планирование времени

Оказание услуг по Бизнес планированию

Оказание услуг по Бизнес планированию

    Планирование: понятие и сущность

Некоторые аспекты рекламы

Планирование затрат

Финансовое планирование

Планирование кадров

Планирование работы

Планирование времени

для этого надо иметь время и пространство

«После всех лет, отданных менеджменту, выработали ли вы золотое правило менеджера?» Этот вопрос был задан Питеру Друкеру на конференции в Лондоне.

«Я не являюсь специалистом в области менеджмента, но я видел массу плохих менеджеров, — ответил Друкер. — Есть одно золотое правило: вы должны прежде всего спросить себя, сколько вы готовы заплатить, чтобы достичь результата, а не надеяться получить ответ в процессе решения задачи. Какой результат вы получите, если действительно выполните те два или три важнейших дела, и как это повлияет на решение общей задачи. Если вы сможете сделать это, то остальное легко можно учесть».

Стратегическое и оперативное планирование, которые были рассмотрены в двух последних главах, позволят вам дать ответ на вопрос Друкера. Ваше мышление должно быть ясным, системным и правдивым. Вы должны трезво оценивать себя и свое будущее, Кроме того, умело применять при тактическом планировании «телескопические линзы» для фокусирования вашего внимания на конкретных вопросах.

Эта статья о том, как эффективно планировать ваше время, причем именно то время, которое доступно вам сейчас — сегодня. День — это естественная единица времени. Вчера уже было, а завтра еще не пришло, из этого следует, что сегодня должно быть центральным элементом тактического управления временем.

Отношение ко времени

Перед тем как окунуться в практические занятия по ежедневному планированию времени, каждое утро следует задать себе вопрос: «Как я собираюсь прожить сегодняшний день?» Поскольку и в самом деле иногда очень трудно жить насыщенной жизнью сейчас. Иногда, по вполне понятным причинам, вчера или завтра кажется нам более привлекательным, чем сегодня.

Существует и другой подход к оценке вашей программы по существу. Какую роль вы придаете сегодняшнему дню по сравнению с днем вчерашним или завтрашним? Помогает ли вам философия в удовлетворении ваших потребностей и удовольствий, преодолении препятствий и предоставлении возможностей сегодня?

Иногда люди, пытаясь разрешить эту проблему, говорят, что реально только сегодня. Но вы не можете быть вполне уверены в этом. В некотором смысле вчера еще более реально, чем сегодня, да и завтра может стать такой же действительностью. Если вы считаете действительностью только то, что вы видите и осязаете, то есть ваши ощущения в настоящем, то вы приуменьшаете ее значение.

Действительность, которую видит и ощущает человек, — это не более чем человеческая оценка, мир многократно сложнее, глубже и тоньше, и наши органы чувств — это необходимый, но не достаточный инструмент для его познания. Если вы будете считать, что завтра важнее, чем сегодня, то, возможно, такое суждение окажется для вас более реальным.

Бегство от жизни сознательно или бессознательно поворачивает ваше сознание к чисто воображаемой деятельности, к бегству от реальной жизни и обычных забот текущего дня. Вы можете убежать от сегодняшнего дня, живя воображаемой жизнью в прошлом или будущем. Конечно, само по себе бегством от жизни не является чем-то плохим или хорошим время от времени все мы убегаем от жизни, по крайней мере в тех случаях, когда нашему сознанию, как и нашему телу, необходимо восстановить силы сменить вид занятий. Но бегство от жизни, вошедшее в привычку, это другой случай: оно восстает против любых форм разумного планирования вашей жизни.

Философия и религия отчасти освобождают людей от привычки жить сегодняшним днем. Вера может освободить от забот или тревог о завтрашнем дне и от сожалений и вины о дне вчерашнем. Она может сформировать в нас такое отношение к прошлому, что мы будем видеть в прошлом только хорошее.

Мы будем спокойно вспоминать прошлое и перестанем критически оценивать каждый прожитый день. Такое мышление может привести к устойчивому мнению, что в будущем нас не ждет ничего хорошего, то есть к потере разумного оптимизма.

