планирование рабочего времени

Методы планирования рабочего времени

В предыдущей статье мы рассмотрели преимущества планирования. Сейчас разберем методы планирования рабочего времени, так сказать, планирование рабочего времени для новичков.

Для самого простого планирования вам достаточно иметь листок бумаги и ручку. На бумаге написать цели и планы на следующий день. И по ходу выполнения вычеркивать сделанные дела. Этот способ очень простой и достаточно эффективный. Этот способ позволяет видеть и планировать жизнь всего лишь на 1 день вперед, что является уже большим плюсом, потому что 80% людей не делают даже этого.

Для улучшенного планирования нам потребуются:

Итак, разберемся с этими пунктами.

Дневник – это то место, где собирается вся хорошая информация и мудрые мысли, которые Вам встречаются на жизненном пути. Хорошие идеи могут быть высказаны почти любым человеком. Великая идея может осенить Вас в самое разное время, потому будьте готовы и НЕ ДОПУСКАЙТЕ, ЧТОБЫ ХОРОШИЕ ИДЕИ УСКОЛЬЗАЛИ ОТ ВАС. Великая идея может изменить Вашу жизнь – если Вы уловите ее. Всегда имейте дневник при себе, независимо от того, где Вы находитесь и записывайте идеи и мысли посетившие вас.

Календарь планирования служит для планирования целей и составления планов более, чем на следующий день. Когда вы овладели искусством планирования дня, вы готовы переходить к планированию недели. Правило следующее: НЕ НАЧИНАЙТЕ СЛЕДУЮЩУЮ НЕДЕЛЮ ДО ТЕХ ПОР, ПОКА НЕ ЗАКОНЧИТЕ ЕЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.

Далее беритесь за планирование месяца. Спрашивайте себя: «Что я должен сделать за этот месяц?» Правило то же самое: НЕ НАЧИНАЙТЕ СЛЕДУЮЩИЙ МЕСЯЦ ДО ТЕХ ПОР, ПОКА НЕ ЗАКОНЧИТЕ ЕГО ПЛАНИРОВАНИЕ.

Затем вы научитесь координировать ваши цели на день, на неделю и на месяц с вашими целями на три месяца, на шесть месяцев и на год. Я с вами абсолютно согласен, процесс планирования рабочего времени вызывает напряжение и забирает немного времени, но уверяю вас, что планируя свою жизнь, вы достигнете гораздо большего. Все ваши действия будут продуктивнее и намного осмысленнее. Они приобретут необычайную ясность. От вас потребуется проявить высокую дисциплинированность. Но если вы выполните это, то вас можно будет называть мастером своего времени. Сам акт планирования способствует ясному и точному обдумыванию вами своих действий. Чем больше вы думаете о чем-то и планируете свои действия, тем быстрее и эффективнее вы достигнете своей цели.

Преимуществом календаря планирования является то, что вы можете планировать полное видение своей жизни, формируя и записывая в календарь список своих целей на 5, 10, 20 лет вперед.

Дополнительным приемом планирования рабочего времени, в котором можно объединить все вышеперечисленные инструменты, является программа-органайзер для ПК. Есть очень много качественных, удобных органайзеров, где можно вести все свои дела. Сам могу посоветовать ПРЕКРАСНУЮ программу LeaderTask.

Удачного вам планирования!

Понравилась статья? Рекомендуйте ее друзьям:

Лично я для организации личного времени и повышения личной эффективности использую LeaderTask. Он и личный помощник, и работать с ним очень просто, составлять планы, корректировать их, а самое главное что голова всегда свободна.

Лучше всего планировать рабочий день на листе бумаги, так называемым планировщиком рабочего дня, а рабочую неделю лучше планировать в электронном виде, например в обычном ексель файле, и обязательно используйте таймер на ПК для ежечасных перерывов между работой.

Статья хорошая, но все что в ней написано завязано на необходимость «писать», есть ли что ни будь аналогичное, но без необходимости использовать ручки\карандаши и т.п. Потому как сам письма у меня лично вызывает отвращение еще со школы, единственное что я использую для «письма» это клавиатура, но ее с собой не потаскаешь. Поэтому вывод, статья пригодна для людей 19-20 века, но не пригодна для современных поколений и тех что будут после нас.

Обращаюсь к «Я». Может у вас есть отвращение к письму, но это не говорит, что у всех такое же отношение к бумаге и карандашу. Я из современного поколения, если так можно выразиться, с удовольствием пишу свои цели и свой план на день на бумаге. Это мне импонирует даже больше чем на компьютере или смартфоне.

В календаре outlook прекрасно можно планировать свой день, неделю, месяц, создавать встречи и ставить задачи. Все будет под контролем.

