тайм менеджмент таблица

АВС-хронометраж: ориентация на цели

Думаю, многим приходилось сталкиваться с проблемой: была проведена скрупулезная фиксация расходов времени, после чего начинались сложности с анализом данных. Да, понятно, было потрачено энное количество времени на разговор с господином А. и энное время на встречу с господином В. и т.д. и т.п.. Все эти данные хороши, но немного напоминают ситуацию с сумасшедшим вахтером на проходной завода, который фиксирует кражи на проходной: Сидоров сегодня вынес два колеса, Петров аккумулятор.

В итоге за тоннами бумаги и километрами листов Excel плохо просматриваются те важные и ключевые задачи, которые и являются основой результативной жизни. Но даже если они и видны в ретроспективе, то «здесь и сейчас» при ведении хронометража они теряются из виду. А главное, стандартный метод фиксации расходов времени не стимулирует к эффективному расходу времени в каждую текущую минуту. Да, потом можно все проанализировать и взвесить, но это будет потом, а сейчас… Метод хронометража, ориентированного на цели – это один из вариантов решения данной проблемы.

Идея «АВС хронометража» состоит в следующем: основные усилия и внимание в момент учета времени сосредоточить на ключевых задачах, а учету и анализу мало результативных дел отвести гораздо меньше сил. То есть, другими словами, ключевые задачи не должны выпадать из поля зрения ни на минуту. И при решении выделить энный промежуток времени на второстепенную задачу каждый бы понимал, в ущерб чему это было сделано.

В основу данной методики положены четыре принципа:

  1. Фиксация внимания на главных задачах
  2. Простота и гибкость ведения формы учета времени
  3. Измеримость и наглядность результатов деятельности
  4. Полезная полнота информации

Парадокс самоуправления состоит в следующем: даже при осознании важных задач время зачастую тратится на неосознаваемые и не важные для конкретного человека действия. Данный метод – это вариант совмещения хронометража с механизмом концентрации на ключевых задачах. В основе методики лежит усовершенствованная «Карточка учета времени» Гастева-Керженцева. Т.к. ее суть претерпела достаточные изменения, то новый продукт назовем: «Карточка эффективности».

В грубом приближении все выполняемые задачи делятся на три категории: первые это те, что позволяют двигаться вперед, вторые это те, что не позволяют дрейфовать назад и третьи – откровенные потери времени. Понять в каждый конкретный момент, относится ли выполняемое дело к ключевой задаче, или это просто потеря времени – несложно. Таким образом, в потоке фиксируемых дел сразу наметились три составляющих: ключевые задачи, явные потери и все остальные дела, решение которых необходимо, но их доход в суммарной результативности не высок. Исходя из этой идеи «карточка эффективности» (КЭ) поделена на три области. Еще одно отличие от стандартного бланка «карточки учета времени» – это возможность параллельной фиксации одновременной деятельности. Например, можно стоять в пробке, терять время и нервы, а можно слушать аудио курс по французскому языку и т.д. и т.п.

Одно из главных отличий между ключевой задачей и легионом мелких действий в том, что рутинные задачи можно без потери смысла сгруппировать на несколько категорий, ведь по большому счету хронометраж этих задач имеет второстепенный смысл.

Простота заполнения формы – это было одним из требований при разработке описываемой системы хронометража. За счет того, что время отмечается галочкой, а задачи сгруппированы по типам, основная «лавина» писанины была сокращена без потери смысла. Теперь к вопросу о гибкости. Гибкость в данном контексте – это возможность вести полноценный хронометраж любых по насыщенности дней. Плюс возможность настроить учет под себя. В данном случае гибкость обеспечивается четырехчасовым интервалом карточки и возможностью записать до четырнадцати задач на четыре часа. Точность учета – 10 мин. Часы вписываются от руки в момент начала заполнения карточки. За день может быть заполнено несколько карточек. Как показывает практика, если задачи не сильно детализированы, то четырнадцати пунктов хватает с лихвой.

