планирование времени

Как все успеть или эффективное планирование времени

Как планировать время: 7 самых популярных техник тайм-менеджмента

Дата: Октябрь 2, 2014

Молодые мамы как никто другой сталкиваются с проблемой нехватки времени. Кажется, что всё свободное время занимает ребёнок, а хочется при этом найти время на себя, мужа и карьерное развитие. Для всех, кто интересуется, как планировать время, у меня есть хорошая новость. Не надо изобретать велосипед, потому что уже придумали техники, системы и программы, которые помогут вам оптимизировать время. Сегодня поговорим о самых популярных из них.

Pomodoro – это одна из моих любимых техник, потому что очень подходит для работников моей сферы деятельности: писателей, художников, дизайнеров и т.д. Суть техники в чередовании циклов работы и отдыха. Например, после 30-минутной беспрерывной работы вы делаете пятиминутный перерыв и снова возвращаетесь к работе. Какими будут по длительности циклы и сколько их будет за день решаете вы, исходя из личных предпочтений.

  • Концентрация. Достигается максимальная концентрация, так как в течение цикла работы вы не отвлекаетесь ни на что, а все звонки и разговоры откладываются на цикл отдыха.
  • Легкость использования. Техника достаточно простая и эффективная.
  • Творческий подход. Техника позволяет использовать максимум своих творческих возможностей и возвращаться к работе после перерыва с новым подходом.
  • Тайминг. Вы сможете объективно оценить сколько времени (помидорок) затрачивается на ту или иную задачу.

Полезные программы: Timewise, Focus booster и т.д.

Альпы – немного более сложный для меня метод, но при этом один из самых эффективных. Суть метода в правильном планировании, которое достигается при соблюдении следующих пунктов:

  • составление списка задач;
  • оценка времени, необходимого на выполнение каждой задачи;
  • планирование собственного свободного времени из расчёта 60:40; (40% времени отводится на форс-мажор, но впоследствии заполняется резервными делами “заплатками”);
  • выделение приоритета в делах;
  • оценка выполнения задач и контроля процесса.

Преимущества: оптимизация времени, наличие плана и задач, концентрация и самоконтроль.

Полезные программы: Outlook, ежедневник, матрица Эйзенхауэра.

Матрицу Эйзенхауэра я уже упомянула в применение к методу Альпы, но это и сама по себе очень полезная и простая методика. Все дела делятся на четыре категории:

  • срочные и важные,
  • важные но не срочные,
  • срочные но не важные,
  • не срочные и не важные.

Делите все ваши задачи и цели по этим категориям, и вы очень скоро заметите как много времени “съедают” последние две категории. Сосредоточьтесь на главном, и очень скоро вы заметите как увеличилась ваша личная эффективность и научитесь тому, как планировать время.

Преимущества: простая и эффективная схема, которая особенно эффективна для тех, кто лучше воспринимают информацию на графиках и картинках.

Техника Парето в своей основе имеет известный принцип Парето 80/20, где 20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата. Говоря проще, мы можем много усилий вкладывать в раннее развитие ребенка, хотя окажется, что надо было больше времени затратить на поиск хорошего садика. Задача мамочек в том, чтобы определить те 20% дел, которые обеспечивают 80% результата.

Преимущества: эффективная, годами зарекомендовавшая себя техника.

5. Хрономераж

Хронометраж – техника по учету времени, которая может быть сложной в осуществлении, но все сложности с лихвой компенсируются результатом. Ваша задача — записывать все дела и время, затраченное на них в течение дня, в идеале в течение недели или дольше. Так вы выявите “пожирателей времени”, поймете как реализуются долгосрочные цели, и вообще скорее всего узнаете о себе много нового. Хронометраж – это самый точный ответ на вопрос, как научиться планировать свое время.

Полезные программы: Manic time, time doctor.

Кому-то может показаться невероятным, как много мамочек все еще живут без ежедневника. Кажется, что если ты не ходишь на работу, а сидишь дома в декрете, то и список дел у тебя без строгих дедлайнов. В результате приходится держать лишнюю информацию в голове, а задачи постепенно обрушиваются снежным комом. Каждый вечер посвятите тому, как составить список дел на день. Записывайте дела в списки, встречи в определенные даты, отмечайте выполненное.

Полезные программы: mindmap, outlook, google-календарь.

Диаграмма Ганта – это техника визуального отображения задач и времени. Достаточно старая техника, которая со временем только доказала свою надежность. На одной шкале графика вы отражаете задачи, а на другой — время на их выполнение.

Преимущества: идеальна для любителей графиков, можно отслеживать наглядную связь между задачами.

