Принципы тайм менеджмента

7 принципов эффективного тайм-менеджмента

Управление временем или тайм-менеджмент на протяжении последнего десятилетия превратилось из некого эфемерного явления в отдельное направление бизнеса-консалтинга. Оптимизация рабочего процесса требует систематического подхода, но при этом остаётся элементом индивидуальным, и далеко не всегда готовые решения оказываются эффективными для той или иной сферы деятельности.

И управление временем приходится брать на себя владельцу компании или предпринимателю. Впрочем, тайм-менеджмент эффективно работает не только в бизнес-сфере — умение оптимизировать временные затраты помогает достигать намеченных целей практически во всех сферах жизненных интересов современного человека.

Умение организовать свою жизнь или рабочий процесс максимально рационально — несомненный признак лидера. Но никто не рождается с этим умением и не получает необходимые навыки на пустом месте. Лидерские качества всегда требуют развития для достижения успеха.

А это значит, что освоить принципы тайм-менеджмента и научиться применять их может каждый. Важно лишь знать, что именно работает максимально эффективно применительно к достижению той или иной цели.

Основой управления временем является аналитика. Важно уметь анализировать эффективность временных затрат и обладать способностью делать выводы на основании полученных данных.

К неэффективным временным затратам можно отнести:

  • перенос дел на будущее, отложенное воплощение планов в жизнь;
  • неумение стабилизировать работу
  • отсутствие чётких правил в организации деятельности
  • утрата временных рамок
  • подверженность эмоциональным срывам
  • неумение организовать рабочий процесс
  • организация встреч для личного обсуждения вопросов, которые можно решить в режиме онлайн
  • точечное управление с большим количеством промежуточных звеньев в составе организации, затягивающее рабочий процесс
  • приоритетная работа над срочными задачами в ущерб основной деятельности
  • отсутствие возможности для делегирования полномочий сторонним исполнителям

Разумеется, в процессе анализа можно отметить, что некоторые из перечисленных факторов не относятся к конкретному случаю, рассматриваемому в ходе аналитических изысканий.

Но чаще всего именно эти «стоп-сигналы» заметно усложняют управление временем, приводя к срыву планов, несоблюдению сроков и стрессовым ситуациям.

Как бороться с неэффективным расходованием времени?

Управление временем включает в себя ряд простых, но эффективных мер, способных помочь справиться с рабочими и жизненными авралами:

Фактически, это означает, что любое намеченное дело следует начинать как можно скорее. Ведь именно от того, насколько быстрым будет «старт», зависит скорость достижения итогового результата.

И именно отложенные дела чаще всего становятся причиной возникновения затруднений и срыва сроков, намеченных заранее.

Выделив определённые часы для выполнения рутинной работы можно сделать более эффективным планирование распорядка дня, создавая наиболее комфортные условия для работы и отдыха.

Благодаря правильной организации даже скучная механическая работа не будет являться раздражителем, а чёткое планирование не позволит отказаться от неё, сославшись на «неотложные дела» или «отсутствие желания».

Работа над проектом или начало важного дела, как правило, вызывает положительные эмоции только на начальной стадии.

А по мере продвижения энтузиазм угасает и стремление сменить вид деятельности, «переключиться», берёт верх над здравым смыслом и важная работа, на которую уже потрачены силы и время, откладывается на «потом».

Тайм-менеджмент помогает осознать важный факт: начиная дело, важно добиться его завершения в максимально короткие сроки, создавая для себя комфортный временной запас на случай реального «форс-мажора».

Глобальные задачи — это хорошо. Но по мере их достижения важно устанавливать реальные цели на протяжении всего пути. Именно поэтому в процессе планирования стоит разбивать широкомасштабные проекты на более мелкие, создавая возможность для постепенного и планомерного выполнения действий, способного ускорить достижение цели.

Лаконичность всегда лучше многословности. А умение вовремя остановиться и вовсе бесценное качество. Приступая к делу, важно чётко осознавать, на каком именно этапе задача будет выполнена полностью.

И остановиться в достижении совершенства именно в той точке, которая была определена заранее, не затрачивая неимоверное количество усилий на устранение неких несуществующих «погрешностей».

Управление временем предусматривает установку чётких временных границ для каждого этапа в достижении цели. Именно такой подход со временем позволяет оптимизировать рабочий процесс, сделав его максимально эффективным.

Основной базой тайм-менеджмента является планирование. Планы выстраиваются как на глобальную перспективу, так и на максимально короткие сроки. Для облегчения процесса стоит использовать весь арсенал доступных средств — от ежедневников до будильников — «напоминалок».

Управление временем — эффективный способ реализации планов, позволяющий оптимизировать не только рабочие процессы, но и любой другой вид деятельности, требующий систематизации.

Применяя основы тайм-менеджмента, можно добиться успеха практически в любой области, не затрачивая чрезмерное количество усилий и не теряя времени зря.

Важно лишь осознать необходимость перемен и сделать управление временем частью своих планов на ближайшую перспективу.

