тайм менеджмент в организации

Третий уровень: тайм-менеджмент

Фрагмент книги Тамара Майлс. Пирамида эффективности. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.

Пирамида эффективности отражает принципы известной пирамиды потребностей Маслоу. Это система, по законам которой прежде чем заняться тайм-менеджментом, надо навести порядок дома и в офисе, и только после этого переходить к вопросам целеполагания и самореализации. Книга будет интересна всем, кто хотел бы стать более эффективным в работе и жизни.

Вы готовы начать жить на полную катушку, то есть использовать по максимуму наиболее ценный ресурс — время? Кем бы вы ни были, простой уборщицей или CEO* международной корпорации, реальность такова, что у вас есть лишь 24 часа в сутки, а число суток, имеющихся в нашем распоряжении, к сожалению, ограниченно. Следующие главы помогут вам научиться распоряжаться временем максимально эффективно, то есть соотносить это время с теми занятиями, которые важны для достижения ваших целей.

За последние двадцать лет объем рабочего времени американцев увеличился примерно на 15%. в среднем рабочая неделя руководителя составляет порядка 51 часа. При этом наше свободное время сократилось на 33%. Об этом свидетельствуют результаты исследования, проведенного в 2006 году компанией NFI Research. Каждый день мы пытаемся распределить 24 часа для выполнения повседневных дел и совместить это со всеми своими обязательствами. При этом, если вы тратите больше времени на то, чем вам нравится заниматься, вы улучшаете качество своей жизни и более успешно справляетесь со стрессом. Практически все сегодня живут в состоянии стресса. Чтобы успеть справиться со всеми рабочими делами, мы, как правило, начинаем больше работать. Однако время — это ресурс ограниченный, и поэтому мы сокращаем время, которое остается на другие важные аспекты нашей жизни — например, семью и друзей.

*CEO (Chief Executive Officer) генеральный директор; высшее должностное лицо компании. Прим. ред .

Тайм-менеджмент включает в себя в том числе постановку целей в ключевых областях вашей жизни и выделение времени на эти области. Вы научитесь работать эффективнее, а не больше и достигать тех же самых результатов, что и сейчас, но при этом у вас будет оставаться время на другие важные вещи в жизни. Итак, как этого добиться? Как научиться эффективно управлять своим временем?

Из последующих глав вы узнаете о трех «П» тайм-менеджмента:

  1. Планирование. Определите круг задач, над которыми вам предстоит работать: все, что вы должны или хотите сделать.
  2. Приоритеты. выделите приоритеты: чем вы должны заняться в первую очередь, во вторую очередь и не заниматься вообще.
  3. Приведение в исполнение. Одно дело — знать, что нужно делать, и совсем другое — действительно это исполнять. Исполнение означает, что вы придерживаетесь плана.

Эти три «П» помогут приблизиться к той системе управления временем, которая подойдет именно вам. не существует системы, идеальной даже для одного человека. если вы и нашли для себя систему, скорее всего, вам понадобится совмещать разные техники и отдельные части разных систем, пока вы не найдете свой вариант. в этих главах поговорим об основах и некоторых простых подходах к тайм-менеджменту. Однако прежде удостоверимся, что все мы понимаем, что такое тайм-менеджмент и чем он точно не является.

В своем бестселлере Rework* Джейсон Фрайд и Дэвид Хайнемайер Хенссон, основатели компании 37signals**, жалуются на трудоголиков и говорят, что это люди, которые «пытаются решить проблемы только тем, что уделяют им как можно больше времени. <. > если вы больше работаете, это вовсе не значит, что вы больше переживаете за результат или больше успеваете сделать». Они говорят, что настоящие герои находятся в это время дома, несмотря на то что трудоголики стараются внушить им чувство вины только за то, что они «работают столько, сколько должны»1.

Вероятно, вы уже сформулировали, что тайм-менеджмент значит для вас лично. Тем не менее у этого понятия множество различных значений. Рассмотрим третий уровень — тайм-менеджмент — в контексте Пирамиды эффективности.

