секреты тайм менеджмента

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Тайм менеджмент. Cекреты управления временем и качеством.

Проблему стресса из-за нехватки времени способно решить грамотное планирование. Поговорим о секретах тайм менеджмента, чтобы успевать больше за то же время, выполнять работу более качественно и с меньшей затратой сил, а, значит, чувствовать от нее максимальное удовлетворение.

Итак, секреты управления временем и качеством:

Проясним, что представляет из се бя каждый из них.

1. Принцип Парето: 20% приложенных человеком усилий порождают 80% результата. Лишь 1/5 нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5 деятельности характеризуются в 16 раз меньшей эффективностью.

“Принцип 80/20”: важнейшие положения:

  • Значимых факторов немного, а факторов незначительных множество — лишь единичные действия приводят к важным результатам.
  • Большая часть усилий не приводит к желаемым результатам.
  • Большинство удачных событий обусловлено действием небольшого числа высокопроизводительных сил; большинство неприятностей связано с действием небольшого числа высокодеструктивных сил.

Значимость принципа Парето для повышения эффективности использования времени не подлежит сомнению. Исследователи в связи с этим даже предлагают развивать специальное “мышление 80/20”: умение определять, что входит в те 20% усилий, которые могут принести 80% желаемого результата. Умение отсекать лишнее в работе может дать весьма существенные результаты.

Правила экономии усилий.

При планировании необходимо точно определять, что именно должны сделать вы, а что можно поручить другим. Задачи типа В целесообразно поручить выполнить специалистам, подчиненным, одним словом, не выполнять самому, поскольку эти дела должны быть сделаны срочно, но они не слишком важны. Что касается задач типа Г нужно взять себя в руки и сказать себе: “Эти задачи не стоят моих усилий и времени. О них нужно просто забыть”.

Ловушка, в которую попадает большинство людей, состоит в том, что они занимаются в основном делами типа Г и В, и не могут осилить дела типа А и Б. Почему? Часто просто потому, что дела типа Г и В сделать проще, и их результаты оказываются сразу налицо. Как избавиться от этой привычки?

Привычка заниматься мелочами имеет вполне отчетливое психологическое объяснение. Все мы живем и работаем, ориентируясь как бы на две перспективы — ближнюю и дальнюю. Лишь немногие люди, для которых характерна повышенная целеустремленность, руководствуются только дальней. Необходимо просто правильно планировать последовательность работ в течение дня: начинать нужно с относительно важной, но достаточно простой задачи. В этом случае вероятность того, что вы с ней справитесь, велика, а это создаст хороший психологический настрой — ведь день-то прошел не зря. В таком состоянии можно браться за действительно сложные задачи; даже если в этот день с ней справиться не удастся, это не вызовет фрустрации (расстройства, самокритики).

Еще один практический прием “уплотнения” времени — составление перечня мелких (требующих 10-15 минут) дел. Действительно, практически никогда не удается так распланировать важные и срочные дела, чтобы рабочий график был абсолютно плотным. Кроме того, для переключения с одного важного дела на другое необходимо некоторое время. Выполнение мелких дел позволяет эффективно использовать возникающие в работе паузы, да и добавляет удовлетворения — дела идут!

Очень важное умение, способствующее не только правильному планированию времени, но и реализации планов — это навык саморазгрузки. Поэтому полезно время от времени задавать себе следующие вопросы:

  • Зачем вообще это делать? (Исключить!)
  • Почему именно я? (Поручить!)
  • Почему именно теперь? (Установить реалистичные сроки!)
  • Почему именно так? (Рационализировать!)

Делегирование, или перепоручение части прав и обязанностей — основа экономии времени. Но делегирование явно не целесообразно когда речь идет о единовременном случае. Делегирование просто необходимо при многоразовом варианте, но прежде чем его осуществить, делегирующий должен выработать и согласовать с тем, кому делегируют политику в отношении передаваемой работы.

Успех достижения цели зависит от множества факторов, более и менее важных, поддающихся влиянию и от нас независящих. Диаграмма Исикавы служит для выявления всех возможных причин и факторов, чтобы максимально приблизить успех, устранив все существующие и контролируемые помехи.

Диаграмма названа в честь одного из крупнейших японских теоретиков менеджмента профессора Каору Исикавы. Метод Исикава внедрен на фирме “Тойота” и доказал свою эффективность.

Этапы создания диаграммы Исикавы :

  • Определить и собрать все факторы и причины, как-нибудь образом влияющие на результат.
  • Сгруппировать факторы по смыслу и причинно-следственным блокам.
  • Выделить более важные и менее важные факторы внутри каждого блока.
  • Проанализировать что получилось.
  • Переключить внимание с факторов, которые не поддаются управлению, а также малозначимых на те, которыми можно управлять и они являются существенными.

