход к решению проблемы: работа сразу с несколькими компонентами. Однако главный секрет управления временем — четкая постановка цели.

Цель является одним из основных элементов любого вида деятельности: для того чтобы принять решение, выбрать средства, произвести действия, адекватные конкретной сфере деятельности и конкретному времени, необходимо иметь представление о конечном результате труда.

Таким образом, усилия, направленные на постановку цели, разработку алгоритма и способов деятельности, использование энергосберегающих технологий, будут способствовать повышению эффективности деятельности специалиста. Однако для оптимизации времени работы необходимо сократить влияние возможных помех, или поглотителей времени, среди которых специалисты выделяют внутренние и внешние помехи [Калинин, 2006].

Внутренние помехи связаны с психологическими проблемами самого человека.

Внешние помехи — с неэффективностью организационной структуры, ее слабым функционированием и с социально-психологическими причинами.

Нечеткая постановка цели является одним из важнейших «поглотителей» времени и возглавляет список факторов, препятствующих потерям времени на рабочем месте.

Для становления компетентности во времени необходимо перейти от поиска виноватых (среди подчиненных, руководства) к конструктивному разделению ответственности.

Конечно, о наличии помех времени знает каждый человек, но далеко не каждый способен противостоять им. Среди причин — временные страхи:

  1. не успеть что-то сделать;
  2. оказаться некомпетентным;
  3. ошибиться в принятии решения;
  4. быть хуже других;
  5. потерять работу; потерять свое «Я».

Подобные страхи могут возникнуть в результате реального негативного опыта или как следствие иррациональных суждений, берущих начало из раннего детства. Для преодоления страхов можно использовать самоанализ, ревизию имеющихся ресурсов, делегирование части полномочий, помощь наставника и «группы поддержки», творческий подход к решению проблемы и многое другое.

Чаще всего человек способен сам проанализировать причины своего иррационального отношения ко времени, выявить страх.

Для топ-менеджеров характерны страхи утраты контроля и потери своего статуса. Это вызывает защитное поведение, стремление раздувать штат менеджеров, контролирующих друг друга, проводить множество совещаний.

Менеджеров среднего и нижнего звена часто посещает страх неопределенности стоящих перед ним задач, сроков, ответственности.

По мнению Джулии Моргенстерн [2002], секрет управления временем очень прост: «Сначала запланируй, что сделать, затем сделай, что запланировано».

Для реализации этого совета она предлагает алгоритм norD:

N — напиши ВСЕ, что надо сделать (например, пять звонков, три визита — все нужно расписать подробно);

О — оцени временные рамки на каждую составляющую (время на каждый звонок, визит), затем суммируй;

R — реши, что реально возможно сделать (может, на все надо времени в два раза больше);

Для того чтобы выстроить действительно реалистичный план, Д. Моргенстерн предлагает воспользоваться формулой 4 «D»: Delete — отменить то, без чего можно обойтись; Delay — отложить на время (лучше — на определенное); Delegate — поручить кому-либо;

Diminish — сократить (прочитать не всю книгу, а только необходимую часть).

Таким образом, каждый человек, ставя перед собой цель, планируя свою деятельность, должен провести определенную аналитическую работу, оценить степень необходимости изменений, связанных с управлением временем, принять ряд решений о характере этих изменений, выбрать основные направления, конкретные приемы и методы стресс-менеджмента.

О том, что у человека появились проблемы управления временем, могут свидетельствовать симптомы, на появление которых необходимо быстро отреагировать: переутомление, суета, «авральный» стиль работы, необходимость регулярно брать работу домой и др.

Специалисты [Калинин, 2006] выявили ряд факторов, провоцирующих проблемы управления временем:

  1. индивидуальные особенности: личная неорганизованность, слабая мотивация к труду, недостаток воли, неуверенность в себе, боязнь ответственности, отсутствие приоритетов в делах, попытка решить все вопросы сразу, недостаток профессионализма;
  2. межличностные взаимодействия: ориентация на развитие отношений в ущерб делу, на соревнование, недостаток руководства, недостаток информации;
  3. организационно-структурные проблемы: недостатки планирования, нечеткость, противоречивость указаний, недостаток полномочий, аритмия производства, проблемы контроля (недостаточный, неуместный, тотальный), недостаток технического обеспечения и др.