Зная по опыту, что идеал жизни это жизнь на все сто процентов в данную минуту, и это между прочим, изумительное состояние, которое только изредка достижимо Если дело, которое вы выполняете, захватывает вас настолько, что оно поглощает всю душу и вы погружаетесь в иной, мистический мир, и уже законы этого мира начинают вами управлять. Самое важное в этом мире — это более высокий уровень ощущения реальности и развитие интуиции.

Большинство из нас далеко отстоят от этого идеала. Это и в самом деле потому что сегодня ограничено рамками вчера и завтра, точно так же, эта минута или час ограничены текущим моментом, который связан со временем до и после. Нам свойственно человеческое: «смотреть назад и вперед и желать того, чего нет».

Главная проблема заключается в достижении равновесия и чувстве гармонии. Планировать время следует всем, неважно, касается ли это личных дел или управления большой корпорацией, планирование начинается с составления плана, в котором указано, когда и необходимо сделать, скажем, в ближайшие пять лет, а затем этот план разбивают на более короткие, например, трехмесячные периоды. Важность сегодняшних дел, их значимость определяются всей структурой вашего плана -учитывающего шкалу приоритетов. Но сегодняшний день имеет свою собственную автономию.

Я вижу сейчас, что сегодняшний день является следствием всех моих вчера одновременно прёлюдией всех моих завтра. Это время, когда я, если захочу, смогу отразить прошлое и сделать обзор как своей собственной жизни, так и попытаться нарисовать обобщенную картину. Это время, когда я смотрю вперед и пытаюсь отыскать звезды, по которым я направлю свой в будущее. Но у этого дня есть и свои собственные права, день общения с замечательными людьми, со своими запросами, обязанностями, возможностями, надеждами и страхами. Часть из них может быть связана с будущим, а часть нет. Забавно, что я не знаю истинной стоимости того, о чем я рассуждаю сегодня, за исключением, возможно, случайных вспышек прозрения или интуитивных догадок. Только в будущем, когда я брошу взгляд назад, я буду способен оценить, что же было существенным в моих рассуждениях, а что нет.

Если вы согласны с выводами, которые следуют из этих размышлений, вы видите, что наше внимание спокойно и твердо обращено на сегодня. Подобно омару в кастрюле, вам трудно вернуться назад во времени. Так же как пасть в будущее, которое еще не родилось. Сегодняшняя работа должна быть сделана хорошо, и вам остается только как следует подготовиться, чтобы выполнить ее наилучшим образом. Но, чтобы выполнить работу, которая основана на вчерашнем и подготавливает вас к завтрашнему дню, вам необходимо тщательно планировать время каждого дня.

На основе личного опыта я предлагаю вам отводить не более десяти процентов вашего дневного времени на подведение итогов вчерашнего дня и планирование завтрашнего. Дни когда вы составляете планы на большие сроки или подводите итоги за длительные периоды времени, должны быть исключены из этого правила.

Начните с ежедневника на год

Ежедневник — это важный инструмент планирования времени. Некоторые подарки доставляют большее удовольствие, чем ежедневник на следующий год: вы смотрите на все эти пустые страницы и обещаете начать новую жизнь со следующего года.

Вид или форма вашего ежедневника зависят от личного вкуса. Многие люди предпочитают комбинацию ежедневников: большого формата — одна страница на день, который лежит в офисе и используется также и их секретарями, и карманного ежедневника. Важно, конечно, чтобы ежедневники были синхронизированы, в противном случае вы будете принимать приглашение на утренние встречи, а ваши секретари будут говорить другим, что вы свободны. (Вы можете принять систему, при которой ваш секретарь записывает посетителей только на те фиксированные часы приема, которые вы сами установили.)

Лично я предпочитаю пользоваться системой управления с помощью контрольного времени, которую считаю наиболее полезной. В кожаном блокноте для заметок с отрывными листами вы фиксируете ваш день, используете и другие страницы, которые с ним связаны. Вы можете держать на той же странице заметки по вашим ключевым целям и объектам: все важные заметки должны быть собраны вместе.