Рассмотрим подробнее «устройство» карточки. Внешний вид незаполненной карточки представлен в таблице №1. Размер самой карточки 110х75мм. удобен для заполнения в «полевых» условиях, а также при хранении.

Поле, выделенное под задачи, разделено на три части: строки 1-3, 4-14 и 15. Поля с первого по третье выделены под ключевые задачи. Решение это было чисто эмпирическое и основывалось на принципе 80/20: т.е. двадцать процентов от пятнадцати пунктов как раз и будет три. Строки 4-14 оставлены для учета типовых и рутинных задач. Отдельно стоит строка для фиксации потерь времени. Карточка эффективности позволяет вести многоуровневый учет использования времени, что позволяет делать следующее. К примеру, было проведено совещание, оно сильно затянулось, и его последняя часть перешла в откровенную потерю времени. На карточке это можно зафиксировать следующим образом: общее время совещания 90 мин, а потери составили 50 минут. Пример заполнения представлен в таблице 2.

Карточка эффективности – это половина метода. Вторая половина – таблица анализа использованного времени. Аналитику легко вести в MS Excel, внешний вид представлен в таблице 3

В первом столбце фиксируется дата. Второй предназначен для номера карточки от 1 до 6 в случае, если за день было заполнено более одной карточки. Далее идут столбцы, которые соответствуют тем задачам, на которые было потрачено время. Столбцы сгруппированы по тому же принципу что и в карточке эффективности т.е. на: дела категории А (важные), В-С («без них нельзя») и потери. Рассмотрим пример заполнения аналитики. Предположим, что за день было заполнено всего две карточки эффективности, они представлены в таблице 5.1 и таблице 5.2

Перечень задач на каждой карточке может быть разным, главное, что эти задачи сразу разбиты на два раздела: ключевые задачи и все остальное. Для того чтобы не выпускать ключевые задачи из виду, удобно держать их в виде отдельного списка и вписывать намеченные к исполнению в карточку перед началом заполнения.

Подсчитав по каждой карточке количество галочек, можно приступить к заполнению таблицы анализа использованного времени. В таблицу 6 внесены данные из карточек 1 и 2

Таким образом, за один день в таблице аналитики появляется одна строка. Промежуточные данные с каждой отдельной карточки хранить не стоит, хотя, это дело вкуса и личных предпочтений. На примере итоговой строки проведем расчет итога за день. Общая сумма галочек по задачам категории важно равна 13 (6+3+4), а по категории В и С – 34, потери за день равны 6. Умножаем баллы на эмпирические коэффициенты и получаем ключевые задачи 26 (13 Х 2), задачи В и С без изменения 34 (34 Х 1) и потери равны (-6) т.е. (6 Х (-1))Просуммировав полученные результаты и умножив на 10мин. (точность учета) получим итог за день равным 540мин. ((26+34-6)Х10).

Подвести итог можно словами Г.П. Щедровицкого «Смысл решения задач состоит в том, чтобы найти такой язык, в котором решение очевидно». Возможно, что метод АВС-хронометража – один из инструментов этого языка.

Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/abc-chrono/

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!

Дудин Алексей Сергеевич

Статья опубликована в журнале «Справочник по управлению персоналом» 2012, № 2

Ежедневник не всегда используют по прямому назначению. Он может быть стильным бизнес-аксессуаром, блокнотом для случайных записей, местом хранения визиток. Так происходит потому, что не все знают правила работы с ним. В то время как ежедневник — это бизнес-инструмент, неотъемлемая часть системы планирования и эффективного использования времени.

В голове всего не удержишь

Когда речь заходит о планировании дел, некоторые люди объясняют, что они привыкли «держать все свои дела в голове». Возможно, часть из них действительно обладает прекрасной памятью. Однако в подавляющем большинстве случаев человек, утверждающий, что он может обходиться без ежедневника, просто лукавит или сознательно заблуждается.

Если дел не много, то проблемы нет. Но как только задач становится больше (сознание обычного человека может одновременно оперировать 7±2 объектами), часть из них забывается или вытесняется. И в ходе проведения тренингов по тайм-менеджменту этот факт легко подтверждается.

Насколько актуален ежедневник в век компьютерных технологий?

Даже при наличии таких конкурентов, как компьютер и смартфон ежедневник — самый предпочтительный способ фиксации намеченного.

Во-первых, ежедневник лучше всего подходит для формирования привычки эффективного планирования своих дел. Его не нужно включать и ждать загрузки. Он не несет в себе отвлекающих факторов (игры, электронная почта, социальные сети и другие страницы Интернет и т.п.). Он не требует подзарядки, прост и удобен.

Кроме того, потренировавшись на ежедневнике и сформировав с его помощью привычку эффективного планирования, можно легко переключиться на использование любого «гаджета».

Во-вторых, ежедневник является хорошо узнаваемым деловым аксессуаром. Наличие и использование ежедневника во время переговоров демонстрирует, что его владелец — человек, ценящий и планирующий свое время.

Презентабельный вид самого ежедневника, так же как и деловой стиль одежды, помогает подчеркнуть статус и произвести нужный эффект на собеседника.

В то время как использование ноутбука (или телефона) не редко вызывает ассоциации с отстраненностью их обладателя, особенно на совещании («Интересно он работает или «сидит» в какой-нибудь социальной сети?»).

В-третьих, все ежедневники и планеры рассчитаны на один год. Они способны создавать визуальный и кинестетический образ целого года жизни. Листая ежедневник, можно ощутить, сколько времени осталось до конца года и понять на какие дела ушли предыдущие месяцы. Компьютеры и смартфоны в этом плане производят меньшее впечатление.

При выборе ежедневника нужно ориентироваться на фактор личного удобства.

Основные параметры, по которым ежедневники различаются между собой:

  • внешний вид и качество обложки;
  • цвет и качество страниц;
  • наличие закладки и/или специальных отрывных сегментов вверху или внизу для использованных страниц;
  • размер;
  • наличие дат на страницах;
  • объем и содержание справочной информации (часовые пояса, телефонные коды городов, таблицы размеров одежды, меры веса, календарь, географические карты и т.п.), а также место ее расположения (в начале или в конце ежедневника);
  • количество тематических разделов на каждой странице (временная лента, «для заметок», курс валют и т.п.)

Деловой ежедневник должен быть не только презентабелен с точки зрения статуса, но и приятен для его обладателя.

Размер зависит от того, где предполагается носить и хранить ежедневник, а также от планируемого количества записей. Маленький компактный ежедневник подойдет для того, чтобы носить его в кармане и всегда иметь под рукой. Ежедневник формата А5 можно хранить в портфеле или сумке, он вмещает достаточно большое количество пометок. В качестве ежедневника для рабочего стола, в котором делается много записей, можно выбирать формат А4.

Наличие закладки, либо специальных отрывных сегментов (вверху или внизу) у использованных страниц позволяет быстро открывать текущую страницу ежедневника.

Наличие даты на страницах ежедневника дает возможность планировать дела в долгосрочной перспективе, но требует при этом умещать все задачи на определенный день в рамках одной страницы. Недатированный ежедневник позволяет отвести каждому дню как одну, так и несколько страниц, но при этом нельзя записать дела на определенную дату в будущем.

Содержание и объем справочной информации в начале или конце ежедневника, а также количество тематических разделов на его страницах делает работу с ежедневником более комфортной, поэтому выбирать нужно, ориентируясь на свои потребности и рабочие задачи.

Как работать с ежедневником

Ежедневник нужен для эффективного планирования дел. В нем фиксируются намеченные задачи, а по ходу выполнения они планомерно вычеркиваются.

Использование подобной схемы позволяет поднять продуктивность работы, однако этим не исчерпываются возможности ежедневника.

Максимальную пользу приносит не простое составление списка дел на день, а следование важным правилам тайм-менеджмента и использование их в работе с ежедневником:

  • правило ориентации задач на результат;
  • правило разделения всех задач на «гибкие» и «жесткие»;
  • правило бюджетирования всех задач по времени;
  • правило разделения всех задач на «слонов» и «лягушек»;
  • правило расстановки приоритетов выполнения задач;
  • правило делегирования и контроля выполнения задач.

Рассмотрим их более подробно.

Правило ориентации задач на результат

Задачи необходимо правильно формулировать, т.е. ставить в результативно-ориентированном виде. Лучше написать «узнать у Петрова результаты рассмотрения коммерческого предложения», нежели просто «позвонить Петрову».

Если звонок был сделан, а Петрова не оказалось на месте, то получается, что задача выполнена, но продуктивного результата нет.

Правило разделения всех задач на «гибкие» и «жесткие»

Существуют дела, «привязанные» к определенному времени (например, совещание, назначенное на 10 часов утра или деловая встреча в три часа дня), а есть дела, которые важно выполнить в определенный день, но не важно, в какое время. По этому принципу все задачи делятся на «жесткие» и «гибкие». Для грамотного расположения «жестких» и «гибких» задач в ежедневнике имеет смысл каждую страницу разделять на две части и отмечать «жесткие» задачи слева, где имеется линейка времени, а «гибкие» задачи справа.

Правило бюджетирования всех задач по времени

Все намеченные дела необходимо оценивать с точки зрения количества времени, которое потребуется на их выполнение. При этом в бюджет нужно закладывать и время на подготовку к их выполнению. Например, при планировании встречи важно учесть не только предполагаемую длительность встречи, но также и время нахождения в пути к месту встречи и обратно.

Бюджетирование, с одной стороны, помогает видеть «свободные окна» и грамотно их использовать, например, для отдыха, а с другой стороны, позволяет избежать перегрузки. Если бюджет времени загружен на 100%, это означает, что он, скорее всего, не будет реализован. Всегда есть вероятность, что произойдут какие-то накладки (например, встреча затянется, опоздает транспорт, не будет работать электронная почта и т.п.) или возникнут непредвиденные неотложные дела (например, срочная встреча, поломка автомобиля и экстренный ремонт и т.п.). Именно поэтому планировать нужно не более 70 % времени, оставляя себе «место для маневра». А добиться этого можно, только проводя бюджетирование всех задач по времени.

В ежедневнике бюджет времени на каждую задачу указывается рядом с задачей. Например, «30 минут» или «2 часа». Удобно, когда бюджет времени отмечается ручкой другого цвета.

Правило разделения всех задач на «слонов» и «лягушек»

«Слоны» — это крупные и масштабные дела, выполнять которые нужно по частям (образно говоря «есть слона по кусочкам-бифштексам»).

«Слона» можно «съесть» как в виде серии логически последовательных задач, так и по методу «швейцарского сыра»: любые дела из списка задач, входящих в «слона», выполняют в произвольной последовательности, «выгрызая из сыра маленькие кусочки».

«Лягушки» — это мелкие и неприятные дела, выполнить которые необходимо как можно быстрее.

Невнимание к задаче-«слону» чревато авралом, а не съеденная «лягушка» является причиной ухудшения настроения в течение дня.

В ежедневнике эти задачи можно обозначать, указывая их название полностью, либо сокращенно (в виде первых букв «С» и «Л»).

Правило расстановки приоритетов

Среди намеченных к выполнению дел имеются задачи с разной степенью важности. Начинать решение нужно с самой важной задачи, переходя далее к менее важной и т.п. Исключение составляют только мелкие неприятные дела — «лягушки». Их надо «съедать» в первую очередь, переходя затем к выполнению дел в порядке убывания важности.

В ежедневнике расстановку приоритетов удобно делать, обозначая каждое дело одной из трех латинских букв — «А» (самые приоритетные дела), «В» (менее важные и срочные дела) или «С» (дела, которые имеют наименьшую важность и срочность), либо буквами русского алфавита «А», «Б» и «В». Если имеется несколько задач одной категории, то между собой их можно разграничить как «А1», «А2» и т.п. Если все задачи одной категории примерно равны по своей значимости и важности, то их выполняют в произвольном порядке.

Для того чтобы определить важность дела, Брайан Трейси (1) рекомендует задать себе вопросы: «Что я получу в результате выполнения этого дела?», «К чему это приведет?», «Какие будут последствия?».

Правило делегирования и контроля выполнения задач

Все задачи нужно оценивать с точки зрения возможности их передачи для выполнения другому лицу и необходимости контроля их выполнения. Особое значение данное правило имеет для руководителей.

Но делегирование можно использоватьс и в виде личной договоренности или просьбы в семейных и дружеских отношениях, а также в формате покупки услуг.

В ежедневнике делегируемую задачу можно помечать сокращением «дел.» и указанием того, кому она будет поручена. Если задача требует контроля выполнения в течение дня, то рядом с задачей необходима пометка «контроль». Если задача должна быть выполнена к определенному времени, то рядом ставится и время, например, «К 14-30». В правой колонке таблицы есть пример этого: «Подготовить отчет по работе с клиентами за прошедший месяц (20 минут) — А1 дел. Ромашкова (К)». То есть задача представлена в результатно-ориентированном виде, есть бюджет времени на нее (бюджет на постановку задачи и контроль ее выполнения), указана важность дела, указано, что задача делегируется, указана фамилия человека, которому она делегирована и стоит пометка о контроле.

Задача вычеркивается только после того, как проведен контроль ее выполнения. Если же она требует контроля выполнения в будущем, то необходимо определить дату, когда потребуется провести контроль и, открыв соответствующую страницу в ежедневнике, сделать в нижней части страницы запись «на контроль» с указанием исполнителя и задачи. Пометки о контроле лучше делать другим цветом. При указании в ежедневнике бюджета времени на делегируемую задачу указывается бюджет времени, который необходим на качественную постановку задачи и контроль ее выполнения (если задача должна быть выполнена в тот же день, что и поставлена).

Учитывая приведенные правила, планирование дел в ежедневнике может иметь следующий вид (таблица).

Планирование дел в ежедневнике

Вторник, 16 августа

11-00 Провести совещание по вопросу закупки новой оргтехники (40 минут) — В

14-00 Встреча с директором ООО «Ромашка» Ивановым И.И. у него в офисе (2 часа с учетом дороги) — А2

Напомнить Сидорову о необходимости погашения долга (5 минут) — «лягушка»

Узнать у Петрова результаты рассмотрения коммерческого предложения (10 минут) — В

Подготовить отчет по работе с клиентами за прошедший месяц (20минут) — А1 дел. Ромашкова (К)

Подготовить копии сертификатов и свидетельств для тендера ОАО «Заказчик» (10 минут) — В — «слон» участие в тендере

Выполнить в спортзале комплекс упражнений по программе № 2 (1,5 часа) — В

Цветиков — составление плана закупок на будущий месяц, задача от 12 авг. (10 минут) — В

Использование описанных правил работы с ежедневником потребует временных затрат, однако, это не потери времени — это инвестиции в спокойную работу без авралов. Кроме того, практика показывает, что планирование дня в ежедневнике (с учетом записей разными цветами) будет отнимать не более 10-15 минут.

Инвестировав 10-15 минут на ежедневное планирование дел, можно сэкономить как минимум два-три часа, которые обычно уходят, если разбираться со всеми делами «по ходу». А потери времени при отсутствии планирования в среднесрочном и долгосрочном периоде значительно больше.

Вопросы при работе с ежедневником

При работе с ежедневником возникают два основных вопроса:

— Как поступать с делами, которые повторяются достаточно часто с заранее известной периодичностью?

Например, подготовка отчета по четвергам каждую неделю или совещания-«оперативки» по вторникам. Если записать их на отдельном листе, вложенном в ежедневник, то есть вероятность в «горячий» день забыть про какую-то из повторяющихся задач. Если записывать каждую повторяющуюся задачу, то при еженедельном повторе придется сделать 52 записи на год.

Каждую повторяющуюся задачу (с указанием ее периодичности) можно записать на маленький цветной стикер, который приклеивается в ежедневник на страницу дня, когда задача должна быть выполнена первый раз в календарном году, а затем стикер просто переклеивается на следующую неделю. В итоге на постановку повторяющихся задач тратится минимум времени.

— Как поступать, если намеченный в ежедневнике план на день требует изменений?

Если план требует корректив, то их нужно вносить. С помощью корректирующей жидкости или вклеивания нового листа в ежедневник. Записи в ежедневнике можно делать и карандашом. Так их будет проще изменить.

Как внедрить ежедневник в работу персонала

Любого руководителя, умеющего хорошо планировать и организовывать свое время, волнует вопрос о том, как научить этому своих сотрудников.

Для максимально эффективного внедрения использования ежедневников в компании важно соблюсти ряд правил:

Ежедневник — это простой и доступный инструмент, который помогает управлять временем, используя его максимально эффективно. Планировать успех или жить по обстоятельствам — этот выбор каждый делает сам для себя.

Комментарий Ольги Хан, бизнес-тренера НО НПФ «Лукойл-Гарант» в г. Волгограде к статье Алексея Дудина «Ежедневник как инструмент эффективного тайм-менеджмента»

Богатые люди думают на бумаге.

Сколько ежедневников было у Вас и есть ли ежедневник сейчас? Сколько Вы успевали ранее и стали ли более эффективным? На что в этом месяце Вам не хватило времени и как это отзовется в будущем? О чем Вы готовы забыть на следующей неделе? Вы планируете свою жизнь, или Ваша жизнь планирует Вас? Или мимо Вас планируют (пролетают) Ваши цели и задачи…? Что такого важного Вы сделали, чтобы приблизиться к своей цели или… чего не сделали и отдалились от нее? Есть ли у Вас инструмент, позволяющий Вам проанализировать свою эффективность за последние пол года?

Действительно, сегодня только ленивый не знает что такое ежедневник. Теме планирования посвящено много книг и статей, однако, в реальности мало что меняется. Большинство людей, по-прежнему, живут по обстоятельствам. Возможно потому, что привычки планировать и записывать так и не появилось, а может быть потому, что сложно расставить приоритеты. Кто-то считает планирование бесполезным, ибо жизнь — рулетка. И в таком случае успеха можно ожидать годами. Кто-то пренебрегает планированием, точно зная, что ежедневно на него обрушивается множество срочных и мелких дел. И в таком случае, это вопрос постановки цели. Есть ли она у Вас и достаточно ли важна?

«Жизнь — это каждодневный выбор, который впоследствии мы называем судьбой». И, безусловно, у Вас также есть выбор: планировать успех, или жить по обстоятельствам. Есть и другой выбор — выбор формата, обложки…

Выбор есть всегда. И в любом случае, Ваш выбор всегда за Вами.

1. Брайан Трейси «Как управлять своим временем», аудиокнига, 2008, издательство «Аудиоконсалт»

Источники:
АВС-хронометраж: ориентация на цели
Сайт посвящен организации времени. Содержит огромное кол-во информации по тематикам: управление временем, тайм менеджмент и организация труда и многое другое. Подробно описываются инструменты повышения личной эффективности, достижения успеха, для развития фирмы и т.д.
http://www.improvement.ru/zametki/abc-chrono/
Дудин Алексей Сергеевич
ежедневник лучше всего подходит для формирования привычки эффективного планирования своих дел
http://www.adudin.ru/pubs/ezhednevnik/

COMMENTS