расстановка приоритетов

Время меняться

Приорите́т* (лат. prior — первый, старший) — понятие, показывающее важность, первенство. Например, приоритет действий определяет порядок их выполнения. Есть также и другие значения этого слова.

*(Материал из Википедии — свободной энциклопедии)

Для чего нужно расставлять приоритеты?

Расстановка приоритетов позволяет организовать и структурировать жизнь, время, деятельность, сосредоточиться на более важном, направить поток сил в нужное русло. Зная приоритеты, мы оптимизируем свою деятельность, что в конечном итоге помогает нам в достижении наших целей.

Если говорить о взаимоотношениях приоритет-цель, то вначале необходимо расставить приоритеты: понять, что для нас важно, что не важно. Когда это станет понятно, то сама собой появится цель, либо поставить ее будет легче, и она будет вам близка, т.е. будет по-настоящему вашей.

Жизненные приоритеты тесно взаимосвязаны со сферами жизни и жизненными ценностями.

Различные сферы жизни могут иметь разный приоритет для вас лично. В каждой из сфер, в свою очередь, можно выделить свои приоритеты.

Основные жизненные сферы (они же опоры, ресурсы): имидж, семья, любовь, работа. Понимание сфер как опор, или ресурсов, дает большие возможности для работы над собой, для развития личности и сознательных изменений.

  1. Имидж: внешнее выражение человека, его образ, каким видят его окружающие. Это тело, мимика, походка, стиль в одежде, манера поведения.
  2. Семья: родственные связи, родители, дети. Это сила рода.
  3. Любовь: партнерские отношения, особое взаимодействие с другим человеком. Это способность увидеть себя в другом, слиться с ним и вернуться обратно в свои границы (имидж). Это непрерывный процесс, подобный вдоху-выдоху.
  4. Работа: карьера, социальная ниша.

Жизненные сферы в идеале не должны заменять одна другую, лучше если они имеют примерно равную значимость. Не должно быть резких перекосов в пользу одной из них.

А вот внутри каждой сферы уже можно более четко прорисовать приоритеты. О способах расстановки приоритетов – в одном из следующих постов.

О расстановке приоритетов

Рон : Нас могут убить! Или еще хуже – выгнать из школы.

Гермиона : Ребята, вам следует пересмотреть приоритеты

(из фильма «Гарри Поттер и Философский Камень»)

Ритм современной жизни заставляет нас одновременно заниматься множеством проектов, дел и забот. Порой трудно принять решение, за что взяться в первую очередь. Правильная расстановка приоритетов должна обеспечить выполнение именно тех дел, которые принесут реальные плоды как в карьерном, так и в личностном плане. Данная заметка посвящена расстановке приоритетов в деловой сфере. Те же подходы могут быть задействованы и в личной жизни.

Мне вспоминается одна школьная задача по информатике. Даны 10 отрезков разной длины. Для каждой пары из этого набора известно, какой из двух отрезков длиннее. Требуется составить алгоритм, упорядочивающий все отрезки «по росту». Мораль задачи для наших целей такова: сложно «с ходу» расставить приоритеты в груде дел, но для каждой отдельной взятой пары дел наверняка можно довольно быстро определиться, что важнее.

Это может прозвучать банально, но все свои дела имеет смысл записывать: на бумаге или в компьютере. Даже если Вам кажется, что Вы прекрасно ориентируетесь во всех своих задачах, в голове при этом все равно возникает «каша», как при попытке с ходу упорядочить 10 отрезков. А ведь даже покупки в магазине удобнее и эффективнее делать со списком в руках!

Сама процедура записи подспудно является механизмом приоритезации – главные вещи, как правило, «лежат на поверхности», и первыми попадают в список. В этом смысле компьютерная запись удобнее, так как позволяет легко «двигать строки» в Вашем списке задач. Сравнивая задачи попарно (как в примере с отрезками), довольно легко определить какая из них важнее, и двигать в списке более приоритетную задачу вверх.

Так как нам часто придется оперировать близкими терминами, заранее договоримся, что делом или задачей мы будем называть конкретную краткосрочную или среднесрочную деятельность с прогнозируемым результатом (написать отчет, провести отпуск, прочесть книгу). Целями будем называть более стратегические понятия, имеющие долгосрочный, или вовсе бессрочный характер (быть хорошим мужем и отцом, быть полезным обществу, добиться признания на определенном поприще).

Под приоритезацией (или расстановкой приоритетов) будем называть расстановку существующих дел в соответствии с той или иной системой ценностей, например, по «важности».

Классическая теория тайм-менеджмента гласит, что расстановка приоритетов невозможна без наличия цели. Как говорил Чеширский Кот из «Алисы в Стране Чудес», если тебе все равно куда попасть, то тебе все равно, куда идти. Напротив, наличие цели дает человеку относительно простой инструмент «измерения важности» — более важным является то дело, которое непосредственно ведет Вас к намеченной цели.