попробуйте интеллект карты. у меня отлично работают! Как их составить тут написано http://constructorus.ru/uspex/intellekt-karty.html

Согласен с MARI, в Outlook это достаточно удобно. И тебе всегда напомнят о времени совершения тех или иных событий.

Да, планирование конечно очень хорошо вроде бы разгружает день, но на первых этапах очень тормозит, если не выполняешь все по плану. Замечаю, что если план не соблюдается, то скатываюсь вниз по лестнице в то место, откуда начинал. Либо когда четко следуешь по плану, бывает сильно устаешь и потом нету сил. Также откатываешься назад, когда нет резервного плана и появляются непредвиденные задачи. Пока не научился составлять резервные планы, но буду стараться.

Планирование рабочего времени

  • Вы здесь:  
  • Home
  • Краткий курс по основам менеджмента
  • Социально- психологические методы управления.

Любые студенческие работы по приятным ценам. Постоянным клиентам — скидки! Оставьте заявку и мы ответим Вам по стоимости работ в течении 30 минут!

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 мин на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Принципы и правила планирования времени.

Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо прежде всего четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.

При планировании следует учитывать такие основные правила:

• при составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, т. е. 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие.

Система планирования времени

• необходимо постоянно фиксировать затраченное время, при этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о

затратах своего времени, может составлять план на будущее;

• для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

• основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

• для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которыми менеджер может реально справиться.

Основой плана использования времени менеджера может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и

подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени менеджера. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Методы упорядочения планов рабочего времени

Упорядочение планов дня с помощью метода "Альп". Этот метод охватывает пять стадий:

• оценивание продолжительности действий;

• резервировании времени (в соотношении 60:40);

• принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

• контроль учета выполненного.

Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Паретто (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени менеджера: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ (таблица). Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ базируется на трех закономерностях:

• наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;

• важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;

• менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования анализа АБВ необходимо следовать таким правилам:

• составить список всех будущих задач;

• систематизировать их по важности и установить очередность;

• пронумеровать эти задачи;

• оценить задачи соответственно по категориям А, Б и В;

• задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;

• задачи категории Б (20 %) подлежат перепоручению;

• задачи категории В в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

1) срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;

2) срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;

3) менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

4) менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.

Правила планирования

По каким направлениям происходит информатизация, смысл и важность информатизации

Охватывать планом лишь 70-80% рабочего времени, оставляя 20-30% на неплановые мероприятия.

Осуществлять реалистичное планирование.

Фиксировать в планах преимущественно не действия, а ожидаемые результаты.

Отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел.

Определять, какую работу выполнить лично, а какую можно поручить другим.

В течение всего планового периода пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел.

Планировать и использовать эффективно время на поездки и ожидания.

Резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач.

Стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант.

При планировании учитывать приоритетность, значимость дел для достижения целей.

Предусматривать в планах время на повышение квалификации.

Согласовать свои планы с коллегами и подчиненными.

В план на определенный период включать в первую очередь невыполненные в предыдущем периоде дела, если нет срочных.

При планировании учитывать изменения работоспособности в течение рабочего дня.

Отводить для выполнения дел ровно столько времени, сколько требуется.

Устанавливать точные сроки выполнения дел.

Составлению плана работы на определенный период должен предшествовать анализ выполнения плана за аналогичный предшествующий период.

Объединять при планировании небольшие однородные дела в рабочие блоки.

Предусматривать в планах время на краткосрочные перерывы для отдыха.

Составлять план на день накануне вечером, а утром его корректировать.

Все планы составлять в письменной форме.

Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день.

Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня.

Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу.

Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.

Принцип Парето гласит, что внутри определенной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем их удельный вес в численности этой группы. Данный принцип неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах. Применительно к принципу Парето говорят о «соотношении 80/20». Перенесение этой закономерности на работу руководителя означает, что в процессе работы за 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

На практике в связи с данной закономерностью обычно используется и проводится АВС-анализ (функционально-стоимостной анализ — Activity Based Costing).

ABC-анализ в деятельности менеджера основывается на следующей закономерности:

— важнейшие дела (категория «А») составляют около 15% количества всех дел руководителя. Значимость этих дел (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%;

— на важные дела (категория «В») приходится около 20%общего числа и также 20% значимости дел;

— менее важные и несущественные дела (категория «С») составляют около 65% общего числа дел, но имеют незначительную долю — порядка 15% в общей значимости всех дел менеджера.

Графически это изображается с помощью кривой концентрации Лоренца.

Очевидно, что успешная деятельность менеджера предполагает выполнение, прежде всего, наиболее важных, значимых дел. В связи с этим рекомендуется за самые важные, т. е. приносящие наибольший результат, (дела «А») браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть эффекта. На дела «В» приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа менее важных и несущественных задач дает небольшой итог.