Стивен Кови в бестселлере The 7 Habits of Highly Effective People*** пишет: «Какое значение имеет, сколько мы делаем, если то, что мы делаем, это не самое важное?» Тайм-менеджмент учит нас в первую очередь уделять внимание самым важным делам. Это не значит, что мы будем успевать сделать больше за меньшее время.

*Издана на русском языке: Фрайд Д., Хенссон Д. Rework. Бизнес без предрассудков. — М. : Манн, Иванов и Фербер, 2010. Прим. пер.

**37signals — американская частная компания, разработчик прикладного программного обеспечения, известная как создатель фреймворка Ruby on Rails. Располагается в городе Чикаго. C 2014 года компания переименована в Basecamp. Прим. пер.

***Издана на русском языке: Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей. — М. :Альпина Паблишер, 2014. Прим. пер.

Очень многие приходят на мои семинары по тайм-менеджменту в надежде именно на это. на самом же деле это создание системы или системного подхода для выполнения самых важных задач, даже если это значит, что вы сделаете меньше по объему. если применить к тайм-менеджменту принцип Парето*, также известный как правило 80:20, вы поймете, что 80% результата вы получаете от 20% вашей деятельности в конкретный день, неделю, месяц или год. Именно так: 20% того, что вы делаете, приносит вам 80% результата.

Гарольд Тейлор в своей книге Making Time Work for You («Как заставить время работать на вас») приводит следующее определение тайм-менеджмента: «достижение важных целей за счет относительно неважной деятельности»2. Мы тратим 20% времени, чтобы выполнить 80% наших дел — тех срочных задач, которые кажутся нам важными, но, сколько бы усилий мы ни прилагали, это не приближает нас к желаемой цели. Эффективный тайм-менеджмент заключается в том, чтобы понять, какие 20% наших усилий помогут нам достичь того, что наиболее важно, и в первую очередь сосредоточиться именно на этом.

Об управлении временем можно говорить с позиции управления выбором. Строго говоря, мы не можем управлять временем. Это данность. У всех нас одинаковое количество времени. Однако мы можем управлять нашим выбором относительно времени, имеющегося в нашем распоряжении: чем конкретно мы решаем заняться в тот или иной момент. в современном обществе тот богатый выбор, которым мы обладаем, оказывает огромное влияние на наше время. если задуматься, сегодня у нас тысячи различных вариантов, чем мы можем заняться, чего можем добиваться, и мы хотим все и сразу. в списках задач практически у всех людей значится гораздо больше дел, чем имеется времени на них.

*Закон Парето, или принцип Парето — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». выбор чисел 20 и 80 является данью заслугам Парето, выявившему конкретную структуру распределения доходов среди итальянских домохозяйств, которой и было свойственно сосредоточение 80% доходов у 20% семей. Прим. пер.

Понимание того, от чего вам стоит отказаться, так же важно, как и осознание, что вы должны делать. Принятие решений сегодня занимает много времени.

В своей книге The Age of Speed: Learning to Thrive in a MoreFaster Now World* винс Посенте цитирует, что «по результатам соцопроса в 2006 году только 26% из числа тех, кто заявил, что им всегда не хватает времени, предпочли бы уменьшить количество дел, которыми они занимаются; остальные же предпочли бы, чтобы у них было больше времени, чтобы все же выполнить все то, что они делают»3. Мы не хотим от чего-то отказываться, однако время — ресурс ограниченный, и здесь нам на помощь приходит тайм-менеджмент.

В современном обществе во главу угла ставятся деньги. Мы уже привыкли к понятию финансового бюджета. У большинства людей есть хотя бы приблизительное представление о своем ежемесячном личном бюджете. При этом практически никогда вы не услышите, чтобы кто-то говорил о своем бюджете времени. время — это единственный ресурс, который действительно имеет значение. Мы не придаем времени тот же статус, что и деньгам, однако должны научиться управлять временем так же, как и деньгами, или даже лучше. вы всегда можете заработать больше денег, но не времени. Эффективные личности все больше начинают относиться ко времени как к самому ценному невозобновляемому ресурсу.

