Планирование задач в excel

Планирование задач в excel

Помимо количества непрочитанных сообщений на странице Outlook сегодня (Outlook Today) отображается список задач, которые необходимо в установленный час выполнить вам или другим пользователям (рис. 41.1). Задача может быть любым заданием, исполнение которого вы желаете отследить.

Информация о встречах, совещаниях и событиях, намеченных на определенный срок (день, неделю, месяц) выведена как на странице Outlook сегодня, так и в календаре .

Чтобы просмотреть списки заданий, планов и встреч, а также внести изменения в расписание, вам следует поочередно открывать окна Задачи (Tasks) и Календарь (Calendar), нажимая одноименные кнопки в Области переходов или выбирая соответствующие пункты в списке папок.

Список задач выводится и в Области переходов Outlook, и в списке папок. Чтобы просмотреть список задач, воспользуйтесь одним из следующих способов:

Нажмите кнопку Задачи (Tasks) в Области переходов (рис. 41.2);

Щелкните по папке Задачи в списке папок (рис. 41.3).

В списке задач приводятся сведения о текущих и долгосрочных делах (рис. 41.4).

В табл. 41.1 показана специальная маркировка, позволяющая определить, кому дано то или иное поручение.

Таблица 41.1. Значки, используемые для маркировки заданий

Задание, порученное другому лицу

Задание, которое было поручено вам

Чтобы просмотреть задание, примените один из приведенных ниже методов:

Выполните двойной щелчок по заданию в списке задач;

Выберите задание и нажмите клавиши Ctrl+O;

Выполните команды меню Файл = Открыть = Выделенные документы (File Open Selected Items). Отобразится задание (рис. 41.5).

Если вы хотите получить более подробную информацию о задании, достаточно выполнить двойной щелчок по его названию в окне Outlook сегодня (Outlook Today) или Календарь (Calendar).

Планирование месяца в Excel: матрица задач

Для того чтобы создать работающий план на месяц мне не понадобились специальные программы и гаджеты. Так бывает часто — ограничиваюсь самым простым, что оказывается под рукой. Планируя в конце февраля новый месяц, я открыла Excel и стала набрасывать задачи.

Выделила главные и второстепенные. Для одних обозначила дедлайны и конкретные дни, для других — регулярность. В итоге образовалась матрица, в которой удалось отразить главные задачи месяца и этапы работы над ними. Мелкие разовые задачи перенесла единым списком в Evernote.

Со стороны матрица и ее создание могут выглядеть сложно, но этот тот случай, когда описать систему планирования сложнее, чем она есть на самом деле. На деле матрица оказалась простым и наглядным способом планирования, который помог сохранить в среднем высокую работоспособность на протяжении всего месяца.

Расскажу о ней подробнее.

Повторюсь, что создавала я матрицу в Excel. Слева уже есть нумерация строк — это числа месяца. Дописала в первый столбик дни недели — так легче ориентироваться во временном пространстве.

Далее выделила из своего плана на месяц десять задач, требующих от меня регулярности выполнения. Например, написание и публикация статей в блог, тематические занятия с ребенком, написание книги, зачистка информации на компьютере и др.

Каждую из десяти задач закрепила за одним столбиком. Составила регулярность работы по этим задачам и запланировала их на конкретный день (вписала их в нужную ячейку).

Кроме того, постаралась обозначить промежуточные этапы работы над задачей. Например, каждый третий день я запланировала публиковать статью на блог, но до этого указала этап создания идеи и написания черновика. То есть каждый день я осуществляла какой-то этап работы и к нужному дню для публикации статьи большая часть работы уже была сделана. Не было такого, чтобы в один день я писала черновик, редактировала его и публиковала. Так как у меня все статьи авторские, то для меня важно чтобы написанный материал был вылежавший и отредактированный несколько раз свежим взглядом. Обычно суток хватало, чтобы качественно доработать написанный заранее черновик.

Так поступила по каждой из выбранных задач. Не нужно думать, что абсолютно каждой задаче я уделяла время каждый день. Так всего два раза в неделю, я выделяла время, чтобы набросать идеи игр с ребенком. Пять раз в неделю выделяла от 40 минут до двух часов на написание книги, а обзору интересной информации — всего раз в неделю.

На картинке отражена только часть задач. Сделала пример специально для статьи, убрав личное.

