Тайм менеджмент советы

9 советов тайм-менеджмента

Приветствую читателей TimePost.ru! В последнее время меня буквально разрывают на части новые идеи для моего блога (подпишитесь и узнаете, какие :-)). И все для того, чтобы сделать его интересным и полезным для вас. Я уже пробовала делать переводы актуальных статей по тайм-менеджменту с англоязычных ресурсов. Мне кажется, это хорошая идея. Сегодня хочу предложить вам перевод статьи «15 Best Time Management Tips». Итак, вы готовы узнать лучшие советы по тайм-менеджменту?

  1. Напишите список дел. Это разгрузит вашу память от лишней информации, которую вы пытаетесь удержать в голове. Освободите ваши мысли для более полезных вещей. Кроме того, написав полный список из 50 и более пунктов, вы быстро приведете дела в порядок.
  2. Расставьте приоритеты. Всегда помните, что важно для вас. В любое время и в любом месте. Ваши приоритеты – ваш компас, ведущий вас к вашим целям. Потренируйтесь расставлять приоритеты на списке дел из первого пункта.
  3. Планируйте на неделю. Вам понадобится 15-30 минут вначале новой или в конце предыдущей недели, чтобы выделить наиболее крупные и важные дела на неделю вперед. Детальное планирование на следующий день делайте каждый вечер.
  4. Носите с собой ноутбук. С новым Apple iPad сделать это совсем просто. В любой момент вы сможете найти нужную информацию, подтвердить или опровергнуть ваши планы, скорректировать их, а также зафиксировать ваши новые идеи. Или воспользуйтесь хотя бы диктофоном.
  5. Научитесь говорить «нет». Не делайте того, что вам не нужно. Мир так устроен, что масса людей ищут на кого бы взвалить некоторые из своих дел. Одни, более ловкие, находят таких исполнителей, а другие вынуждены ими быть. Не становитесь исполнителями чужих планов, идей и целей. Помните, что у вас есть свои – родные цели.
  6. Думайте, прежде чем начать действовать. Сколько раз вы соглашались на что-либо, о чем потом жалели? Остановите себя, прежде чем сказать что-то или начать делать. Скажите себе «стоп» и дайте передышку. Затем принимайте решение.
  7. Постоянно совершенствуйте себя. Подумайте, что бы вы хотели узнать нового, каким делом вам было бы интересно заняться в будущем. Начинайте изучать и приобретать новые полезные навыки, чтобы быть успешными в будущем. Возможно, вы давно хотели выучить английский или научиться быстро печатать? Выделите время на эти занятия – совсем немного, но каждый день.
  8. Подумайте, что вам дает ваша обычная деятельность. Возможно, вы что-то делаете по привычке, по инерции (например, ходите на нелюбимую работу). Избавьтесь от того, что мешает вам развиваться и двигаться дальше по вашему пути.
  9. Возьмите на вооружениеинструкцию по тайм-менеджменту. Налаживайте ваши взаимоотношения со временем, чтобы добиться хороших результатов в работе и в жизни.
  10. Боритесь споглотителями времени – хронофагами. Избавьтесь от них полностью или используйте во благо: от компьютерных игр можно отказаться, а время в пробке использовать для прослушивания аудиокниг.
  11. Делегируйте. Невозможно сделать все дела на свете. Сядьте и подумайте: «какие дела я могу поручить сотрудникам, чтобы в это время сделать что-то более важное?». Вы повысите эффективность работы вашего предприятия и повысите мотивацию персонала. Доверяйте вашим работникам новые дела, чтобы они могли развиваться.
  12. Возвращайтесь к вашим целям. Это крайне необходимо, чтобы знать, на каком этапе вы находитесь, что сделано и что получилось, а на что нужно обратить больше внимания. Одним словом, оценивайте ваши результаты и своевременно корректируйте пути достижения ваших целей. Если вы ставите SMART цели, сделать такой анализ будет очень просто.
  13. Не будьте перфекционистом. Отличайте задачи, которые должны быть сделаны на отлично, от задач, которые должны быть просто сделаны.
  14. Не отвлекайтесь на «наполнители». Составляя список дел, вы вносите в него все дела – важные и не очень. Чтобы менее важные дела – «наполнители» — не отвлекали вас от более важных, приоритетных дел, зафиксируйте время, когда вы ими займетесь. И не думайте больше об этом.
  15. Избегайте ловушек эффективности. То, что вы прекрасно можете с чем-то справиться, не означает, что это обязательно нужно делать. В любой момент лучше знать, зачем я это делаю, чем думать: «я делаю это отлично!».