Принципы тайм-менеджмента

Человек не властен над временем. Это объективная реальность. Но очень часто можно слышать, как люди объясняют свои неудачи в делах недостатком времени. На самом деле причиной может быть неправильная расстановка приоритетов, неумелое планирование своего рабочего дня, личная неорганизованность.

Иными словами, многие люди не умеют распоряжаться своим временем. Этому можно научиться благодаря тайм-менеджменту. По всему миру издано множество книг и руководств по планированию времени, но вкратце принципы тайм-менеджмента сводятся к следующему.

Следует запомнить, что вы сами должны решать, как использовать свое время. Начните с постановки целей и вдумчиво расставьте приоритеты. Ежедневно составляйте план, пользуясь удобными для вас инструментами – блокнотом, ежедневником, специальными программами.

Создайте себе комфортную рабочую обстановку, чтобы сосредоточиться на деле. Часто советуют делать несколько дел сразу, но правильнее будет качественно выполнять одно задание за другим, поэтому не стоит часто переключаться с одного на другое. Сконцентрируйтесь на самом важном, и обязательно анализируйте выполненную работу.

Тайм-менеджмент не гарантирует, что у вас будет больше времени, но вы научитесь его беречь, более эффективно использовать свои силы и ресурсы, и таким образом изменить свою жизнь.

Принципы тайм менеджмента

Тайм-менеджмент. 10 принципов успешного планирования времени

Прежде чем начать рассказ об организации времени расскажу немного о моих отношениях с тайм-менеджментом. А отношения эти были довольно непростые, хотя временами они становились немного теплей.

Сейчас, оглядываясь на свой 10 летний опыт предпринимательства, я могу сделать достаточно однозначные выводы. Дело в том, что максимальные результаты от деятельности я получал именно в периоды, которые были четко распланированы заранее. Причем распланированы не на один день вперед, а на месяцы и даже годы.

Конечно же, это логично и закономерно. Тем не менее, для себя я еще раз проверил этот и так неоспоримый факт: «Для многократного увеличения эффективности следует обязательно планировать свою деятельность».

Для себя я сформулировал 10 принципов планирования времени для того чтобы все успевать и быть эффективным. Да простят меня Гуру тайм-менеджмента за то, что пытаюсь разжевать элементарные вещи. Применяя эти принципы можно существенно упростить личное планирование и сделать его максимально эффективным. Итак, поехали!

Принцип 1. Заведите ежедневник.

Это основной инструмент для планирования времени. Ежедневник должен подходить под требования и привычки его владельца, быть качественным и удобным. Ассортимент ежедневников постоянно расширяется и можно подобрать тот, который будет верным помощником в планировании. Я предпочитаю покупать дорогие датированные ежедневники – у них качественная бумага и с ними приятно работать.

Некоторые предпочитают электронные ежедневники. В этом случае нужно подобрать подходящее программное обеспечение и настроить его под конкретные задачи.

Ежедневник должен постоянно находиться перед глазами, чтобы можно было оперативно вносить изменения в распорядок дня, а также контролировать выполнение задач на текущий день.

Принцип 2. Напишите жизненную концепцию.

Здесь я подразумеваю создание списка долгосрочных целей. В нем должно быть описано то, чего нам хотелось бы достичь, что иметь, кем стать.

Тут есть два правила. Они актуальны и для средне- и краткосрочных целей.

Во-первых, не носите свои планы в голове – пишите на бумаге. Только записанные, они будут выполнены четко и эффективно. Я не знаю, как это работает, но это работает на 200%. Записывая цель, Вы ее материализуете. Ваш список целей становится вашим личным организационным бизнес-планом. Это маяк в бушующем океане второстепенных дел, который ведет Ваш корабль к намеченной цели. Ставя цели, мы заглядываем в будущее, получаем ориентир и концентрируем силы для их достижения.

Во-вторых, цели обязательно должны иметь конкретные сроки выполнения. Размытые сроки достижения цели – признак размытости самой цели. Обязательно установите срок достижения и ответственность за ее невыполнение, только в этом случае план достижения целей будет работать.

Чтобы облегчить постановку целей – отбросьте все ограничения и помечтайте, записывая все на бумагу. Не останавливайтесь на мелочах – записывайте только самые существенные детали. Затем, используя эти записи Вы, с легкостью сможете составить список целей. Я лично так и поступил.

Принцип 3. Запишите среднесрочные цели.

Используя список долгосрочных целей, запишите планы на ближайшие 3-5 лет. Это должен быть достаточно подробный помесячный план действий по достижению ваших глобальных целей.

Не забудьте учесть такие сферы, как образование и здоровье, а также отдых и развлечения.

Этот список также должен постоянно находиться перед глазами, т.к. со временем вы захотите внести в него коррективы.

Принцип 4. Планируйте ежедневно.

Составленный накануне вечером план на день может сэкономить несколько часов драгоценного времени.

Записав перечень дел, Вы получаете обзорную картину будущего дня. Используя ее, Вы сможете правильно распределить очередность выполнения дел, учитывая их приоритетность и срочность, а также маршрут своего передвижения, режимы работы организаций и учреждений и много чего еще.

