Планирование рабочего времени

Планирование рабочего времени

Делопроизводство

Эффективное планирование рабочего времени на предприятии

Рабочее время — это время, которое любой работник посвящает выполнению свой трудовой функции. Его продолжительность регламентирует трудовое законодательство.

Планирование рабочего времени является неотъемлемой частью управления им, то есть тайм-менеджмента. Это модное сегодня слово означает не просто управление временем, а его эффективное планирование для достижения целей предприятия. Ведь время — это один из ресурсов, использовать который нужно рационально.

Говорить об управлении временем не совсем корректно. Его течение не зависит от действий человека, оно не ускоряется и не замедляется.

Управлять стоит использованием этого времени. Причем для предприятия это важно на всех уровнях — от руководителя до рядовых сотрудников. Эффективное использование этого ресурса напрямую сказывается на производительности труда, а значит и на прибыли.

Для любой компании планирование рабочего времени имеет и еще одно важное значение.

От того, какой фонд рабочего времени требуется для выполнения производственных задач, зависит численность сотрудников предприятия, а значит, и связанные с персоналом финансовые затраты.

Дефицит означает нехватку. В нашем случае — нехватку рабочего времени для выполнения поставленной перед конкретным сотрудником, подразделением или предприятием в целом задачи.

Результатом может быть срыв сроков исполнения заказа и его неблагоприятные последствия. Чаще всего, дефицит времени связан с некомпетентностью руководителя.

Можно выделить три группы причин, приводящих к дефициту времени:

  • личные качества руководителя;
  • действия руководителя;
  • независимые причины.

Личные качества руководителя, приводящие к потерям времени, могут проявляться в таких явлениях, как:

  • суетливость, то есть торопливое совершение беспорядочных действий;
  • постоянная спешка;
  • отсутствие полноценного отдыха из-за доработки дома.

Неграмотные же действия приводят к тому, что возникают:

  • низкая или отсутствующая мотивация у сотрудников;
  • нарушение коммуникации;
  • отсутствие ранжирования дел по степени важности;
  • неумение делегировать полномочия.

Независящие от руководителя причины, ведущие к нехватке времени у руководителя и его подчиненных, это:

  • слишком большое число заданий, дел, поручений;
  • незапланированные события (воры времени).

Эти причины, как правило, не возникают по отдельности. Они вытекают одна из другой.

В результате получается замкнутый круг, выбраться из которого позволит только правильное и рациональное планирование. И контроль за выполнением намеченных мероприятий и затраченным на них временем.

Планирование — это один из инструментов принятия различных управленческих решений. Оно предполагает постановку целей и определение путей ее достижения. То есть это своего рода возможность возможность заглянуть в будущее компании и решить, как именно и за какой срок туда можно добраться.

Планирование и управление рабочим временем позволяет решить следующие задачи:

  • повышение уровня эффективности деятельности:
  • контроль действий и затрат времени на них;
  • оптимизация рабочего графика;
  • совершенствование техник использования времени;
  • отсев неэффективных с точки зрения временных затрат видов деятельности;
  • рациональное планирование выполнения важнейших дел;
  • четкое разделение рабочего и личного времени.

Планирование времени на предприятии, как и любое планирование, может подразделяться на виды по различным критериям:

  • по охвату (общее и частное);
  • по содержанию (стратегическое, оперативное и текущее);
  • по объектам (кадровое, производственное, финансовое);
  • по периодам (краткосрочное, среднесрочное, долгосрочное);
  • по возможности изменений (жесткое и гибкое).

Планирование общего фонда невозможно без подсчета затрат рабочего времени. Для того чтобы понять, сколько требуется этого ресурса, используются различные методы.

Затем рабочее время необходимо нормировать, то есть, основываясь на результатах подсчета затрат и научно-обоснованных нормативов, вывести оптимальное время для изготовления одной единицы продукции или выполнения задания.

Нормирование — это ядро планирования общего фонда времени. Именно на его основе определяется количество необходимого персонала, затрат на заработную плату, критерии стимулирования.

  • календарного;
  • номинального (календарный без выходных и праздников, но с учетом укороченных предпраздничных дней);
  • эффективного (сколько один работник отработал в плановый период).

Не менее важным, чем общее планирование, будет и тайм-менеджмент каждого сотрудника.

Здесь важно знать, кому установить жесткий график, а кто сам знает как планировать свое время максимально эффективно. И все же есть несколько важных моментов.