Как и организация своего пространства, тайм-менеджмент — это навык. Он требует практики, а овладение им занимает время. Это все равно что освоить новый вид спорта или игру на музыкальном инструменте. Хорошая новость в том, что мы способны овладеть этим навыком в совершенстве. нужно просто научиться думать в долгосрочной перспективе. вы должны настроиться на то, что вам придется создать собственную систему и отказаться от старых привычек. Как и с любым другим навыком, чем больше вы станете практиковаться и чем более осознанно к этому подойдете, тем более эффективно будете управлять временем.

* Издана на русском языке: Посенте В. Жизнь на максимальной скорости. — М. : альпина Паблишер, 2010. Прим. пер.

Есть много различных определений тайм-менеджмента. вот два из них:

  • Тайм-менеджмент — это выполнение того, что действительно важно, тех вещей, которые ведут к достижению ваших целей.
  • Тайм-менеджмент — это управление выбором. Мы не можем управлять временем как таковым; мы можем управлять только тем, что решаем делать в это время.

То, что вы заняты, еще не значит, что вы действительно работаете. Цель любой работы — в ее конечном результате, и, чтобы его добиться, необходим взвешенный подход, система, планирование, интеллект, искреннее желание, а также работа до седьмого пота. Видимость работы еще не есть работа.

Возможно, вы слышали выражение: «неудачное планирование — это запланированная неудача». вы всегда можете изменить первоначальный план, однако должны с чего-то начать. Наличие плана позволяет более эффективно распорядиться теми возможностями, которые у вас есть. Известно ли вам, что из восьмичасового рабочего дня продуктивная работа обычного офисного сотрудника составляет примерно 35%? все остальное время, то есть около пяти часов в день, он тратит на те занятия, которые мешают ему быть продуктивным: ищет что-то нужное ему по работе, отвечает на чьито вопросы и просьбы, ведет поиск в интернете и читает электронную почту.

В любой книге по тайм-менеджменту говорится о том, что первый шаг к планированию — это выбросить из головы всё. Начните с того, что перенесите на бумагу или в вашу электронную систему все мысли, что вертятся у вас в голове. Очистите сознание. Запишите, что вас тяготит и вызывает стресс. Сюда относится то, чем вы должны заниматься: рабочие проекты, деловые задачи, мелочи, серьезные вещи, личные дела, дни рождения, годовщины, запись на прием к врачу, профессиональные или семейные вопросы, образовательная деятельность, финансы и многое другое. Изложив это на бумаге, вы сможете увидеть картинку целиком и перестать беспокоиться о том, что что-то забыли, стараясь постоянно держать всё в голове. ваша голова должна быть свободна для принятия стратегических решений и исполнения вашего плана, а не занята тем, чтобы помнить обо всем, что надо сделать.

Итак, вы очистили сознание от назойливых мыслей о том, что вам нужно не забыть. Теперь самое время взглянуть на список задач и решить, что, когда и как вы собираетесь делать. начните с примерной оценки, сколько времени у вас может уйти на выполнение каждой задачи или проекта из вашего списка. Примите во внимание, что мы все склонны недооценивать, сколько времени нам действительно понадобится. вспомните, сколько раз вы говорили: «Я буду на месте через пять секунд», хотя на деле получалось совсем не так быстро? Общее правило: предположите, сколько времени может потребоваться, и добавьте еще половину или треть. Когда вы попытаетесь оценить, сколько времени у вас уйдет на выполнение всех задач из вашего списка, то довольно быстро поймете, что дел в вашем списке гораздо больше, чем времени на их выполнение.

Четыре варианта принятия решения

Управление временем, как вы помните, — это управление выбором. Мы все хотим успеть сделать гораздо больше, чем позволяет время, а потому нужно проанализировать свой список задач и решить, на какие из них вы потратите время.

Есть четыре основных способа решить, будете ли вы что-то делать:

  1. Выбрать. Определите, что для вас является важным и необходимым.
  2. Удалить. вы можете удалить какие-то задачи из своего списка, приняв взвешенное решение что-то не делать.
  3. Подождать. вы можете отложить выполнение каких-то задач на следующий месяц или позже.
  4. Делегировать. вы можете делегировать выполнение какой-то задачи, чтобы это сделали за вас.