Уж очень вольный перевод получился :-). Надеюсь, вы найдете в этих 15 советах по тайм-менеджменту те, что наиболее важны для вас.

Напишите, какие советы вам пригодились, а какими вы уже пользовались?

Тайм менеджмент советы

Тайм-менеджмент: практические советы, которые позволят вам работать меньше и отдыхать больше.

Начнём с простого вопроса, ответ на который поможет вам лучше понять и усвоить полезные практические советы тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент — это способ\путь\подход (выберите вариант, который вам больше по душе), который позволяет людям достигать долгосрочных целей путём грамотного использования имеющихся в их жизни ресурсов.

Под ресурсами в данном контексте в первую очередь подразумеваются мозги. Именно мозги или правильно поставленное мышление в области организации своего времени, является ключевым элементом к постижению вершин самоорганизации, планирования, мотивации.

Почему эта статья называется Тайм-менеджмент: практические советы?

Мы все хотим сделать как можно больше в те 24 часа, которые у нас есть каждый день. Есть люди, которые используют своё серое вещество правильно и получают больше счастья, результатов, успеха, имея столько же времени, сколько все остальные.

В данной статье мы поговорим про то, как организовать себя и организовать своё время, используя потенциал и силу грамотного подхода и мышления.

С 24 советами по тайм-менеджменту, о которых вы узнаете ниже, вы сможете грамотно использовать время своего дня и достигать значительных результатов.

В первую очередь вам необходимо понять, как вы управляете (или не управляете) вашим временем и его распределением в течение вашего дня. Возможно, вы можете сказать, что знаете ответ на данный вопрос. Но практика показывает, что предполагаемое распределение может серьёзно отличаться от реального.

Установите любое приложение для трекинга времени на телефон (или заведите специальный блокнот для отслеживания временного распределения) и помечайте всё, что вы делаете в течение недели.

Проснулся в 6:45.

6:45-7:15 – вставал с кровати.

7:15 – 7:40 утренние процедуры.

После чего изучите и проанализируйте полученные результаты.

Эти данные позволят вам легко отыскать области, в которых у вас есть пробелы и которые вы можете улучшить. Например, вы можете обнаружить, что просиживаете много времени на непродуктивных митингах или тратите много времени на выполнение низко-приоритетных задач.

Обычно само понимание и видение проблемных областей, уже даёт понимание и знание, как их исправить.

Совет 2. Перед началом встречи определите желаемый результат.

Случалось ли вам приходить на встречу с кем-либо и в процессе встречи ловить себя на мысли, что вы не понимаете, что тут делаете?

Сформируйте ясную цель в своём уме до начала встречи. Это позволит вам и другим участником встречи быстрее достигнуть желаемых результатов и сохранить много времени для других активностей.

Совет 3. Устанавливайте временные лимиты на выполнение задач.

Взгляните еще раз на проведенный вами аудит и попробуйте отыскать задачи, которые заняли больше времени, чем вы ожидали.

Если для таких задач в будущем вы будете устанавливать временные ограничения, то это позволит вам быть более сфокусированным и следовательно работать более эффективно.

Если в процессе выполнения этих задач вы поймете, что отстаёте, проанализируйте задачу и попробуйте найти отвлекающие ваше время факторы (например, соседа, который регулярно дёргает вас в скайпе).

Начало рабочей недели с готовым планом позволит вам более грамотно расставить приоритеты. Вы сможете легко перейти от ваших беззаботного выходных к продуктивному рабочему утру понедельника без многочасовых раскачиваний и вспоминаний о задачах, которые остались с прошлой недели, но вылетели из головы после отдыха.

Выделите несколько минут в воскресенье, чтобы создать план на оставшуюся неделю. Разбейте ваши недельные задачи по дням. Это с большей вероятностью позволит вам избежать прокрастинации.

Помните, ваш уровень энергии и креативности колеблется на протяжении недели.

Планируйте низкоприоритные задачи на время, когда ваш уровень энергии самый низкий (обычно это понедельник). Выполняйте сложные и креативные задачи в то время, когда ваш уровень энергии особенно высок, например во вторник и среду. Планируйте митинги на четверг, когда энергия вашей команды постепенно уменьшается. Пятницу используйте для планирования и коммуникации.