Полезные программы: MS Project, Excel

Я рассказала вам о самых популярных техниках как правильно планировать свое время, потому что различных техник и систем тайм-менеджмента на самом деле очень много. Пробуйте, применяйте, ищите своё и, кто знает, может быть вы разработаете свою собственную уникальную систему тайм-менеджмента. А я расскажу о ней в следующей статье.

Меня зовут Альфия, я мама двухлетнего сына

Хотите стать читателем журнала «Успевай с детьми!»?

Оформите подписку и получите журнал прямо сейчас:

Как планировать время: 7 самых популярных техник тайм-менеджмента

Дорогие друзья, рада приветствовать вас в своем блоге! Сегодня речь пойдет о планировании времени как способе самоорганизации.

Время дорого! Говоря это, мы не всегда понимает, насколько фраза точна и актуальна. Особенно в наши дни, когда почти физически ощущается, как стремительно бегут минуты и часы.

Как научиться не терять время, а заставить его работать на себя? Давайте обратимся к советам специалистов по тайм-медежменту, чтобы разобраться в этом непростом вопросе.

Как часто мы корим себя за напрасно потраченное время, причем, тратя новые драгоценные минуты на самобичевание! Все было бы проще, если бы мы правильно понимали, что такое планирование времени и насколько оно эффективно.

Даже простой «разбор полетов», то есть честное признание собственных ошибок, анализ упущенного поможет в дальнейшем избежать столь весомых потерь. Вот с этого и начнем.

Итак, каковы основные причины нашей несобранности:

  • Отсутствие мотивации;
  • Разбросанность и непоследовательность;
  • Слабая концентрация внимания;
  • Неумение вычленять главные задачи;
  • Перфекционизм, то есть постановка завышенных целей.

Честно говоря, это только начало длинного списка. Дальше может следовать банальная лень, неумение говорить «нет», привычка взваливать на себя чужие заботы и т.д.

Прежде чем браться за штудирование методик планирования времени, просто посмотрите на себя со стороны, проанализируйте хотя бы один прожитый день, составьте его хронометраж. Да-да, записывайте — что, когда, «взвешивайте» в минутах. Потом посидите над этим «конспектом» и многое о себе поймете. Попробуйте повычеркивать лишнее, без чего можно и нужно было обойтись. И в графе «Итого» появится солидный резерв из часов, которые стоило потратить более продуктивно…

Существует множество различных методик тайм-менеджмента, издана масса книг по планированию времени. Например, вот эта .

Одним из основателей этой науки считают Бенджамина Франклина, заложившего основы грамотного планирования. В той или иной степени его идеи используются во всех последующих системах, в том числе, и в матрице Эйзенхауэра. Из множества рекомендаций по самоорганизации он вычленил главную: умение точно расставлять приоритеты.

В итоге получились четыре группы задач:

  1. Важные и одновременно срочные дела. От них никуда не деться, поскольку невыполнение их грозит серьезными последствиями в будущем. Например, если завтра к 8 утра вам надо сдать отчет боссу, лучше это сделать вовремя.
  2. Просто важные задачи. Как подготовка к экзамену или разработка новой программы. Они приближают нас к цели, приносят удовлетворение от сделанного.
  3. Срочные дела, но не слишком масштабные. Спешим мы постоянно, но далеко не всегда эта гонка оправданна. Бегом в парикмахерскую, скорее к подруге и т.д. Может, стоит порой прислушаться к совету: «Не спеши, а то успеешь?»
  4. Не срочные, и не существенные, но мы им уделяем часы и дни, поскольку просто хочется или считаем, что надо. Можем валяться у телевизора, листать модные журналы, болтать по телефону о пустяках, «зависать» в соцсетях. А потом запоздало сокрушаться, что не успели сделать генеральную уборку к приезду свекрови.

А Эйзенхауэр предупреждал о правильном планировании времени 🙂

Так называемая методика Альпы тоже базируется на вычленении главного. Но еще и учит это расписывать, рассовывать по полочкам, то бишь, строкам, графам, столбикам бумажного плана. Скучно? Нет, интересно и весьма полезно.

Вечером, после анализа дня минувшего, садимся за составление таблицы на завтра. Сначала можно набросать черновик: общий список того, что планируем осилить. Потом выделить из него самое важное и первоочередное. В порядке очередности внести эти задачи в нашу матрицу.

Обязательно прикинуть время, которое потратим на выполнение каждого из намеченных дел. Подчеркнем те мероприятия, которые привязаны к конкретному времени. Специалисты, и не только в методе Альпы, это называют «поставить колышки», то есть вбить точное начало мероприятия. Например, совещание начинается в 14.15, тут вариантов просто нет. А вот на поход в супермаркет можно предусмотреть некоторый временной «люфт», там возможны неожиданности.