вы принимаете решение о выполнении задачи, когда вносите ее в календарь и выделяете на это время. Как только вы составили план и определили, что будете делать, начинайте действовать. Как говорится, «планируйте работу, а затем работайте над воплощением плана».

Практически все доступные системы тайм-менеджмента в качестве первого шага рекомендуют перенос всех задач и дел, которые вы держите в голове, на бумагу. Запишите, что вам нужно сделать, и начните приводить этот список в исполнение. нужно выбросить из головы всё, потому что вам не нужны лишние заботы о том, не забыли ли вы о чем-нибудь. ваше сознание должно быть свободно для более глобальных мыслей: вы должны мыслить стратегически, творчески, выступать с новыми проектами, идеями и различными решениями. в своей книге Getting Things Done* Дэвид аллен называет это состояние «сознание как вода»2.

Бесс обратилась ко мне с просьбой помочь организовать домашний офис, когда я еще занималась консультированием по вопросам организации рабочего пространства. Она юрист и на тот момент работала в одной из юридических компаний на условиях частичной занятости. ее муж — менеджер проектов в строительстве, он занят на работе целый день. Так получилось, что она столкнулась с проблемой, которую безуспешно пыталась решить более года. У Бесс четверо детей разного возраста, старшему десять лет, поэтому она работает три дня в неделю. Кроме того, в начале года им пришлось заняться капитальным ремонтом старого дома, купленного несколько лет назад. Основными задачами было сделать новую крышу, теплоизоляцию, окна и переделать кухню. в самый разгар ремонта Бесс вновь забеременела. Согласитесь, непростая ситуация!

в повседневной рутине был один аспект, который Бесс всегда откладывала на конец дня, потом на конец недели, а к тому моменту, когда она обратилась ко мне, решение этого вопроса было отложено уже на конец года: разбор писем. если она получала какую-то корреспонденцию по почте от незнакомого отправителя, это письмо отправлялось в кучу таких же сомнительных писем. груда писем увеличивалась, и Бесс все более пугала мысль о том, что ей нужно разобрать накопившиеся бумаги. При этом не забывайте, что она умная, способная и успешная женщина.

*Издана на русском языке: Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. — М. : Манн, Иванов, Фербер, 2010. Прим. пер.

Как мы уже говорили, отложенные решения всегда ведут к беспорядку. Путаница в мыслях и неорганизованный календарь — это тоже следствие отложенных действий. Решайте, что вы будете делать и какого результата хотите добиться, когда задачи только возникают, не ждите и не откладывайте. Постарайтесь не затягивать этот процесс, чтобы не создавать беспорядка.

Очень важным моментом в планировании является выбор календаря или системы планирования задач. не существует единственно правильной системы для всех. Подберите тот вариант, который подойдет именно вам. Одних устраивает бумажный формат, другие предпочитают пользоваться электронными устройствами. Большинство моих клиентов довольны тем, что у меня все зафиксировано на бумаге. По сути, не так уж и принципиально, на каком носителе будет ваша система. Самое важное — выбрать одну-единственную систему и придерживаться ее. Применять еще одну систему управления временем стоит только в том случае, если есть веская причина или вы достаточно подкованы технически, чтобы при необходимости инкорпорировать это расписание.

Еще одна функция планирования заключается в том, чтобы заниматься различными задачами в то время, которое оптимально для них подходит. важные дела лучше всего назначать на то время, когда вы наиболее продуктивны. У многих людей пик эффективности приходится примерно на десять утра. если это относится и к вам, «забронируйте» для себя драгоценное время с десяти до одиннадцати или с девяти до десяти утра. время, когда вы максимально продуктивны, лучше отвести для работы над самыми важными проектами, потому что именно тогда вы способны мыслить наиболее четко. Этим временем стоит распорядиться грамотно и не растрачивать его на повседневные деловые встречи, телефонные звонки, проверку почты и другие задачи, которые можно выполнить в другой момент.