Проблема оптимизации использования времени всегда была и остается одной из актуальнейших проблем. В 1921 году Алексей Капитонович Гастев, видный общественный деятель, ученый, основатель Центрального института труда (ЦИТ), опубликовал книгу «Как надо работать», которая содержит советы, актуальные и в настоящее время. Памятка А. К. Гастева «Как надо работать» была вывешена в приемной Совнаркома. Она приводится в Приложении 1.

Многочисленные рекомендации менеджерам, руководителям, врачам, юристам и другим категориям специалистов содержатся в книгах, включаются в работу тренингов. Однако зачастую предлагаемые способы управления временем, логичные и четкие, правильные и нужные, почему-то не подходят в конкретной ситуации конкретному человеку, решившему воспользоваться рекомендациями специалистов.

Каждый человек для достижения компетентности во времени (умения реализовывать задуманные им дела в заранее установленные сроки) должен создать собственную систему управлению временем, которая подходит именно для него, и придерживаться ее.

Для того чтобы индивидуализировать процесс управления временем, необходимо, чтобы каждый человек, понимая смысл и владея техниками этого процесса, выявил собственные ресурсы, потребности, приоритеты. Только интеграция общих закономерностей и частных особенностей человека позволит выстроить оптимальную для него систему управления временем. Д. Моргенстерн предлагает примерную схему выявления сильных и слабых сторон планирования времени, формирования собственных стратегий успешности. Автор, используя метафору «Гардероб», сравнивай беспорядок в гардеробе с проблемой управления временем, выявляет схожие ошибки:

  • Гардероб: мы зачастую завешиваем, заставляем ненужными, случайными вещами то, что действительно является необходимым, и нужные вещи потом отыскиваем с трудом, а иногда они на долгое время теряются из нашего поля зрения.

Управление временем: хватаясь за мелкие, сиюминутные дела, мы отодвигаем выполнение тех дел, которые действительно нужно сделать.

  • Гардероб: иногда мы пытаемся разместить вещей больше, чем он может вместить в себя, то есть реального места гораздо меньше, чем вещей.

Управление временем: в наш план мы стараемся вставить все, что, на наш взгляд, мы должны сделать, не учитывая реальных ресурсов (временных возможностей, физических сил).

  • Гардероб: если необходимо в ситуации спешки разместить несколько новых вещей, мы вставляем их во все свободные места. И если долго не проводим ревизию гардероба, то через некоторое время не можем найти самого необходимого. И для того чтобы найти один небольшой предмет, нам приходится выгружать из шкафа ВСЕ вещи, запихивая их вслед за этим второпях обратно.

Управление временем: вставляя в наш план непредвиденные мероприятия, мы вносим беспорядок в свою жизнь, «комкая» другие Дела, не даем возможности отдохнуть, что может стать причиной эмоционального выгорания.

Д. Моргенстерн выделяет три уровня проблем управления временем.

1. Технический уровень: проблемы оптимизации процесса управления временем.

  1. Человек выделяет время на выполнение того или иного дела без учета собственного графика работоспособности и внешних обстоятельств. Например, для написания отчета выделяется два утренних часа, когда много срочных звонков, непредвиденных посещений сотрудников, клиентов. В результате отчет не может быть написан вовремя, общение оказалось неэффективным, а количество неотработанных дел, отложенных в долгий ящик, растет. Или текст выступления на конференции руководитель готовит в ночные часы, когда, несмотря на тишину и отсутствие звонков, ему («жаворонку») трудно сосредоточиться.
  2. Расчеты временных затрат указаны неверно, без учета реальности. Например, сотрудник, планируя мероприятия, указывает приблизительные отрезки времени на каждое из них, однако к вечеру очевиден сбой плана.