Предусмотреть «заплатки» на непредвиденные потери минут. Скажем, придется бежать в поликлинику, сидеть в очереди к терапевту или стоматологу. Может 10 минут, а может и все 40. Так что прихватите с собой журнальчик или именно на этот период запланируйте необязательные «светские» звонки.

Согласимся с поэтом, что полезно «итожить то, что прожил». Это способствует достижению высокого уровня самоорганизации. Поэтому к концу дня возвращаемся к своей табличке и прокручиваем день в памяти. Ставим плюсы и минусы, что-то переносим на другие дни, что-то вычеркиваем за утратой актуальности.

Пока все о чем мы говорили касалось планирования в наиболее простых формах. Но выстраивать свою деятельность приходится и производственникам, и ученым, перед которыми стоят крупные, даже глобальные цели. Скажем, спланировать нужно реформу финансовой системы, или расписать алгоритм проведения масштабных культурных мероприятий, или требуется подробный график работ по строительству важного объекта городской инфраструктуры и т.д.

Тут на помощь приходит сетевое планирование , то есть особые программы для планирования времени, включающие расчетные и графические методики по моделированию, анализу ситуации по сложным разработкам. Сложность тут заключается в том, что одни этапы завязаны на других.

Скажем, если не готов фундамент, то рано подключать специалистов по внутридомовым коммуникациям, а тем более отделочников. Чтобы уложиться в установленные сроки, необходимо четко спрогнозировать ход каждого этапа строительства.

Онлайн-эксперимент в блоггинге!

Следите за блогерским шоу, проходящем в реальном времени, на ваших глазах. Здесь и сейчас.

Для чего и выстраивается комплекс расчетов и графиков. Они помогут составлять календарные планы на конкретный период, изыскивать резервы, грамотно использовать людей и технику, эффективно анализировать сделанное.

Учитывается в данных системах и резерв времени в сетевом планировании — это некий временной запас или максимальный период, на который можно задержать осуществление одного из этапов работ без вреда для итогового результата. Применительно к «нашему» зданию, например, следует рассчитать, на сколько можно отклониться от графика установки кровли, чтобы успеть нагнать это время на малярно-штукатурных работах.

Еще более современные методики предполагают использование компьютерного моделирования . Любая операционная система имеет определенные механизмы расчета выполнения задач, в том числе, и планирования в системах реального времени. Это посильные задачи для программистов и продвинутых пользователей, а вот всем остальным остается пользоваться результатами — четкой эффективной работой программ, которые мы все уже можем применять в своей повседневной деятельности, экономя свое время и силы.

Выше мы познакомились с рядом теоретических выкладок, обоснований важности тайм-менеджмета и полезных советов. А есть люди, которым подобные рекомендации определенно пошли на пользу? Оказывается, их немало. Более того, проверив теорию на практике некоторые из них и сами влились в ряды разработчиков самых современных систем тайм-менеджмента. Один из них — Евгений Попов, автор курса «Хозяин времени» .

Это очень толковый тренинг, основанный на собственном опыте и знаниях автора, ставшего успешным бизнесменом.

В нем Евгений поможет разобраться, почему и где именно мы теряем драгоценные часы, подскажет, как правильно составлять планы на каждый день и иные периоды, даст рекомендации тем, у кого проблемы с мотивацией, или накрыла волна усталости, или наступило эмоциональное «выгорание».

И еще много интересного и полезного вы узнаете на этом тренинге. Автор ответит на волнующие вас вопросы, поможет сориентироваться в сложной ситуации.

Надеюсь, вы с пользой потратили время, прочтя этот обзор. Каждый сможет выбрать для себя нечто нужное и наиболее близкое, применить на практике. И стать чуточку сильнее, подняться над обстоятельствами. Чего я вам искренне желаю!

Давайте с вами обсудим в комментариях, каким образом вы планируете свое время? Какие методики используете?

Не забывайте делиться информацией с друзьями (соц.кнопки чуть ниже) и подписываться на обновления блога.

Источники:
Как планировать время: 7 самых популярных техник тайм-менеджмента
Вы все еще задаетесь вопросом "как планировать время?" Значит пришла пора познакомиться с 7 самыми популярными техниками тайм-менеджмента. Выберите свою!
http://uspevai7ya.ru/2014/10/kak-planirovat-vremya/
Планирование времени: основные принципы и методики
В наши дни планирование времени стало важнейшим инструментом успешности. Успевать все и при этом не создавать запредельной нагрузки организму – это возможно
http://blog-bridge.ru/lichnostnyiy-rost/planirovanie-vremeni-osnovnyie-printsipyi-i-metodiki.html

COMMENTS