Возможно, вам покажется знакомой история Анны. Она замужем, у нее двое детей, которые учатся в начальной школе. анна работает на условиях неполного дня в местном университете, где занимается организацией мероприятий. Показывая мне свою систему планирования, она сначала открыла электронный календарь на компьютере, куда заносила рабочие задачи. в свой календарь она добавила расписание мужа, синхронизировав события его календаря со своим. Затем она указала мне на календарь, висящий на кухне, куда обычно заносила личные и семейные дела. на мой вопрос, насколько эффективна эта система, анна призналась: «Я постоянно нервничаю, потому что пропускаю события из календаря на кухне. Когда я не дома, то абсолютно забываю сверяться с нашим «семейным» расписанием. Мне очень неловко, что я так часто опаздываю или вообще забываю о назначенных встречах и других делах».

Она пропускала важные мероприятия из-за того, что была не на кухне и не могла заглянуть в находящийся там календарь. анна повесила свой «семейный» календарь на кухне, потому что, когда она была маленькой, так делала ее мама. анна решила, что это правильно. Мы объединили два ее календаря, и с того момента, когда она начала хранить всю информацию в одном месте, то перестала опаздывать на встречи и забывать о каких-то делах.

Все остальные планы: время работы над проектами или посещение спортивного зала, мероприятия — я заношу в свою бумажную систему планирования. В моем случае эта система очень эффективна. Обратите внимание, что это не жесткая рекомендация всем и каждому. Это лишь пример того, как можно использовать два устройства (например, смартфон и систему планирования в бумажном формате), чтобы это было эффективно и удобно, потому что, по сути, вы пользуетесь единой системой.

Система планирования в бумажном формате

Несколько лет назад моим клиентом стала директор по маркетингу одной крупной компании, в которой все сотрудники должны были использовать электронный календарь в Outlook. Женщина уже много лет пользовалась бумажной системой планирования, которая ей очень нравилась, и она продолжила использовать привычную систему одновременно с календарем в Outlook и копировала все задачи из электронного календаря в бумажную версию. Этот процесс отнимал у нее много времени, однако не страховал от ошибок. Эти две системы были избыточны. У моей клиентки отсутствовала объективная необходимость в использовании бумажной системы планирования на работе.

Отслеживание задач в тайм-менеджменте

Существует несколько способов отслеживать задачи. Самый простой — записывать на листе бумаги или в блокноте все дела по мере их возникновения. Конечно, после этого вы должны решить, когда собираетесь заняться этими делами, и внести эту информацию в ваш календарь или другую систему планирования.

Можно использовать электронную систему планирования, которая интегрируется с календарем и автоматически вносит в него задачи. например, если вы используете Outlook в качестве почтового клиента и календаря, можете применять функцию Tasks («Задачи»), чтобы отслеживать задачи из календаря. есть много приложений, помогающих создать список задач в смартфоне или на компьютере, например: www.rememberthemilk.com, www.toodledo.com и www.todoist.com. если вы пользуетесь системой планирования в бумажном формате, есть ежедневники, с помощью которых можно внести задачи в расписание: The Planner Pad® и FranklinCovey Planners, к примеру.

Неважно, какую систему вы выберете. главное — придерживайтесь ее, активно ею пользуйтесь и не забывайте выделять время в календаре для работы над задачами. если вы привыкли записывать все, что вам нужно выполнить, а затем постепенно работаете над каждым пунктом, значит, вы на пути к определению приоритетов.

  • Планируйте свой календарь. Планирование — это ваше решение выполнить определенную задачу, которое выражается в том, что вы вносите ее в календарь, отводя время на ее выполнение.
  • Записывайте всё, чтобы точно знать, что вам нужно сделать.
  • Решите, что делать с каждым пунктом из вашего списка дел: выберите, что важно, удалите пункт из списка, подождите и выполните этот пункт позже или делегируйте задачу.
  • выберите для себя правильный инструмент планирования, будь то ежедневник, электронный или настенный календарь.

© Тамара Майлс. Пирамида эффективности. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.

Управление временем

Управление временем — (тайм-менеджмент, time management, организация времени) — дисциплина о методах определения, что для человека важнее всего и на что в первую очередь следует потратить время.