Комбинируя сложность задачи и временные затраты на них я создала матрицу задач на март. Зная общую динамику месяца (живем в одном месте или переезжаем, есть ли в месяце праздничные дни, совместные мероприятия) я распределила выполнение задач по месяцу так, чтобы выполнять их было комфортно. Ведь планы — это не прогибание себя под записанное. Мой план — это узор, который я постоянно изменяю и дополняю, но который в целом имеет определенную структуру.

Так я могла убрать из плана на несколько дней задачи, если знала, что эти дни мы проведем вне дома. Но в целом все же старалась придерживаться составленного расписания.

Как я составляла план на день, используя матрицу планирования.

1. Открывала заметку в Evernote для ежедневных планов и вписывала в нее задачи, которые были указаны в матрице на данный день.

2. Дополняла список срочными/текущими делами, бытовыми задачами и задачами из списка «желательно сделать в марте». Обычно в день выходило 5-8 задач (по времени на 3-5 часов погруженной работы).

3. В конце дня отмечала цветом в матрице свою продуктивность. Зеленый — выполнила задачу. Желтый — задача выполнена частично. Красный — совершенно не касалась задачи. Вот как это выглядело:

Иногда не сделанные задачи переносила на следующий день, но часто этим не увлекалась. Ведь при таком подходе список задач растет как снежный ком и приводит к срыву. Я знаю, что важные для меня регулярные задачи уже запланированы, и если по каким-то причинам я не выполнила ее сегодня, то в ближайшее время она опять появится в моем календаре согласно составленной мной программе действий.

Когда несколько дней подряд по одной и той же задаче я видела красные ячейки, то внимательно проводила анализ.

Принцип анализа универсальный и применим при любой системе планирования.

Я давно выяснила, что если какая-то задача не выполняется несколько дней/раз подряд, то, как правило, причины следующие:

1. Страх/дискомфорт перед выполнением задачи

2. Нет понимания «зачем мне это надо»

3. Нехватка времени

Дальше поступаю следующим образом.

В первом случае — если есть страх/дискомфорт перед выполнением задачи — выявляю проблему/препятствие, которое меня тормозит, мешает действовать и прорабатываю сперва его.

Во втором случае — когда нет понимания «зачем мне это надо» — либо отказываюсь от цели, находя взамен более привлекательную для меня, дающую необходимый результат, либо выясняю «зачем» и поднимаю значимость задачи. Как правило, потом сразу появляется мотивация делать.

В третьем случае — при нехватке времени — ставлю задачу «на паузу» и резервирую для нее время в будущем.

Так, у меня по двум крупным задачам в течение недели были красные квадраты. Как я не хотела, никак не удавалось добиться нужных результатов по этим пунктам. В итоге проанализировав, поставила их на паузу. Одну по причине нецелесообразности выполнения именно сейчас. Вторую — из-за нехватки времени.

Один раз за время работы (в середине месяца) был откат на четыре дня. Самое обидное, что кроме невыполненных задач откат сопровождался негативными эмоциями, нестабильной нервной системой и самобичеванием. Мало того, что сама ничего не делала, так еще и окружающим настроение портила. В итоге — пару дней на отсыпание и восстановление, и все наладилось. После этого сделала выводы и подкорректировала матрицу.

1. Зафиксировать опорные точки месяца — задачи, которые я привязываются к конкретным датам и составляют каркас дня. Эти задачи — фокус моей работы в течение месяца.

2. Проводить самоанализ, отслеживая цветовую динамику по итогам каждого дня, недели и месяца в целом. Это позволяло корректировать план в процессе работы.

Это формат одновременно и жесткого и гибкого планирования.

Есть высокоприоритетные задачи из разряда стратегических, выполнение которых жестко привязано к конкретным дням. Кроме того, есть список более мелких задач, которые включаются в день при желании и потребности. Их выполнение важно выполнить в рамках месяца без привязки к конкретным датам.

Если говорить об эффективности месяца — порадовала стабильная работа над стратегическими целями. Есть значительные подвижки вперед по сложным проектам.

Планировать день было легче. Перед глазами всегда был план минимум в виде опорных точек дня, а дальше действовала по желанию.

Источники:
Планирование задач в excel
Хитрости работы с Excel – списки, рабочие книги, формулы Excel
http://www.teachexcel.ru/microsoft-outlook/planirovanie-zadach-i-vstrech.html
Планирование месяца в Excel: матрица задач
Для того чтобы создать работающий план на месяц мне не понадобились специальные программы и гаджеты. Так бывает часто — ограничиваюсь самым простым, что оказывается под рукой. Планируя в конце
http://nekrasova.me/2013/04/matrica-zadach/

COMMENTS