Рекомендации: ежедневный хронометраж: выделить пять дел, указать, сколько времени необходимо на каждое из них. По окончании — вписать реальное время.

Управление временем

Здравствуйте уважаемые читатели блога Wolf Workout! В этой статье я хочу немного рассказать об управлении временем, и каким образом я стараюсь управлять своим временем. Не так давно посмотрел ролик Дена Брисова «Как управлять жизнью и временем». Точнее, посмотрел я его еще в тот момент, когда он вышел. Собственно, ролики у Дена все интереснее и интереснее и если вы занимаетесь спортом и стремитесь к совершенствованию физическому и духовному, то вы должны понимать о ком и о чем я говорю. Если вы не совсем понимаете, о чем речь, то пройдите по ссылке.

Вернемся к планированию времени. Как же планировать время? Есть люди, которые хоть как-то хотят изменить свою жизнь, а есть те, кто надеется на то, что она, возможно, изменится сама. Мне это не понятно. «Цыплят по осени считают», и так же, приближаясь к нашему физическому существованию, можно будет подвести определенный итог. И как же будет хреново, если ты оглянешься, и поймешь, что ничего существенного, действительно значимого, за свою жизнь не сделал.

Я далеко не старик, но не мог не обратить внимания, как стремительно начало идти время после 20. До этого же казалось, что время очень сильно тянется, и хотелось его как-то ускорить. Бывало, что нечем было заняться, что-то искал, где-то себя пытался определить. Сейчас же все иначе, — есть конкретные планы, и всех их нужно осуществить. Но кроме планов в жизни появляется еще много преград, на которые тоже нужно тратить время. По итогу, — времени ни на что не хватает, а это очень злит. Ты просто зол сам на себя, так как ничего не успеваешь. Вот я и решил как-то систематизировать временные затраты чтобы знать, на что я потратил время. Кстати, бывает так, и думаю, что не только у меня, — смотришь, уже вечер, а ты вроде ничего и не сделал за сегодняшний день. Ложишься спать с каким-то чувством странной усталости и неудовлетворения.

Очень хорошо, что есть такое люди, как Денис Борисов, которые помогают остальным как-то проявить себя в это жизни, развиваться физически и духовно.

Достигатор я не покупал, но советами воспользовался, так как именно этого мне не хватало, — систематизации. Завел себе тетрадочку, начал все расписывать. То есть цели у меня уже были и есть, и я к ним понемногу иду, но не хватало какой-то конкретики.

Еще примерно месяца 4 назад я поставил конкретные цели, но пришел к выводу, что их еще больше нужно конкретизировать. Если цель не совсем четкая, то, так сказать, разуму не совсем понятно, что должно получиться в итоге, и мы стараемся, как бы схитрить. Не смотря на то, что цель может быть исключительно эгоистичной и нужна только нам, мы все равно будем искать легкие пути.

Поэтому, если есть цель: подтянуться 50 раз в течение 6 месяцев, то эту цель нужно расписать более конкретно. К примеру: подтянуться 50 раз верхним средним хватом (хват немного шире ширины плеч). Хват закрытый, руки во время каждого опускания должны полностью распрямляться, подбородок должен быть выше уровня перекладины в верхней точке. Выполнить цель до: (конкретное число).

Нужно правильно расставлять приоритеты, и это, по-моему, очень важный момент. То, что есть цели, это хорошо, но нужно понимать, что все сразу выполнять не получится, — необходимо отобрать наиболее важный цели и работать над ними, а какие цели будут наиболее важными, решать только вам.

Вот и все на сегодня. Вроде все сказал. А вот и сам ролик, который, я уверен, вас заинтересует:

Источники:
Управление временем
Существует множество способов управления временем, психологами и менеджерами разработаны многочисленные правила, однако главное условие успешности их применения в реальной жизни
http://5psy.ru/karera-i-uspex/upravlenie-vremenem.html
Управление временем
Немного об управлении временем. Если у вас постоянно не хватает времени, то данная статья поможет вам решить эту проблему.
http://wolfworkout.ru/lichnostnyj-rost/upravlenie-vremenem.html

COMMENTS