Мы все хотим успеть сделать больше. При этом мы все хотим веселиться и радоваться жизни. Эти цели не исключают друг друга. Все здесь сводится к вопросу о времени и к тому, как вы им пользуетесь.

Модное течение «тайм-менеджмент» многие воспринимают как специальный инструмент для бизнеса и делателей денег. Но бизнес – только частный случай применения методики.

Тайм-менеджмент – это система организации собственного времени. То есть, он подходит для всех, у кого есть время, и в особенности для тех, кому его не хватает 🙂

Основные факты о времени таковы:

• У каждого есть ровно 24 часа в сутках. Не больше и не меньше.

• Время вам не принадлежит, его нельзя брать взаймы, им нельзя запастись впрок.

Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях.

Эти методики (иногда противоречивые) представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов. Общими в них являются:

список задач (to-do list), постановка целей, установка приоритетов.

Время — это удобное понятие, изобретенное для того, чтобы делить сутки на более точные отрезки, нежели просто на утро, день и ночь. В древности время измеряли с помощью вертикальных палочек, отбрасывающих тень, и солнечных часов.

Теперь у нас есть для этого часы. Независимо от устройств и приспособлений, управлять или командовать временем невозможно. Оно идет само по себе.

Сегодня валютой являются не только деньги, но и время. На самом деле, время и только время является основной нашей валютой. Настоящей, устойчивой и ни когда не исчезнувшей валютой.

И у каждого из нас, свой обменный курс. Кто-то по максимуму меняет свое время на деньги, на огромные деньги. А кто-то меняет свое время на копейки.

Вы скажите — это бизнесмены, предприниматели, олигархи меняют свое время на деньги. Это к ним относится фраза Бенджамина Франклина "время — деньги". Мы тут не причем, мы работаем и получаем зарплату и ни как к ним не относимся . читать более подробно

Обычно термин «тайм-менеджмент» в российской практике применяют тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных. Но это слишком узко.

Личное время – это такой же ресурс, как и здоровье, деньги, образование. И даже нечто большее: свое время мы можем обменять на деньги, образование, удовольствие от сидения перед телевизором и другие важные вещи.

В сущности, наша жизнь – это время, которое нам отпущено. Каждый из нас хотя бы раз в жизни сожалел о том, что неправильно распорядился своим временем.

Когда мы говорим об управлении временем, то в действительности имеем в виду события, происходящие в нашей жизни, и связанные с этими событиями материальные и нематериальные факторы.

Однако, удобства ради, мы, как и все, будем называть это управлением временем или тайм-менеджментом.

Тайм-менеджмент – далеко не первая попытка найти ответ на вопрос, как управлять собственным временем. Одним из первых этой проблемой озаботился человек, чей портрет мы сейчас имеем счастье лицезреть на стодолларовой банкноте: Бенджамин Франклин.

Именно его система распределения задач стала мощным костяком для современного тайм-менеджмента. На сегодняшний день (надо только правильно выбрать!) существует масса разных школ и учителей, ставящих тот или иной акцент в преподавании искусства распоряжения собой.

Тайм-менеджмент (досл. управление временем) — наука, позволяющая достигать поставленных целей в этом сумасшедшем скоростном мире.

Желательно всем научиться ставить цели и выявлять их приоритетность, делегировать полномочия и планировать свой отдых, чтобы мотивировать себя и в результате достигать успеха.

Поделитесь с друзьями или поставьте закладку на эту страницу,

если планируете зайти на нее попозже .

(Тайм-менеджмент организация управление временем | time management )

Источники:
Третий уровень: тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент включает в себя в том числе постановку целей в ключевых областях вашей жизни и выделение времени на эти области. вы научитесь работать эффективнее, а не больше и достигать тех же самых результатов, что и сейчас, но при этом у вас будет оставаться время на другие важные вещи в жизни.
http://psyfactor.org/lib/time-management-4.htm
Управление временем
Управление временем — ( тайм-менеджмент , time management , организация времени ) — дисциплина о методах определения, что для человека важнее всего и на что в первую очередь следует потратить
http://www.danilidi.ru/time-management/index.html

COMMENTS