Так как целей также может быть много, то следует поднять вопрос более высокого порядка, а именно о расстановке приоритетов среди целей. Действительно, довольно затруднительно сформулировать для себя такую сверхцель, чтобы остальные цели можно было ранжировать относительно нее. Дополнительную трудность вносит тот факт, что зачастую цели человека лежат в разных областях жизни – здесь и карьера, и личная жизнь, и творческая реализация, и социальное общение, и хобби, и просто Мечта (эти различные области можно, например, соотнести ролям, которые мы играем в жизни: роль сотрудника, члена семьи, друга и т.д.). Некоторые цели довольно сложно совмещать, например, желание вести свободную жизнь художника и одновременно добиваться быстрого карьерного роста в деловой сфере.

Результатом «упражнения» по согласованию целей является зафиксированный (на бумаге, в компьютере) конечный набор реалистичных, или, по крайней мере, не противоречащих другу, целей. Этот список может изменяться с течением времени, но ядро его, скорее всего, останется неизменным. В сумме эти цели, в каком-то смысле, являются Миссией, или Декларацией Цели человека, как ее трактует, например, Стивен Кови в его классическом произведении «Семь навыков высокоэффективных людей». Это компас Вашей жизни, помогающий приоритезировать повседневные дела.

Существует много способов приоритезации дел. Рассмотрим наиболее известные.

I . Упорядоченный список. Самый очевидный способ – это упорядочение дел в виде пронумерованного списка. Все дела выписываются в список одно за другим, после чего можно попытаться субъективно выделить «самое главное» (№1), затем следующее по важности (№2) и т.д. Такой список может быть получен путем попарного сравнения дел, описанного выше, как если бы они «строились по росту».

II . ABC 123 . Некоторой оптимизацией предыдущего подхода является метод ABC 123, описанный, например, в упомянутой книге Кови. Каждому делу в списке присваивается буква A , B или С, по принципу:

  • A – важные дела, которые нужно сделать сегодня «кровь из носу», иначе возможны негативные последствия;
  • B – важные дела (в вышеуказанном понимании соответствия одной или нескольким целям), которые надо сделать, но необязательно сегодня;
  • C – все другие дела.

Затем в рамках каждого «класса» вводится обычная нумерация (1,2,3,4…) в том же понимании, что и в упорядоченном списке. В результате получается что-то вроде:

A 1 Провести обсуждение с руководителем

B 1 Работать над проектом XYZ

B 2 Пройти урок английского языка.

B 3 Купить подарки родителям

B 4 Подготовиться к встрече в литературном клубе

C 1 Привести в порядок фотографии из отпуска

Этот пример типичен тем, что «классы» A и C существенно меньше, чем класс B (их, кстати, может и вовсе не быть). Наличие более 9 пунктов в рамках одного класса вряд ли является рациональным. Например, если к классу B Вы причислили 10 дел, то дело B 10 стоит уже трактовать как C 1. Следует отдавать себе отчет в том, что если дел достаточно много, то Вы вряд ли дойдете до дел класса C . Не беда, главное, чтобы на дела класса A хватило времени!

III . Матрица Эйзенхауэра. Более сложной в использовании является так называемая Матрица Эйзенхауэра, называемая еще «тайм-менеджмент матрицей». Суть ее в приоритезировании не только по шкале «важность» (приближение к цели/целям), но и по шкале «срочность» (насколько быстро надо сделать дело). Отчасти, срочность уже была затронута нами в предыдущем пункте – именно она отличает класс A от класса B . Получаем следующую схему распределения дел:

Важные и Несрочные

Неважные и Срочные

Неважные и Несрочные

Типичным источником проблем на работе является несовпадение приоритетов сотрудника с приоритетами его руководителя. Было бы правильнее здесь сказать «с приоритетами его отдела/Компании» – хорошо, если таковые цели формально декларируются, а не только подразумеваются, допуская различные интерпретации. В худшем случае «общественных» целей может вообще не существовать. А вот у непосредственного руководителя цели и соответствующие им приоритеты есть практически всегда.

Иногда приходится слышать от сотрудников, что их усилия не ценятся, и что их недооценивают (например, на проект потрачено много сил, достигнут хороший результат, но руководитель никак этот успех не комментирует, как будто ничего особенного и не произошло). Случается также слышать истории о том, как вроде бы незначительное действие имело неожиданно громкий позитивный резонанс (например, структура подачи отчета в новой форме очень понравилась руководителю, и была внедрена в других отделах). Попытки углубиться в первопричину таких ситуаций, как правило, приводят к следующим выводам:

  • Руководитель не декларирует свои приоритеты, тем не менее, ожидая от сотрудников следования им.
  • Подчиненный не декларирует свои приоритеты руководителю, надеясь, что его усилия и так будут оценены по достоинству.
  • Подчиненный не знает приоритетов руководителя, или имеет искаженное представление о них.
  • Руководитель не знает приоритетов подчиненного, или имеет искаженное представление о них.