Приобретя ежедневник на следующий год, отметьте праздники, семейные события, дела, не связанные с работой, такие как собрание членов, гаражного кооператива или советов, членом которых вы являетесь. Это время у вас уже занято. Перенесите также все ваши рабочие обязательства в новый ежедневник. Добавьте в него все контрольные сроки, к которым должны быть выполнены основные дела.

Вдруг вы заметите, что календарь ваших дел следующий год оказался весьма заполненным. Конечно, еще остается достаточно много времени, когда вы ни с кем не встречаетесь, однако этим временем вы должны распорядиться сами.

Непростая работа составить программу дел для одного дня. Выберите день и отметьте на этом листе все дела, которые вы планировали сделать в этот день, а также то, что вы хотите выполнить в свободное время. К делам, которые запланированы заблаговременно, добавьте текущие: рутинные и те, что появились в последние дни.

С течением времени, когда вы наберетесь опыта, вы сможете воспроизводить лист в своей памяти, используя ежедневник только для контроля вашей памяти, а также в очень напряженные дни, когда вам предстоит много встреч и различных дел.

Установите пределы времени для выполнения каждой задачи. Вырабатывайте умение всегда оценивать время, необходимое для выполнения любой работы, например проведение интервью или написание отчета. Проверяйте впоследствии реальные затраты времени, чтобы убедиться, были ли ваши оценки реальными.

Затем установите приоритеты. Приоритеты состоят из двух компонентов в различной пропорции: срочность и важность. Срочность означает. что вы должны отремонтировать проколотую шину вашего автомобиля, но само дело не является важным. Важное дело означает, что вам пора подумать о маркетинговой стратегии вашей компании, но это дело не является срочным. Но если дело и срочное, и важное, то это означает, что исполнительный директор вашей компании пригласил вас на совещание к нему в 4 часа 30 минут пополудни для обсуждения новой стратегии продаж.

Некоторые задачи, не являющиеся важными и срочными, тем не менее следует выполнить в первую очередь. В качестве хорошего критерия здесь можно использовать отношение время/прибыль. Если прибыль (или польза) целика, а затраченное время мало, то делайте это дело. Например, перед тем, как вы приступите к важному занятию, например к написанию письма с деловым предложением к вашему основному клиенту, может быть, вы поручите выполнение пары второстепенных дел вашим сотрудникам. Тогда вы сможете уделить те несколько минут, которые вы намеревались потратить на эти простые задачи, для более глубокого и обоснованного составления предложения вашему клиенту.

Некоторые люди используют систему приоритетов выполнения дел. Приоритеты обеспечиваются либо системой записи, либо присвоением номера, либо проставлением некоторого числа звездочек рядом с записанным делом. Приведем пример записи:

А — ДОЛЖНО быть сделано сегодня

В — СЛЕДОВАЛО БЫ сделать сегодня

С — ВОЗМОЖНО сделать сегодня

Возможно, вы и не дойдете до конца листа с записями А и В, но пусть это вас не беспокоит. Если вы будете выполнять работу в соответствии с теми приоритетами, которые вы сами "установили, вы сделаете все важные дела, и это будет означать, что ваша система управления временем исправно работает.

При планировании вашего дня не пожалейте несколько минут и посмотрите на обложку вашего ежедневника. На ней приведен грамотный дневной бюджет вашего времени. Некоторые люди предпочитают планировать дневные дела утром, другие составляют дневной план накануне вечером. Такое планирование имеет преимущество, потому что вы можете заснуть на своем плане (то есть планирование может быть использовано как безвредное, но сильнодействующее снотворное).

Иногда после ночного отдыха в вашем плане возникают новые дела и могут расставляться приоритеты (утро вечера мудренее). Ваше подсознание работает, пока вы спите, и предлагает эти решения так же, как и компьютер, решающий задачу в фоновом режиме. В качестве примера можно привести таблицу Менделеева: решение задачи было получено Дмитрием Ивановичем во сне.