Например, выдерживать соотношение 60/40. То есть 60% рабочего времени распланировать для решения текущих задач, а 40% оставить на непредвиденные задания и творческую активность (два блока по 20%).

Этот и другие важные принципы планирования индивидуального рабочего времени сформулировал Л. Зайверт.

Он не выделял принципиальных различий между руководителями и специалистами в плане эффективности использования рабочего времени. Но некоторые аспекты все же хотелось бы отметить.

Для руководителя навыки планирования особенно важны.

В этом и заключается его функция: ставить цели, определять временные рамки для ее достижения и контролировать результат, а также делегировать полномочия, избавляясь от тех дел, которые могут выполнить специалисты.

Специалист планирует свое время, опираясь на поставленные руководителем задачи. Для него большое значение имеют навыки самодисциплины.

Как оплачивать переработку рабочего времени? Смотрите тут.

Любой план должен быть зафиксирован письменно, иначе он не существует. Облегчить управление временем поможет электронное планирование. Использование современных технологий не только позволит наглядно представить список дел.

Современные гаджеты способны напоминать своим владельцам о важных мероприятиях.

  • План необходимо составлять с вечера и с утра вносить в него коррективы.
  • Все внесенные в план дела необходимо разделить по времени на кратко-, средне- и долгосрочные.
  • Объем дел должен быть реалистичным, не стоит пытаться объять необъятное.
  • Фиксировать не только цели, но и предполагаемые результаты.
  • Определять приоритеты.
  • Устанавливать точные сроки исполнения каждой задачи.
  • Делегировать полномочия.
  • Регулярно следует корректировать планы.

В план необходимо включить абсолютно все дела, которые предстоит сделать в течение дня. Это позволит ничего не упустить на следующих этапах.

Записать необходимо все — от совещания у руководителя, до поздравления коллеги с днем рождения по корпоративной почте. Начать нужно с тех, которые имеют точное время: совещания, встречи, конференции и т. д.

Помимо поручений руководства, стоит включать и те дела, которые способствуют продвижению по карьерным ступеням. Например, повышение квалификации или творческую работу над проектом.

Чтобы планирование времени действительно было эффективным, необходимо все внесенные в ежедневный (еженедельный, ежемесячный и т. д.) ранжировать по степени их важности и срочности. А затем выполнять в порядке убывания значимости.

Наиболее часто для расстановки приоритетов и планирования времени используют такие методы, как Матрица Эйзенхауэра и Закон Парето.

  • все дела делятся на важные и срочные, важные и несрочные, менее важные и необязательные;
  • большую часть времени (до 80%) нужно посвятить наиболее важным и срочным;
  • делать это необходимо в начале рабочего дня.

Проверить, насколько эффективно любой работник использует свое рабочее время, можно математическим путем. Для этого используют различные коэффициенты, например, экстенсивного использования времени.

Формула его расчета выглядит так:

Кэ = (общий фонд времени — перерывы в работе)/общий фонд времени.

Идеальное значение будет равно единице. Чем больше, Кэ от нее отличается, тем неэффективнее используется рабочее время.

Аналогично можно подсчитать коэффициенты потерь и затрат времени:

  • по вине работника и по независящим от него причинам;
  • на личные потребности.

Для этого в числитель формулы подставляется нужное значение (в минутах), а в знаменателе так и остается общий фонд времени. Здесь зависимость обратная. Чем ближе это значение к единице, тем нерациональнее расходуется рабочее время.

Как вести учет рабочего времени? Узнайте тут.

Как списать трудовые книжки? Смотрите здесь.

Планирование рабочего дня, недели или иного периода во многом зависит от специфики профессии. Особенно, если она предполагает элементы творчества.

Рассмотрим, на что стоит обратить внимание представителям таких профессий, как юрисконсульт и менеджер в банковской сфере.

Особенностью этой профессии является участие в судебных заседаниях. Следовательно, рабочий график обязательно включает расписание судебных процессов и процессуальных сроков подготовки тех или иных документов. Это самые важные и неотложные дела.

Время встреч и переговоров с клиентами согласуется, исходя из оставшимися свободными промежутков. То что осталось в результате, тратится на аналитику и составление отчетов.

План на день будет выглядеть примерно так:

Планирование рабочего времени

Планирование рабочего времени. Одиннадцать эффективных советов.

Тот, кто умеет хорошо планировать рабочее время, всегда имеет преимущества перед остальными. Постарайтесь использовать эти рекомендации в своей повседневной жизни, и вы увидите, насколько лучше вы стали работать.