Например, подчиненный может заниматься определенным проектом, не уделяя достаточного внимания подготовке к проверке работы отдела. Проект важен для его руководителя, но получение низкой оценки за аудит абсолютно недопустимо и критично. Или, подчиненный тратит много усилий на подготовку новой тренинг-программы, о которой его руководитель может вообще не знать.

В указанной модели собеседниками не обязательно должны быть руководителем и подчиненным. Это могут быть коллеги, члены семьи, участники одного сообщества. И форма «выравнивания» приоритетов может быть самой разной – проявляйте творческий подход в зависимости от ситуации, и Вы не разочаруете важных для Вас людей.

  • Сформулируйте в письменном виде свои цели в различных аспектах Вашей жизни, и сделайте набор этих целей по возможности реалистичным.
  • В повседневной жизни, фиксируйте списки своих дел, и приоритезируйте их любым удобным Вам способом, ориентируясь на Ваши цели.
  • Не пытайтесь сделать все. Сделайте главное хотя бы из «верхней половины» списка.
  • «Выравнивайте» Ваши приоритеты с людьми, важными для Вас.

А Мечта. А Мечта может оставаться Мечтою… Разве это плохо?

  1. Стивен Р. Кови . Семь навыков высокоэффективных людей (2006)
  2. Глеб Архангельский . Тайм-драйв (2006)
  3. Джулия Моргенстерн . Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью (2004)

© Дмитрий Витер совмещает свою основную деятельность менеджера в отделе закупок в крупной международной компании с ролью корпоративного тренера. Ведет курсы «Тайм-менеджмент» и «Стивен Кови: Семь навыков высокоэффективных людей». Электронный адрес: dmitrythewind @mail .ru , сайт в Интернете: http ://Viter .moikrug .ru .

Шанхай-Москва, сентябрь 2007

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!

Расстановка приоритетов

В жизни каждого из нас постоянно возникает масса дел различных по степени важности. Что сделать в первую очередь, что оставить на потом и как сэкономить при этом драгоценное время – задача, которая сродни искусству. И для ее решения не обязательно штудировать многотомные пособия по тайм-менеджменту. Достаточно грамотно расставить свои приоритеты.

Как это делается и что значит «расставить приоритеты»? Дословный перевод слова приоритет означает «первый». Иными словами это первоочередная задача или действие. Зачастую таких задач за весь оказывается несколько, и многие теряются в том, как выполнить все важные дела и ничего не упустить из виду. Кроме того, есть и более глобальные цели из ряда жизненных. Поэтому второй важный для многих вопрос – как расставить жизненные приоритеты? Помочь в обоих этих случаях может только отработанная схема или методика. И таковые, к счастью, имеются.

Прежде всего, умение расставлять приоритеты заключается в грамотном распределении задач по степени важности. И на этом этапе у многих начинаются проблемы. На первый взгляд многие задачи не кажутся настолько важными, коими являются на самом деле. Определить эту степень и призваны многочисленные способы расставления приоритетов. Рассмотрим наиболее эффективные из них.

1. Принцип Эйзенхауэра. Один из наиболее часто применяемых в определении первостепенных и второстепенных задач. Чтобы понять, как поставить приоритет, создайте себе анкету, чтобы научиться отделять понятия важности и срочности. Например:

  • вы хотите возобновить работу над целью, которую вы поставили на год. Однако никак не можете заняться этим делом. Это важно или срочно?
  • на почтовый ящик пришло несколько писем. Прочитать их прямо сейчас это важно или срочно?
  • вы решили, что раз в полгода будете посещать врача. Прошло ровно полгода, но вы так и не сходили к нему. На сегодняшний момент это важно или срочно?

Этот принцип основан на комбинации лишь двух возможных вариантов, что позволяет сделать анализ и классифицировать все предстоящие задачи. Таким образом, вы получится иерархия дел, которая позволит понять, что и когда нужно сделать.

2. Квадранты С. Кови. Метод, позволяющий понять, как расставить приоритеты в работе. Согласно автору книги «Семь навыков высокоэффективных людей» все задачи людей условно можно разделить на 4 части:

  1. Важное и срочное
  2. Важное, но не срочное
  3. Не важное, но срочное
  4. Не важное и не срочное

По словам С. Кови, успешные люди в первую очередь уделяют свое внимание квадранту 2, и это позволяет сэкономить время при выполнении остальных задач. Однако каждый сам принимает решение, какие задачи важнее – из квадранта 1 или 2.

3. Похожий принцип того, как правильно расставить приоритеты есть в методике «АБВ». Но задачи в ней делятся на 3 категории.