Используйте первые 10-20 минут вашего дня для создания списка задач на день, который связан с вашим еженедельным планом. Записывайте задачи таким образом, чтобы они звучали, как выполненные. Вместо Отправить отчет Проектному Руководителю пишите Отчёт проектному руководителю отправлен.

Этот небольшой трюк даст вам дополнительную мотивацию и позволит немного быстрее выполнить запланированное.

Совет 6. Добавляйте выполненные задачи в список ваших дел.

Иногда неожиданные задачи врываются в наш день. Люди их выполняют, но обычно нигде их не помечают. Добавляйте эти задачи в отдельный список рядом с вашим планом на день, для того чтобы в конце дня проанализировать их и получить реальную картину выполненной работы.

В воскресенье, пересматривайте ваши достижения за прошлую неделю и поздравляйте себя с успешными результатами. Этот просмотр увеличит вашу уверенность и поможет вам создать план на следующую неделю.

Совет 7. Выполняйте самые важные и ответственные задачи утром.

Для большинства людей первые часы проведённые на работе самые продуктивные. Используйте это время мудро. Людям гораздо проще фокусироваться, когда мозг ещё не полностью проснулся. Загрузка мозга утром позволит вам не растратить запасы энергии на мечты и переживания по поводу задач, а направить их на работу.

Постарайтесь максимально отключить все возможные всплывающие сообщений и резко появляющиеся звуки (например нотификацию от скайп о новом сообщении), когда работаете над важной задачей. Постарайтесь заранее договориться с людьми вокруг, чтобы вас лишний раз никто не отвлекал. Человек, когда начинает работу, должен потратить какое-то время, чтобы начать рабочий процесс. Если его отлечь, то ему придется заново начинать процесс и тратить на это больше времени.

Различные исследования опровергли миф о многозадачности. Если вы думаете, что можете быть многозадачным и выполнять несколько дел одновременно, посмотрите видео ниже.

Некоторые художники ждут когда наступит вдохновение. Некоторые писатели сидят и ждут, когда блоки мешающие их творчеству исчезнут. Люди бизнеса не приступают к серьёзным задачам, если не созданы соответствующие идеальные условия для работы.

Если вы будете осознанными, то вам не нужно будет ожидать чего-то, что должно произойти, чтобы у вас пошла работа. Часто мысли и соответствующее настроение появляется тогда, когда вы начинаете действовать.

Однажды Гоголя спросили, что делать, когда не пишется. Он ответил, что если не пишется, нужно взять перо, бумаги и начать писать:

— Что-то мне сегодня не пишется.

— Что-то мне сегодня не пишется.

— Что-то мне сегодня не пишется.

И постепенно вам начнет писаться.

За битого, двух не битых дают. Слышали такую пословицу?

Для того чтобы стать исключительным человеком, который выполняет все задачи совершенно, нужно пройти долгий путь и наделать ошибок, для того чтобы на этих ошибках научиться. Если вы не будете делать этих ошибок, вы не научитесь. Смотрите на любое действие, как на эксперимент, ценный шаг в вашем путешествии. И не важно каким будет результат. Такой подход позволит вам всё больше набираться опыта и всё лучше выполнять свою работу.

Совет 12. На зависайте подолгу на низкоприоритетных деталях.

Вместо того чтобы включать в себе перфекциониста, сохраняйте общее видение задачи и помните про цель. Фокусируйтесь на приоритетных задачах, а не на мелочах, над которыми вы работаете. В-первую очередь решайте самые важные задачи и не тратьте время на мелочи.

Человек так устроен, что он может удерживать фокус внимания на задаче около 90 минут. В большинстве случаев эта цифра гораздо меньше. Планируйте перерывы как минимум каждые 90 минут и оставайтесь продуктивным на протяжении всего дня.

Совет 14. Имейте под рукой список задач, которые вы можете выполнить, когда кого-то или чего-то ждёте.

Люди часто стоят в пробках, ожидают опаздывающих знакомых, ждут самолёта, поезда и т.д.

В это время можно отвечать на сообщения, перезванивать по пропущенным звонкам, выполнять физические упражнения, расслабляться и медитировать. Также можно читать книги или слушать аудиокниги.

Всегда будьте готовы и имейте при себя запасной план действий, чтобы неожиданные события не выбили вас из колеи.

Люди с загромождёнными почтовыми ящиками тратят больше времени на просмотр почты, чем люди, которые навели там порядок.