Когда такая создаваемая диаграмма является полной, она показывает все возможные основные причины определённой проблемы. Рассмотрим на простом примере, чтобы стало понятно.

Таким образом, диаграмма Исикавы используется для анализа влияния возможных факторов и выделение наиболее важных причин, действие которых вызывает конкретные последствия и поддается управлению.

Он применяется для планирования. Диаграмма Ганта состоит из полос, расположенных вдоль оси времени (т.е. горизонтальной). Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу в общем проекте (вид работы), её концы — моменты начала и завершения работы, её протяженность — длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит перечень задач. Помимо этого, на диаграмме могут быть отмечены общие задачи, какая часть уже сделана, в какой последовательности работы должны выполняться, метки важных моментов, метка текущего момента времени “Cегодня” и др.

Самое интересное и полезное в графике Ганта это “веха” – точка решающего момента в ходе выполнения работ, общая граница двух или более задач. При помощи вех можно визуально отобразить в каком порядке работы должны выполняться, как завершение (или частичное выполнение) одной работы является толчком для начала другой. Вехи, как и другие границы на диаграмме, не являются календарными датами! Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта. Поэтому диаграмма Ганта не является, в прямом смысле слова, графиком работ.

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Успеть за 24 часа: секреты тайм-менеджмента от успешных бизнесменов

Не секрет, что в сутках не больше 1440 минут, но кто-то легко успевает всё, а кто-то вечно тонет в пучине незавершённых дел. В помощь тем, кто хочет повысить свою продуктивность, мы предлагаем подборку лайфхаков от известных бизнесменов — людей, которые зарабатывают миллиардные состояния и при этом находят время на спорт, хобби, путешествия и общение с близкими

Конечно, не все мы «жаворонки». Но большинство успешных людей объединяет стремление поднять себя с кровати как можно раньше: так, для создателя Twitter Джека Дорси день начинается в 05:30, а для главы PepsiCo Индры Нуйи и гендиректора Disney Роберта Айгера и вовсе в 04:30.

Нет, мы не призываем вас резко и в корне ломать свой привычный режим. Просто помните, что, нежась в постели, пять раз откладывая будильник, вы крадёте у себя полноценный завтрак и возможность нанести макияж по всем правилам. А попробовав встать всего на 15-20 минут раньше обычного вы обнаружите, что в свой утренний моцион можно легко вписать чтение книги или пробежку, на которую по вечерам не хватает сил.

Расстановка приоритетов, умение выделить главное и сразу включиться работу над ним — ценнейший навык, с которым связывают свой успех многие гениальные менеджеры, например, CEO компании «Yahoo!» Марисса Майер, или Ли Якокка, стоявший у руля концернов Ford и Chrysler. Поэтому возьмите за правило начинать свой день с решения самой важной и сложной задачи. Не растрачивайте то драгоценное время, когда вы полны идей и энергии, на рутинные мелочи, ведь до главного можно так и не добраться.

Иногда важнейшее дело дня может казаться чересчур трудоёмким и даже весьма неприятным. В этом случае известный бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает вспомнить шутку Марка Твена: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня будет чудесным, поскольку самое худшее уже позади».

Это короткое и очень мощное слово не позволит красть ваше время тем людям и занятиям, которые вам на самом деле не интересны. Предприниматель и автор нескольких бизнес-бестселлеров Джеймс Альтушер написал целую книгу об умении говорить «нет». Пора прекратить постоянно на всё соглашаться, а потом удивляться, почему вы совершенно ничего не успеваете.

В качестве дополнительной мотивации смотрите цитату известного инвестора и одного из богатейших людей планеты Уоррена Баффета: «Разница между успешными и очень успешными людьми заключается в том, что очень успешные почти всегда говорят «нет»».

Составление списков может казаться бестолковым занятием, пока однажды вы не обнаружите, что забыли что-то действительно важное, из-за чего весь день пойдёт наперекосяк. А вот с основателем Virgin Group Ричардом Брэнсоном такого просто не может произойти, ведь он фиксирует на бумаге буквально всё — идеи, которые могут пригодиться в будущем, фамилии людей, которым нужно позвонить, списки текущих дел и глобальные долгосрочные цели.

Доверяя мысли записной книжке, вы не только повышаете свою самоорганизацию (особенно если ставите в начало списка самое главное), но и освобождаете голову для новых идей. Кроме того, имея перед глазами зафиксированную на бумаге цель, вы существенно повышаете шансы её достижения.

Каждый день мы проводим за монитором компьютера от пары часов до половины суток, и, разумеется, не всё это время мы заняты чем-то полезным. Но кроме банальной прокрастинации — бесцельного интернет-сёрфинга, просмотра ленты в соцсетях и бесконечной проверки электронной почты — наше время подчас крадут и вполне рабочие ритуалы вроде набора текста или архивации файлов.