Планирование рабочего времени – это то, чему многие из нас учатся по необходимости. Проблема в том, что если навык был приобретен по необходимости, то с ним приходят и плохие привычки. И хотя сам по себе навык очень полезен, мы не можем использовать его в полной мере. Потратьте время на чтение информации по планированию рабочего времени, и вы можете достичь отличных результатов.

Возможно, вы сможете похвастаться такими результатами:

  • Избавление от привычки тянуть время и уклоняться от работы
  • Более быстрая и легкая оценка своей работы и способностей
  • Меньше беспокойства о срыве сроков
  • Большая производительность труда
  • Больше времени для отдыха и горящие туры

Планирование рабочего времени – это навык, который позволит вам выделить время на развитие. И каждому в этом поможет что-то свое. Лучше всего было бы попробовать самые разные подходы, пока вы не поймете, что ваше восприятие и отношение к работе изменились.

1. Делайте записи: записывайте все, что сможете. Заведите себе ежедневник или блокнот для записей, если у вас его еще нет. Лично я предпочитаю небольшой простой блокнот с белой бумагой, потому что он не ограничивает вас четкими графами и клеточками, как стандартный ежедневник.

Обычный список того, что надо сделать, будет полезен любому из нас, но мне больше всего нравятся «Три Списка Трех Методов». Ваша цель – стараться не создавать слишком длинные списки, которые сбивают с толку при первом же взгляде на них.

2. Используйте время, когда вы не работаете: используйте то время, когда вы гуляете, ведете машину, стоите под душем или делаете еще что-то «непродуктивное», для планирования. Подумайте о своих целях на сегодняшний или на следующий день. Какие цели будут самыми важными? Самое главное – верно расставить приоритеты.

3. Поощряйте себя: когда вы что-то заканчиваете, особенно, если это было чем-то важным, обязательно оставьте себе время на поощрение. Автор «Заводного апельсина» Энтони Берджес для завершения необходимых дел использовал «Метод мартини». Берджес ставил перед собой цель – 1000 слов в день. Когда он выполнял свою дневную норму, он мог расслабиться с мартини и устроить себе выходной. Возможно, для кого-то из вас мартини будет не самой лучшей наградой, но сам метод неплох.

4. Сосредоточьтесь на чем-то одном: человеческий мозг работает наиболее эффективно во время концентрации. Как мы увидели раньше, работа со многими заданиями одновременно представляет собой помеху для хорошей производительности. Сконцентрируйтесь на чем-то одном и доведите дело до конца. Следите, чтобы задания не перепутались между собой. Иногда выполнение сразу нескольких задач может оказаться более эффективным, но в основном это не так.

5. Любыми способами избегайте затягивания работы: если вы стремитесь к максимальной производительности труда и рациональному использованию времени, ни в коем случае нельзя откладывать работу. Если об этом не позаботиться, то о производительности труда можно забыть.

6. Устанавливайте себе крайние сроки: никому не нравятся ограничения по срокам. Они вызывают стресс, раздражение, беспокойство – и снова стресс. Гарантированный способ смягчить этот стресс – установить себе срок еще раньше реального. Ставьте выполнимые цели, но при этом будьте требовательны к себе. Бросайте себе вызов, и при этом, согласно пункту 3, награждайте себя за то, что приняли этот вызов. В конечном счете, это не только сэкономит вам время и повысит производительность труда, но и оставит запас времени до реальных сроков, срыв которых чреват штрафными санкциями за просрочку. Кстати, не надо злоупотреблять отсутствием штрафов, разработайте свои собственные санкции за срыв ваших личных сроков.

7. Передавайте полномочия: часто бывает так, что люди берут на себя больше, чем могут выполнить. Переоценивать свои способности не так уж и плохо, но это может привести к стрессу и увеличению объема работ. Для того чтобы избежать ненужного стресса, подумайте о том, чтобы поделиться заданием с другими.

8. Записывайте свои планы в ежедневник: в рутине будней мы часто теряем видение наших планов в перспективе. Если вы заведете ежедневник для записи планов, рассчитанных на отдаленное время, это поможет вам разработать концепцию долгосрочных планов и усовершенствовать выполнение текущих задач. Каждый раз, когда вам начнет лезть в голову мысль «Зачем мне надо делать эту работу прямо сейчас? Лучше я пойду домой, посмотрю «Остаться в живых», просто посмотрите в свой ежедневник. Вы вспомните о выплатах по ипотеке или о том, что подошло время оплаты обучение ребенка. Каждый месяц просматривайте свой ежедневник, чтобы проверить актуальность планов.

9. