Тайм менеджмент таблица эйзенхауэра

Личностный рост на

Стоит заметить, каждый из нас постоянно делает выбор. Идти в школу или тереть термометр до температуры выше 36,6 градусов, покупать дорогую вещь или дешевую, ехать на работу машиной или на такси, читать эту статью полностью или закрыть страницу.

В продолжение сказанного в статье этапы планирования времени, хочется вспомнить одно простое, но такое важное правило, которое носит название принцип 20/80 или Правило Парето, подробно читайте здесь.

Если вы хотите добиться успеха в планировании рабочего времени, то вы должны придерживаться принципа которому следуют все успешные люди.

Старайтесь, как можно меньше времени проводить в секторах C и D. В процентном соотношении это выглядит примерно так:

  • 55% времени вам нужно тратить на сектор и B, т.е. на важные и несрочные дела. Именно здесь вы можете полностью раскрыться и самореализоваться.
  • 30% посвящайте сектору A – срочное и важное. Это то, что нужно сделать прямо сейчас, это завершение ваших проектов, где горят сроки.
  • Оставшиеся 15% вы можете потратить на сектор C , например, отвечать на телефонные звонки или делать другие неважные мелочи.
  • Сектор D старайтесь вообще избегать. Это бесполезно потраченное время (компьютерные игрушки, часовые чаепития с коллегами).

Составьте свою матрицу Эйзенхауэра все свои дела на предстоящий день разделите по секторам, и вы поймете, с чего следует начать.

Планирование дня, относится к сектору B ,тогда 20% усилий будут приносить 80% результатов.

Для того, что бы у вас хватало энергии, на 20% качественных усилий, определите в какое время суток у вас наивысшая работоспособность.

Все люди делятся на три категории:

  • жаворонок – проявляет активность с 6.00 до 14.00
  • колибри – продуктивно работает с 11.00 до 18.00
  • сова – с 15.00 до 23.00

К какому типу вы относите себя?

Планирование недели имеет тот же принцип. Если вы уже определились с типом, то планируйте наиболее важные дела на пик своей активности.

Пример распределения дел с помощью Матрицы Эйзенхауэра

Время – наш самый ценный ресурс. Его правильное распределение во многом определяет качество жизни. Положительные эмоции, чувство полноценной самореализации, душевное равновесие – все это испытывает человек, сумевший правильно распорядиться своим временем.

Известный американский специалист по саморазвитию Брайан Трейси утверждает: в современном мире люди живут в режиме ответа на внешние вызовы. От того, как мы отвечаем на эти трудности, и зависят наши успехи. Эффективность же реакции на такие проблемы определяется правильным распределением между ними времени.

Можно ли овладеть искусством тайм-менеджмента? Это не простой навык, которым пользуешься время от времени, как, например, вождение автомобиля или работа за компьютером. Управление временем должно прочно войти в систему и быть отработанным до автоматизма. О способах организации самого ценного ресурса мы и поговорим в этой статье.

В отличие от материальных и денежных ресурсов, время нельзя экономить. Его можно только использовать для выполнения дел с более высокой ценностью. Каждый человек обладает одним и тем же запасом времени — 24 часа в сутки. Вся разница лишь в том, насколько эффективно мы используем этот промежуток.

Периодические “наваливания” объемов работы стали уже нормой для современного человека. Ответственность накладывает обязательства, и новые задачи накапливаются как снежный ком. Человек начинает напоминать покупателя, скупившего полсупермаркета и пытающегося вынести продукты без тары: у него все начинает валится из рук.

Пора уяснить простую истину: переделать всю работу никому не под силу. Даже если “убивать” на выполнение заданий вечера и выходные, справиться со всем не получится. Растягивать время до бесконечности бессмысленно. Необходимо просто правильно расставить приоритеты.

По утверждению Брайана Трейси, отправная точка грамотного управления временем — определение цели. Каждый должен спросить себя, что для него действительно важно в жизни. Карьера? Семья? Саморазвитие? Как это ни парадоксально, но только 10% человек знают, что им нужно на самом деле.

Выяснить это позволит простой прием. Проанализируйте свою деятельность — дорогое вам неизбежно будет выступать на передний план. К примеру, вам кажется, что вы ставите семью превыше работы. Но вдруг босс поручает вам в экстренном порядке какое-то дело, и вечер с семьей отменяется. Получается, что работа для вас является приоритетом.

Главное, чтобы вы занимались тем, что приносит вам удовольствие. Один из важнейших постулатов эффективного тайм-менеджмента — достигать высот в том, что нравится. Тратить время своей жизни на нелюбимую работу — верх бессмысленности.

Одна из предпосылок успешности — высокая производительность. Работа над этим показателем сродни кулинарному искусству. Но одни повара умудряются приготовить вкуснейшее блюдо “с лету”, другие же не способны состряпать сколько-нибудь съедобное кушанье из самых изысканных ингредиентов.

Предлагаемая ниже программа позволит усовершенствовать свой тайм-менеджмент, следуя универсальному “рецепту” из 3 шагов. Вот они:

Ежедневно перед отходом ко сну составляйте на бумаге перечень заданий на завтра. Так вы избавите себя от ненужной суеты в течение рабочего дня. По мере выполнения задач отмечайте их в своем списке галочкой: так у вас будет стойкое ощущение, что все идет по плану.

Эксперты в сфере тайм-менеджмента установили: когда человек начинает работать с таким списком, результативность его работы повышается на 25%. При этом экономится около двух часов рабочего времени.

Эффективный тайм-менеджер всегда применяет к своему ежедневному списку принцип “80 на 20”. Его суть состоит в том, что 80% нужного эффекта можно достичь, если прилагать 20% усилий. Для этого необходимо внимательно изучить перечень дел и определить в нем наиболее важный пункт, пометив его буквой “А”.

Чтобы успешно применять это правило, потребуется избирательный подход. Может понадобиться перепланировка деятельности. Вам следует сознательно перенести выполнение 80% маловажных задач на потом, высвобождая время на дела, непосредственно влияющие на качество вашей жизни.

Этот поиск — один из самых результативных методов мышления, помогающий отсеивать лишнюю “шелуху”. Просто спросите себя: стали бы вы делать то же самое, что и раньше, если бы обладали багажом знаний, которым владеете сейчас? Этот метод можно с успехом применять в следующих случаях:

  • отношения: многие фирмы при анализе своей деятельности выясняют, что они обременены клиентами, которые приносят одни неприятности — строчат жалобы, делают мало покупок и т.д.; единственный способ повысить качество работы — не обслуживать такую “обузу”;
  • бизнес-операции: здесь нужно задуматься над тем, какие деловые схемы вы бы никогда не применяли, если бы теперь начали все “с нуля”; при обнаружении таковых задайтесь целью от них избавиться;
  • вложение средств: в лексиконе бизнеса есть понятие “мертвая инвестиция”; это вложение денег, которое уже никогда не окупится; поэтому не переставайте спрашивать себя, насколько целесообразно вы расходуете свой капитал в данный момент.

Американский президент Дуайт Эйзенхауэр был очень занятым человеком. С целью оптимизации своего рабочего дня, он разработал специальную методу расстановки приоритетов, где в качестве определяющего критерия выступала значимость того или иного дела.

Матрица Эйзенхауэра является одним из самых популярных способов приоритизации в тайм-менеджменте. Ее используют в своей работе как рядовые сотрудники, так и администраторы крупных корпораций по всему миру. Матрица представляет собой таблицу, в которой каждый из квадратов-секторов соответствует делу конкретной важности:

В этот раздел заносятся задачи первоочередного значения. Данный квадрат должен оставаться вакантным для ежедневных записей. Таким образом человек, встающий на путь рационального тайм-менеджмента, сможет контролировать ситуацию, не упуская ничего важного.