Вместо того, чтобы расходовать время на действительно важные дела, мы зачастую тратим свое время и энергию на срочные, но малозначимые дела. Редко случается, что важное дело нужно выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочное дело, как правило, мы стремимся выполнить немедленно.

Для определения приоритетов в выполнении дел целесообразно использовать правило Эйзенхауэра, согласно которому дела подразделяются на четыре группы:

D ) менее срочные/менее важные.

Дела группы «А» руководитель должен выполнять сам, причем в первую очередь.

Дела группы «В» должны быть делегированы менеджером другим исполнителям. Основная опасность дел данной группы состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель подпадает под «тиранию» требований срочности их выполнения и в результате полностью отдается выполнению их. Возможность делегирования этой группы задач другим исполнителям объясняется тем, что для их выполнения не требуется специальных знаний и особых качеств. Руководитель должен оставить за собой только контроль сроков выполнения этих дел.

Дела группы «С». По данной группе несрочных дел менеджеру рекомендуется сначала перепроверить степень важности дел, далее определить возможность их делегирования (полностью или частично) другим исполнителям. Если такая возможность имеется, руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых дел. Если дело не может быть делегировано, то менеджер должен взяться за его выполнение сам.

Основная опасность задач данной группы дел состоит в том, что, не будучи вовремя решены, они рано или поздно превращаются в задачи срочные и в таком случае должны будут решаться лично руководителем в кротчайшие сроки.

Дела группы « D ». Данная группа дел включает дела несущественные и несрочные, решение которых не входит в компетенцию руководителя, от них следует воздерживаться.

В деятельности каждого менеджера имеются действия, факторы и т. д., которые не дают ему существенных результатов, при этом ведут к неэффективному использованию его рабочего времени. Их называют «поглотителями» времени.

  1. В понедельник утром (или в пятницу вечером) следует составить список всего, что вы хотите сделать.
  2. Определить приоритеты, выбрать наиболее важные дела и запланировать их на начало недели.
  3. Составлять план недели на одном листе, разбив его на шесть колонок (соответственно дням недели).
  4. Выписывать ваши обязательства с фиксированным временем: назначенные встречи, собрания, необходимые звонки.
  5. Оставлять время для неожиданных дел.
  6. Однородные виды работ выполнять блоками.
  7. Выделить один или два дня, в течение которых вы готовите или обрабатываете документы. В эти дни недели можно провести все совещания, а в утренние часы остальных дней — выполнять аналитическую работу.
  1. Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день.
  2. Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для вас время суток.
  3. Оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня.
  4. Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей, если вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу.
  5. Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.

Заказать маркетинговое исследование для дипломной работы или иной другой работе в страховом брокере Абсида по телефону +7(926)777-76-80

Маркетинговое исследование рынка страхования в Москве 2016

Вид деятельности : страховой брокер (КАСКО, ОСАГО)

Год основания : 2007

Доля на рынке страхования (удаленные продажи) в Москве: 17,1% в 2016 году.

Тайм менеджмент в Excel: система планирования рабочего времени

Тайм менеджмент в Excel: система планирования рабочего времени.

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel , на бумаге или в специальных программах ,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Ссылки скачать шаблоны для планирования на день, неделю, месяц и год: в файл Excel по дням разносим что в какой день делать, скачать примеры планировщика недели (с диаграммой Ганта) здесь планирование работы на неделю и месяц, а дела на день выписываем на бумагу бланк дня файл Excel скачать можно тут планирование дел на день.

Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,

а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя , т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц- неделя -день.

Начнем с месяца:

В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели . Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.

Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день ( это планирование дня ).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты , выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

  • ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
  • ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
  • КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата :

1. книга прочитана до конца месяца

2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения

3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов»

задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи

задача к п.1. читать по 30 страниц в день

задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист

задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2016 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Эффективность рабочего времени и приоритет задач

Источники:
Методы планирования рабочего времени
В предыдущей статье мы рассмотрели преимущества планирования. Сейчас разберем
http://constructorus.ru/uspex/metody-planirovaniya-rabochego-vremeni.html
Планирование рабочего времени
Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 мин на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до дв…
http://menegmf.ru/kratkij-kurs-po-osnovam-menedzhmenta/257-planirovanie-rabochego-vremeni-menedzhera.html
Правила планирования
По каким направлениям происходит информатизация, смысл и важность информатизации Охватывать планом лишь 70-80% рабочего времени, оставляя 20-30% на неплановые мероприятия. Осуществлять
http://www.addere.ru/f16.htm
Тайм менеджмент в Excel: система планирования рабочего времени
Планирование рабочего времени тайм менеджмент (time management), управление своим временем, готовая система планирования тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги файлы, картинки и примеры для вас
http://wintobe.ru/time-management.html

COMMENTS