Далее иерархия задач делится на подкатегории А1, А2. Б1, Б2.. В1 и так далее.

4. Не самая эффективная, но популярная у многих людей расстановка приоритетов осуществляется также по «принципу мишени». То есть человек выполняет те задачи, которые первыми попали в поле зрения. Возможно, кому-то этот метод и помогает, однако разделить задачи на важные и неважные он не может.

Умение расставлять приоритеты не только прекрасно экономит время и позволяет выполнить все запланированные задачи. Методы выделения первостепенных задач помогут вам понять смысл своей деятельности, привести дела в порядок и обрести успех во многих делах. Главное при этом научиться анализировать насколько важно для вас то, чем вы занимаетесь, и кому кроме вас это приносит пользу и радость.

Расстановка приоритетов

Расстановка приоритетов – планирование и выполнение дел в порядке их важности.

Поскольку временной ресурс ограничен, проблема приоретизации дел очень важна. Кроме того, расстановка приоритетов приобретает особую актуальность в условиях нехватки времени, которая стала привычным делом в наши дни.

На деле не всегда легко расставить приоритеты. В рамках одной жизненной сферы сделать это гораздо проще. К примеру, предстоит выбрать между:

  • поучить неправильные глаголы английского языка или сочинить 10 предложений с новыми словами;
  • убрать в зале или в спальне;
  • побегать или выполнить комплекс упражнений.

Какое бы дело из указанных вы ни выбрали, сфера не пострадает. Все равно вы позанимаетесь иностранным языком, фитнесом и уборкой. Однако выбрать между иностранным языком и зарядкой уже сложнее, потому что эти сферы одинаково важны. Иностранный язык важен для карьеры и саморазвития, а зарядка – для здоровья. Уборка, хотя и кажется неважным делом (если ее не сделать, никто не пострадает), однако также оказывает косвенное влияние на всю нашу жизнь – от грязи портится настроение, в беспорядке поиск вещей отнимает больше времени, пыль не способствует отменному здоровью, могут испортиться отношения с окружающими (например, муж упрекнет жену в беспорядке, а она его – в нежелании помогать с работой по дому ).

Специалисты по успеху и тайм-менеджменту предлагают ряд способов упорядочить дела, выяснить, какие из них более важные, а какие нет.

Попарное сравнение дел. После попарного сравнения дел (сравнить два дела, затем выяснить, какое из них важнее и сравнить его еще с одним делом и так все дела) составить список. Пусть дела в нем будут расположены в порядке важности.

Деление дел на три группы согласно важности. С. Кови предлагает обозначить каждое дело буквой в соответствии с его важностью. Букву А присваивайте важным и срочным делам, невыполнение которых грозит вам негативными последствиями (нагоняй от начальства, потеря денег и т.д.). Букву В ставьте напротив важных, однако несрочных дел. Эти дела хоть и важны, однако их можно перенести на завтра (ничего плохого из-за этого не случится). Всем остальным делам можно присвоить букву С. Внутри каждого списка можно выстроить отдельный пронумерованный список и срочно взяться за его выполнение.

Матрица Эйзенхауэра. Один из самых рекомендовавших себя методов. Дела делятся на четыре категории согласно важности:

  • Дела важные и срочные.
  • Важные и несрочные.
  • Неважные и срочные.
  • Неважные и несрочные.

Для удобства упорядочивания дел можно нарисовать четыре квадрата и вписать туда дела. Порядок выполнения дел согласно матрице очевиден. При этом любопытно, что некоторые специалисты по тайм-менеджменту вообще предлагают не выполнять дела из «неважных» квадратов. Более гибкий вариант – выполнить их в паузах или в случае возникновения временных интервалов.

Источники:
Время меняться
Расстановка приоритетов позволяет организовать и структурировать жизнь, время, деятельность, сосредоточиться на более важном, направить поток сил в нужное
http://timepost.ru/prioritety.html
О расстановке приоритетов
Сайт посвящен организации времени. Содержит огромное кол-во информации по тематикам: управление временем, тайм менеджмент и организация труда и многое другое. Подробно описываются инструменты повышения личной эффективности, достижения успеха, для развития фирмы и т.д.
http://www.improvement.ru/zametki/viter/rasstanovka.htm
Расстановка приоритетов
В жизни каждого из нас постоянно возникает масса дел различных по степени важности. Что сделать в первую очередь, что оставить на потом и как сэкономить при этом драгоценное время – задача,
http://kak-bog.ru/rasstanovka-prioritetov
Расстановка приоритетов
Расстановка приоритетов – планирование и выполнение дел в порядке их важности. Поскольку временной ресурс ограничен, проблема приоретизации дел очень важна. Кроме того, расстановка
http://womanwiki.ru/w/%D0%A0%D0%B0%D1%81%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B0_%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BE%D1%80%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2

COMMENTS