В этот квадрат входит урегулирование следующих дел:

  • негативно влияющих на достижение поставленных целей;
  • могущих “ударить” по здоровью;
  • потенциально способных доставить неприятности.

Сюда относятся наиболее перспективные задания. Эйзенхауэр придавал им особое значение, поскольку именно их выполнение является предпосылкой успеха. Конструктивному решению этих заданий способствует достаточный запас времени. Откладывать их не стоит: они могут переместиться в сектор А, а это недопустимо.

В эту категорию относят:

  • планы относительно будущих проектов;
  • поиск деловых партнеров;
  • подведение итогов проведенной работы;
  • пересмотр целей развития.

В этот квадрат матрицы Эйзенхауэра можно отнести поручения или дела, являющиеся срочными, но второстепенными с точки зрения основной цели. Например, ваш босс дает вам экстренное задание, которое не имеет отношения к вашим прямым обязанностям. Другие примеры ситуаций, входящих в категорию С:

  • появление непрошенных гостей;
  • неотложная встреча, не входившая в планы;
  • ликвидация последствий собственной халатности.

Сюда следует поместить задания, которые могут подождать сколько угодно времени или же и вовсе остаться без выполнения. Также в эту категорию помещают дела, которые тормозят рабочий процесс, снижая его эффективность:

  • болтовня по телефону;
  • мероприятия развлекательного характера;
  • зависания в соцсетях и т.п.

Человек постоянно принимает решения. Выбор, который он делает, определяет качество его жизни. Правильная расстановка приоритетов в делах и отметание всего неважного — предпосылка успешного тайм-менеджмента. Американский политик Бенджамин Франклин справедливо предостерегал от пустой траты времени, ведь из него и состоит человеческая жизнь.

Тайм-менеджмент и матрица Эйзенхауэра

Даже странно, что я раньше не слышал о матирице Эйзенхауэра. Казалось бы – много лет интересуюсь эффективностью организации своего времени, тайм-менеджментом, развитием личности…

ЭЙЗЕНХАУЭР, ПАРЕТО И ЛЮБИЩЕВ В ОДНОМ ФЛАКОНЕ

Размышляя об этом парадоксе я понял, что в советские времена мы, разумеется, знали и читали о Дуайте Эйзенхауэре – все-таки известный политик и военачальник, президент США, главнокомандующий союзными войсками во время 2-й мировой войны. Однако же, — один из создателей НАТО, антикоммунист, короче — потенциальный враг.

Поэтому поминать лишний раз его заслуги даже в таком «нейтральном» вопросе, как самоорганизация, считалось, по-видимому, излишним!

Ну а в наши новейшие времена слово «матрица» ассоциируется у большинства людей даже не с математическим понятием, а скорее с фантастическим фильмом братьев Вачовски, но уж никак не с Эйзенхауэром.

Я услышал этот термин — «матрица Эйзензхауэра», в интервью известного бизнес-тренера Андрея Левченко.

Последовал его совету и обнаружил немало интересной информации и пищи для размышлений по поводу этой самой матрицы.

Итак, что же это такое «матрица Эйзенхауэра»?

Анализируя организацию своего времени Д.Эйзенхауэр пришел к выводу, что важные дела редко бывают срочными, в то время как срочные дела редко бывают по настоящему важными.

Кажущаяся важность срочных дел объясняется тем, что мы просто напросто не запланировали их выполнение раньше, превратив их тем самым в «жареные».

Для того, чтобы быстро определять важность и срочность текущих задач, Эйзенхауэр предложил простую матрицу с двумя характеристиками: срочно — не срочно; важно — не важно.

Таким образом, мы имеем возможность все свои дела рассортировать по 4-м квадрантам:

  • Важное и срочное;
  • Важное, но не срочное
  • Срочное, но не важное,
  • Не срочное и не важное.

Простота понимания и исполнения послужили популярности матрицы среди тех, кто озабочен эффективностью использования времени, личностным ростом, достижением результатов своей работы.