Лучший способ ускорить работу с почтой и расходовать меньше времени, это организовать ваш почтовый ящик

Например, gmail предлагает различные инструменты, которые помогут вам разобраться с вашей кучей почты. Если вы используйте другие почтовые сервисы, то вы можете легко переключить пересылку писем от них на gmail.

Разберём несколько трюков, которые помогут вам работать с почтой более быстро.

  • Архивируйте почту, которая содержит важную информацию, но не требует немедленного ответа.

Создавайте метки для писем. Например, ВАЖНО, ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ, НЕОБХОДИМО ДЕЙСТВИЕ.

  • Используйте правила и фильтры для автоматического назначения меток для входящих писем. Например, вы можете настроить правило, что все письма от Михаила Федоровича должны помещаться в специальную папку.
  • Также вы можете создавать шаблоны для писем, которые вы отправляете более одного раза. Это позволит вам значительно ускорить процесс рассылки.
  • Хобби, решение задач, решение различных ситуаций помогает вам усилить те части вашего мозга, которые вы обычно не используете для своей повседневной работы. Это позволяет укрепить ваши способности и начать быстрее решать ваши задачи.

    Когда вы проводите время вне зоны вашего комфорта, это тренирует вас и заставляет быть лучше. Если вы юрист, то начните изучать танцы. Если пианист, то изучайте боевые искусства. Если вы программист, то ходите на уроки каллиграфии. Возможно именно вы создадите новый apple:).

    Спорт помогает преодолеть ежедневный стресс.

    Исследования показывают, что короткие и интенсивные тренировки могут быть более эффективными, чем долгие и изнурительные упражнения. Постарайтесь найти время для тренировки хотя бы раз в день.

    Ученые установили, что недосыпания ведут к потере производительности. Люди, которые не высыпаются чаще прокрастинируют и легче раздражаются. Постарайтесь находить хотя бы 8 часов в день для сна.

    Используйте ваш календарь не только для того, чтобы планировать встречи. Используйте его для того, чтобы следить за дедлайнами. Планировать время для работы над важными задачами. Таким образом вы будете иметь больше контроля над своими задачами. Если какой-либо из запланированных промежутков вам будет не нужен, вы всегда можете его отменить.

    Перестаньте бегать как белка в колесе, проведите немного времени в тишине, отключите свой мозг.

    Вы будете удивлены положительным эффектом этого времени на ваши творческие способности. Медитация\аутогенная тренировка поможет вам по-другому взглянуть на вещи и достичь нового понимания в своей работе.

    Ваше время — ваше сокровище. Не тратьте его на людей и проекты, которые не соотносятся с вашей миссией и важными целями. Вместо того, чтобы автоматически соглашаться на приглашения и предложения, скажите: Я проверю мой план и вернусь к вам.

    Эта простая фраза поможет вам выиграть время и принять более верное решение.

    Возьмите себе за правило выполнять свою работу раньше. Если ваш дедлайн пятница, возьмите за правило завершать работу в четверг или среду.

    Совет 23. Не отвечайте на телефон только потому, что он звонит.

    Не отвечайте автоматически на письмо сразу после того, как оно пришло. Вы сможете ответить на почту и телефонные звонки, когда важные задачи будут выполнены. Избегайте прерываний, когда работаете над важными задачами.

    Любое дело, которое вы начинаете, должно доставлять вам радость. Если вы что-то внедряете в вашу жизнь и при этом это доставляет вам много негатива и вам приходится преодолевать себя, то возможно стоит остановить этот процесс.

    Если вы словите волну, то сможете внедрить тайм-менеджмент в свою жизнь.

    Если после прочтения данной статьи у вас остались вопросы, то пишите их в комментариях.

    Также, если статья вам понравилась, то обязательно поделитесь ей хотя бы с 1 своим знакомым, кому, на ваш взгляд, эта статья поможет сделать жизнь лучше.

    Источники:
    Тайм менеджмент советы
    15 советов по тайм-менеджменту помогут вам организовать свое время правильно.
    http://timepost.ru/poleznye-sovety-po-tajm-menedzhmentu-15-luchshix.html
    Тайм менеджмент советы
    Начнём с простого вопроса, ответ на который поможет вам лучше понять и усвоить полезные практические советы тайм-менеджмента. Что такое time-management
    http://time-management.by/tajm-menedzhment-prakticheskie-sovety/

    COMMENTS