Проверьте ваш спланированный день: есть ли в вашем расписании окна или небольшие промежутки времени, которые можно заполнить и эффективно использовать? Как говорил Фридрих Ницше: «День имеет сотню карманов, но только в том случае, когда вы способны все эти карманы заполнить». Весьма вероятно, что вы сможете заполнить запасные карманы, если вы сможете их найти и подобрать для них соответствующие задачи, такие, как написать письмо или позвонить по телефону.

Предупреждение: если вы сами переносите какое-то дело с одного дня на другой, это может рассматриваться как промедление. Тщательно проверите этот случай, чтобы убедиться, что это не так!

Помните, что план должен быть гибким, если кто-то — член вашей семьи или важный покупатель — может предложить вам срочную встречу, причем эта встреча будет иметь самый высокий приоритет среди всех ваших ежедневных дел.

Какие дела являются самыми важными сейчас? Этот вопрос вы должны задавать себе постоянно в течении дня, Ответ, конечно, зависит от постоянно меняющихся обстоятельств и от запросов в данную минуту, и, кроме того, он не должен быть согласован с вашими долговременными планами. Поэтому необходимо выработать ряд критериев, которые время от времени будут проверять свою ментальную дисциплину и будут служить совершенствованию правильного ощущения времени.

Планирование времени

XXI век — век огромных потоков информации.

  • эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
  • мыслить, используя весь свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Интеллект-карты – очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие, и многих других.

Области применения Интеллект-карт:

  • создание ясных и понятных конспектов лекций;
  • максимальная отдача от прочтения книг/учебников;
  • написание рефератов, курсовых проектов, дипломов.
  • подготовка к экзаменам;
  • запоминание списков: что сделать/кому позвонить/…
  • вы за меньшее время даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
  • проведение деловых встреч и переговоров.
  • управление временем: план на день, неделю, месяц, год…
  • разработка сложных проектов: нового бизнеса,…
  • генерация новых идей, творчество;
  • коллективное решение сложных задач.

Интеллект-карты (в оригинале Mind maps ® ) это разработка Тони Бьюзена — известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления.

История и философия

История – отрывки из книги Т. Бьюзена о истории создания mind-maps.

Философия – статья Сергея Шипунова о философских аспектах, лежащих в основе интеллект-карт.

Основные законы и принципы построения интеллект-карт:

Обзор различных областей применения интеллект-карт

1. Выступление перед аудиторией.

2. Обратная связь в 3-ках.

3. «Перекусы» в паузах.

ООО «Первая страховая компания» Руководитель агентской группы

31 марта, 1 апреля, 5-6 апреля провели корпоративный тренинг по теме "Интеллект-карты" для трех разных групп от компании Ростелеком.

В декабре 2013 г. провели очередной тренинг «Интеллект-карты». Предлагаем почитать отзывы.

14, 23 декабря 2012 г. провели корпоративный тренинг по теме Интеллект-карты для компании ТелекомТЗ.

19 сентября, 8 октября провели корпоративный тренинг для компании МТС по теме Интеллект-карты.

16+18 февраля прошел очередной семинар по Интеллект-картам.

Планирование времени

Умение планировать свое время — это одно из самых главных умений. И чем раньше Вы научитесь это делать, тем успешнее будет Ваш процесс обучения в будущем. Вы, наверное, замечали, что лучшие ученики (а чаще — ученицы) — это необязательно самые умные. Но, как правило, это дисциплинированные и умеющие организовать свое время. И часто во время учебы, особенно в вузе, выучить надо много, а времени мало. Так что если Вы сумеете спланировать свое время, то и настроение будет лучше (от того, что Вы не оказались погребены под кучей навалившихся дел), и оценки выше.

Свои планы лучше разбивать на три типа: долгосрочные, краткосрочные и ближайшие. И главное — купите большой ежедневник, куда Вы все свои планы будете записывать.

Это те планы, которые Вы намечаете на четверть или на семестр вперед. Отметьте в ежедневнике каникулы и праздники, а также рабочие дни (если Вы еще и работаете). Далее надо зафиксировать даты, относящиеся к учебе (как только они становятся известны): контрольных работ, докладов, курсовых, экзаменов и т.п. Ну, и не забудьте о развлечениях: концерты, театры и пр.

А теперь установите для себя сроки выполнения каждого дела, поступая следующим образом: большие дела делите на более мелкие, время выделяйте с запасом (помните, что обычно любое дело занимает больше времени, чем кажется вначале). Потом для каждого дела, исходя из установленных сроков, составьте понедельный график его выполнения. В результате получится план действий на весь период. И хорошо бы его повесить на заметное место (например, на стену над столом), чтобы как можно чаще он был у Вас перед глазами.

У Вас уже есть еженедельный план. Теперь Вы должны распланировать каждую неделю по дням и часам. Лучше всего это делать в какой-то определенный день (например, в воскресенье) на неделю вперед. Как и при планировании долгосрочных дел, Вы должны внести в план строго обязательные дела (типа работы, учебы, времени на дорогу) и установить для всех дел сроки их выполнения. При этом учитывайте время суток, в которое у Вас максимальная работоспособность (для каждого человека оно свое), и выделяйте его для самостоятельных занятий. И помните: лучше заниматься каждый день по часу, чем один раз в неделю, но целый день. Начинать занятия следует с более трудных предметов, оставляя более легкие на конец занятий.

Как и при составлении краткосрочных планов, ближайшие дела надо планировать регулярно, каждый день (либо накануне вечером, либо утром — кому как удобно). Имейте список дел на целый день. Для удобства можно отделять обязательные дела от необязательных (например, выделяя их разными цветами).

Во-первых, я не записываю то, что хочу сделать в течение дня, а удерживаю это в памяти. По завершении дня я записываю, что делал:

  • Фирма А — обучение работе с платежным поручением, работа со справочником; 30 минут
  • Фирма С — разговор с директором; 2 часа.
  • Фирма Г — поиск ошибки в алгоритме загрузки документа из Интернет; 4 часа.
  • .

По окончании месяца я формирую два отчета. Отчет "фирма — доход":

  • Фирма А — 10 часов ( x1 рублей дохода)
  • Фирма Б — 4 часа ( x2 рублей дохода)
  • Фирма В — 5 часов ( x3 рублей дохода)

и отчет "функция — количество потраченных часов":

  • Переговоры — 10 часов
  • Программирование — ***
  • Поиск ошибок в базе данных заказчика
  • Ремонт компьютера
  • Настройка локальной сети.
  • Обучение заказчиков
  • Обучение партнеров
  • Консультации по покупке новой техники.

Подобные отчеты позволяют определить наиболее невыгодных заказчиков и наиболее трудоемкие операции.

Попробуйте один месяц записывать то, что Вы делаете, и Вы будете немного удивлены результатами. Например, окажется, что узкопрофессиональными функциями (теми, что отличают Вас от других), Вы занимаетесь меньше 50% рабочего времени.

Вы получите серию писем, в которых будет демонстрироваться простые и понятные упржнения на освоение навыка скорочтения. Вы узнаете о том, как сделать апгрейт мозгов и наконец, начать быстро читать.

Планирование дня

Планирование дня обычно начинается с вечера.

Вечером накидайте на лист бумаги все дела, которые вы хотели бы (вам необходимо) поделать завтра. Это и настройка, и утром ничего не упустите.

Проснувшись и пройдя через утро, почувствовав свое состояние, получив новые вводные и от домашних, и по работе, к моменту начала дел мы обычно понимаем, что сделанный вечером список дел нужно уточнить и дополнить. Заново напишите полный список всех дел на сегодня.

Составляя список дел, будьте реалистами: во-первых, в дне только 16 часов (за вычетом время сна), во-вторых, кроме дел есть необходимый сервис (умыться, поесть), и, в-третьих, часть времени оставьте на непредвиденное: всегда происходит что-то, что заранее предсказать нельзя. Но можно предсказать, что это произойдет, и это время заранее учесть.

На эти форс-мажоры оставьте 2 часа из рабочего времени и еще 2 часа из личного времени. Это — вприкидку. С опытом вы будете знать точнее, какое время вы планировать можете, а сколько нужно оставить в запас на все непредвиденное.

1. В первую очередь расположите дела, фиксированные по времени – встречи, совещания, обучение.

2. Затем расставьте остальные дела по приоритетам. Самые важные дела должны оказаться наверху. См.→

3. Между ними обязательно вставьте участки сервиса и отдыха.

Профессионалы ТМ для составления списка дел дня с расстановкой по приоритетам используют специальные методы: смотри Метод Альпы.

Разобравшись с приоритетами, план дня (список дел) обязательно запишите. Вы можете план написать от руки, можете набрать на компьютере и распечатать, но у вас должен появиться Документ. Смотри Зачем нужно записывать план дня.

Если ваш образ жизни неразрывно связан с компьютером (ноутбуком и коммуникатором), удобным средством планирования может оказаться стандартный ежедневник-календарь Outlook. Не поленитесь с ним подружиться, это достаточно разумная система: он будет всегда с вами, все под рукой и все наглядно. Смотри Outlook. Иногда самым удобным ежедневником оказывается школьный дневник: видно всю неделю сразу, удобно планировать.

Для каждого дела в плане важно записать:

1. Планируемое время начала.

2. Планируемое время окончания.

3. Реальное время начала.

4. Реальное время окончания.

5. Оценка эффективности работы (по десятибалльной шкале).

1. Обязательно оставляйте время на отдых:

  • Удобно делить час на 50 минут работы, 10 минут отдыха.
  • Несколько раз в день можно делать передышку побольше (20-30 минут).

2. Выделяйте время на сервис:

  • Обязательно напишите в плане завтрак, обед и ужин.
  • Оставьте несколько блоков по полчаса на простые сервисные дела: позвонить родным или по личным делам, сделать себе чай, ответить на почту и другое.
  • Сделайте несколько окон для непредвиденных дел: не придётся перестраивать план дня, если появятся новые вводные.
  • Все эти дела в плане можно помечать просто «Сервис».

Если вы сильно выбились из графика, худший вариант – ругать себя за то, что вы не укладываетесь в план. Ругать себя – самый верный способ удариться в чувства и загубить план окончательно. Лучшее решение – перестроить план. Оцените, сколько у вас осталось времени, выберите самые важные дела и постройте план заново. Если выбились из плана – 5 минут отдохнуть, расслабиться, потом ещё 5 минут – написать план заново, и начать с чистого листа.

Вечером подведение итогов. Важно поставить себе несколько оценок, насколько хорошо вы выполняли план. Например:

1. Насколько хорошо попадали в график? Оцениваем сами себя: от 1 до 10.

2. Средняя оценка эффективности – насколько хорошо сегодня работали?

3. Минимальная оценка эффективности – а были ли моменты, когда совсем халтурили?

4. Галочка – подготовили ли план следующего дня вечером?

Настройку на завтра делайте перед самым сном, она состоит из двух частей: просмотра Метафоры прошедшего дня и Программирования утра.

Первую неделю или две вы работаете на план. Потом планирование дня становится привычкой, и дальше оно работает на вас – помогает работать заметно эффективнее.

(Через неделю сравните среднюю эффективность работы первого дня и десятого).

План дня похож на велосипед. Когда вы разогнались, равновесие держится само, но если вы едете медленно, то велосипед грозит упасть то влево, то вправо. Для того чтобы план работал, надо его правильно «разогнать». Насколько хорошо вы утром запустите свой план в работу, настолько качественно и эффективно пройдёт весь день.

Источники:
Оказание услуг по Бизнес планированию
Планирование времени,тайм менеджмент,управление временем,личное планирование,правила планирования,методы планирования
http://www.sgqconsulting.ru/planning-time.htm
Планирование времени
Интеллект-карты
http://www.mind-map.ru/?s=11
Планирование времени
Умение планировать свое время — это одно из самых главных умений. И чем раньше Вы научитесь это делать, тем успешнее будет Ваш процесс обучения в будущем. Вы, наверное, замечали, что лучшие ученики
http://www.citycat.ru/iq/nn/n80_01.html
Планирование дня
Психологос энциклопедия практической психологии
http://www.psychologos.ru/articles/view/planirovanie_dnya

COMMENTS