Составлять план нужно накануне вечером. За ночь подсознание усвоит его, а утром Вы проснетесь с хорошим настроением и новыми идеями для запланированных проектов.

Составляя дневной план держите перед глазами план на год и ваши цели. Это важно для более правильного ранжирования приоритетности дел.

Самым приятным занятием при выполнении плана будет вычеркивание выполненных дел из списка. Вы будете наглядно видеть объем выполненной работы, и это придаст дополнительной мотивации. Невыполненные дела перенесите на следующие дни или же вычеркните, если они потеряли актуальность.

Принцип 5. Расставьте правильные приоритеты.

Двадцать процентов всех дел приносят восемьдесят процентов достигаемых результатов.

Соответственно восьмидесяти процентам дел соответствует лишь двадцать процентов результатов.

Принцип напрашивается сам собой – расставляйте приоритеты, и не позволяйте себе отвлекаться на неэффективные дела. Делайте в первую очередь то, что приближает Вас к цели. Это действительно важно.

Принцип 6. Учитывайте биологические циклы.

В течении дня мы переживаем спады и подъемы нашей активности. Любой, кто понаблюдает за собой некоторое время, сможет выяснить на какое время суток приходится максимальная работоспособность, а в какое время лучше отдохнуть, заняться самообразованием или спортом.

Я считаю этот принцип очень важным. Ведь в то время дня, когда у нас максимальная работоспособность, мы можем использовать в несколько раз эффективней, занимаясь работой, и не должны тратить его на отдых или занятия спортом. Планируя, учитывайте биологические личные циклы.

Это очень индивидуальный принцип, поэтому каких-то конкретных советов давать тут нет смысла. Планирование дел с учетом только этого принципа может увеличить эффективность использования времени в несколько раз.

Как бы нам этого не хотелось, но наши личные силы, время и возможности ограничены. И мы не в состоянии сделать абсолютно все, что хотим. Поэтому каждому из нас нужно научиться делегированию. Ничего сложного в этом нет. Что для этого нужно?

Определите что и когда вы хотите делегировать. Затем найдите людей, которым можно делегировать эти задачи, и донесите четко всю необходимую информацию. Обязательно определите даты исполнения и контрольные точки. Контролируйте выполнение, консультируйте на этапе выполнения, а после успешного выполнения поощрите исполнителей.

Делегирование – мощнейший инструмент увеличения собственной эффективности и избавления от массы второстепенных дел. Используйте его на полную катушку!

Принцип 8. Концентрируйтесь.

Выполняя какое-либо дело, мы то и дело отвлекаемся: то телефон зазвонит, то воспоминания нахлынут, то сотрудник попросит помочь, и так далее. В итоге, казалось бы, элементарные дела растягиваются на целый день. И все это результат рассеянного внимания.

Кто-то мне рассказывал, что в Москве есть бизнесмен, у которого такой график: неделю он отдыхает, затем пять рабочих дней и снова выходные. Но интересно не это. Дело в том, что когда он работает, то от него «отскакивают искры». Т.е. он настолько сосредоточен и поглощен работой, что точно знает что его эффективность в эти дни утраивается и он сможет позволить себе следующую неделю отдыхать и наслаждаться жизнью.

Поэтому, делая работу – максимально концентрируйтесь на ней и заранее устраните все помехи и отвлекающие факторы.

Обязательно посвятите время анализу выполненных дел и контролю над использованием времени. Кто-то делает это каждый день, кто-то – в конце месяца. Но обязательно регулярно и непредвзято.

Когда Вы завершаете какой-то проект, серьезное и трудное дело или что-то важное – поощряйте себя, сделайте что-то приятное, отпразднуйте это событие. Положительные эмоции стимулируют нас на дальнейшие полезные и эффективные действия.

Систем планирования великое множество. Подберите для себя ту, которая максимально подходит именно вам. Скорее всего, со временем, Вы внесете в нее изменения и дополнения, и она станет прекрасным рабочим инструментом и поможет сэкономить самое дорогое, что у нас есть – наше ВРЕМЯ.

Источники:
7 принципов эффективного тайм-менеджмента
Управление временем или тайм-менеджмент на протяжении последнего десятилетия превратилось из некого эфемерного явления в отдельное направление бизнеса-консалтинга. Оптимизация рабочего процесса требует систематического подхода, но при этом остаётся элементом индивидуальным, и далеко не всегда готовые решения
http://infobiznesblog.ru/7-principov-effektivnogo-tajm-menedzhmenta.html
Принципы тайм-менеджмента
Многие люди не умеют распоряжаться своим временем. Этому можно научиться благодаря тайм-менеджменту. Существуют следующие принципы тайм-менеджмента.
http://growlider.ru/2011/10/principy-tajm-menedzhmenta/
Принципы тайм менеджмента
Тайм-менеджмент. 10 принципов успешного планирования времени Прежде чем начать рассказ об организации времени расскажу немного о моих отношениях с тайм-менеджментом. А отношения эти были
http://www.melochey.net/vypusk-9-tajm-menedzhment-10-principov-uspeshnogo-planirovaniya-vremeni.html

COMMENTS