Существуют различные вариации ее использования, например соединения матрицы с известным принципом Парето. Срочные и важные дела, занимая 20% вашего времени, могут принести 80% результата, в то время как не срочные и не важные дела отнимут у вас 80% времени и дадут максимум 20% результата.

Думая над эти подходом я невольно сравнил его с известной системой профессора Александра Любищева, который еще 100 лет назад применил для управления своим временем различные категории и затем с большим успехом практиковал свой метод в течение более 50 лет!

В конечном итоге, применение матрицы позволяет нам по всему перечню наших дел принять определенное решение: выполнять самому, делегировать выполнение, запланировать выполнение, отказаться от выполнения.

В интернет можно найти много разных картинок, иллюстрирующих матрицу Эйзенхауэра.

Или такую — с перечнем примерных характеристик тех действий, которые следует выполнить.

Согласитесь, однако же, что несмотря на простоту понимания метода, при ежедневном его использовании перебирать в голове характеристики каждого квадранта все-таки утомительно.

Поэтому для личного употребления я упростил матрицу до коротких и запоминающихся терминов:

САМ — ЗАМ — ОБДУМАТЬ — ОТБРОСИТЬ

И теперь «моя личная» матрица Эйзенхауэра выглядит так.

КОЕ-ЧТО ИЗ ДУАЙТА ЭЙЗЕНХАУЭРА

Познакомившись с матрицей, я немного больше почитал и о самом бывшем президенте США.

Узнал, что он был незаурядной личностью, что позволило ему стать одним из двух наиболее популярных руководителей страны за всю ее историю — наряду с Джорджем Вашингтоном, которым он восхищался.

Оказалось, что уйдя с военной службы (еще до выдвижения в президенты США), он несколько лет возглавлял престижный Колумбийский университет.

Что он умел поставить себя так, что никто не мог наверняка сказать, какой из политических партий он симпатизирует (нам бы такого президента!).

Что он многое сделал для развития бизнеса и предпринимательства, разгрузив бюджет, а следовательно и налогоплательщиков, от содержания экономики послевоенного периода.

Привожу несколько афоризмов «от Эйзенхауэра», которые показывают, что он обладал чувством юмора и отличался от нашего представления о генералах.

  • Мнение военных не стоит ни цента, даже по военным вопросам.
  • Мы добьемся мира, даже если для этого нам придется воевать.
  • Не рискуйте своей жизнью без необходимости, пока я не дам сигнал.
  • С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф.
  • Дипломат — это человек, которому много платят за то, чтобы он долго думал, прежде чем ничего не сказать.
  • Интеллектуал: человек, которому требуется больше слов, чем нужно, для того, чтобы сказать больше, чем он знает.
  • Середина улицы с двусторонним движением меньше всего подходит для езды. А обе крайности, правая и левая, — в сточной канаве.

Увлекательного и полезного вам общения в сети!

Источники:
Личностный рост на
Для расстановки приоритетов при планировании времени советую использовать матрицу Эйзенхауэра. Необходимая вещь в тайм менеджменте.
http://smilanets.com/kak-polzovatsya-matricej-ejzenxauera/
Тайм-менеджмент и матрица Эйзенхауэра
Тайм-менеджмент должен прочно войти в систему и быть отработанным до автоматизма. О способах организации самого ценного ресурса мы и поговорим в этой статье.
http://rostduha.ru/tajm-menedzhment-i-matrica-ejzenxauera/
ЧТО ВЫ ЗНАЕТЕ ОБ ЭЙЗЕНХАУЭРЕ И ЕГО МАТРИЦЕ?
Анализируя организацию своего времени Д.Эйзенхауэр пришел к выводу, что важные дела редко бывают срочными, в то время как срочные дела редко бывают по настоящему важными.
http://alexloginov.ru/duajt-ejzenxauer-i-ego-matrica/

COMMENTS