Так, один из топ-менеджеров медиакомпании Muck Rack Роб Шапиро утверждает, что такой простой лайфхак, как использование «горячих клавиш» всегда, когда это возможно, позволяет ежедневно экономить от получаса до часа. А основатель соцсети «ВКонтакте» Павел Дуров настоятельно рекомендует всем освоить «слепой» десятипальцевый метод печати. «Экономь главное сокровище человека — Время. Думай не о том, где находится буква, а о том, что Ты хочешь написать», — советует он.

Привычка успешных людей уделять время занятию спортом на первый взгляд не имеет к тайм-менеджменту никакого отношения. Однако на самом деле это одна из тех вещей, которая помогает гораздо более эффективно работать и отдыхать, ведь она уменьшает стресс и улучшает сон.

А перерыв на поход в спортзал в середине рабочего дня, как практикует создатель Blogger и экс-гендиректор Twitter Эван Уильямс, помогает вернуться к работе с новым запасом энергии и гораздо лучшей концентрацией внимания.

Спросите любого успешного бизнесмена, был ли идеальным тот продукт, который он выводил на рынок, и получите в ответ уверенное «нет». Желание сделать всё как можно лучше и отшлифовать каждую мелочь не только отнимает время, но и повышает риск того, что ваш проект вообще никогда не будет закончен.

«Лучшее — враг хорошего», — примерно так гласит девиз компании Facebook. А в авторитете Марка Цукерберга вряд ли кто-то сомневается.

Желание делать всё на 100% самостоятельно вряд ли приведёт вас к чему-то, кроме переутомления. Успешные бизнесмены, среди которых был и основатель Apple Стив Джобс, стараются делегировать до половины своих обязанностей другим людям, чтобы сосредоточиться только на самом главном. Особенно если знают, что кто-то может справиться с какой-то задачей быстрее и лучше них.

И речь здесь отнюдь не только об отношениях «начальник — подчинённый». Вы ведь делегируете стрижку волос парикмахеру? И есть ещё много вещей, которые можно доверить профессионалам. Кроме того, успешные люди никогда не стеснялись просить о помощи. И уж тем более не отказывались, когда кто-то сам предлагал эту помощь им.

Иногда мы склонны оттягивать не только начало работы, но и принятие решений. Взвешивание всех «за» и «против» растягивается на часы или даже дни, и вы не только теряете время, но и изматываете себя. Вместо этого уже упомянутый нами Стив Джобс советовал доверять своим чувствам и интуиции. «Не зависайте на обдумывании долго, не бойтесь, просто сделайте этот шаг, проявите решительность. Иногда промедление — невосполнимая потеря или шаг назад», — говорил он.

Тот же подход пропагандирует и президент компании «2ГИС» Вера Гармаш: «Я доверяю интуиции. Когда есть опыт, она полезна: помогает быстро принимать верные решения».

Да, отдыхайте. И делайте это так, чтобы не было мучительно больно за бесцельно потраченные выходные. Не поверите, но даже сверхзанятые люди стараются забыть о работе и оставить время с вечера пятницы до утра понедельника для чего-то приятного, интересного и захватывающего.

«Сходите в театр, в музей, прыгните с парашютом. Чем больше эмоций и впечатлений пройдет через вас, тем интересней будет жить. Отдых даст новые силы для воплощения своих планов в жизнь», — советует Павел Дуров. И что-то нам подсказывает, что он чертовски прав.

Источники:
Тайм менеджмент
Проблему стресса из-за нехватки времени способно решить грамотное планирование. Поговорим о секретах тайм менеджмента. Секреты управления временем и качеством: Принцип Парето, Матрица Эйзенхауэра, Диаграмма Исикавы, График Ганта.
http://psycabi.net/psikhologiya-samorazvitiya/kak-dobitsya-uspekha/285-tajm-menedzhment-cekrety-upravleniya-vremenem-i-kachestvom
Успеть за 24 часа: секреты тайм-менеджмента от успешных бизнесменов
Не секрет, что в сутках не больше 1440 минут, но кто-то легко успевает всё, а кто-то вечно тонет в пучине незавершённых дел. В помощь тем, кто хочет повысить свою продуктивность, мы предлагаем подборку лайфхаков от известных бизнесменов — людей, которые зарабатывают миллиардные состояния и при этом находят время на спорт, хобби, путешествия и общение с близкими
http://kickymag.ru/psihologiya-peremeny/uspet-za-24-chasa-sekrety-taym-menedzhmenta-ot-uspeshnyh-biznesmenov

COMMENTS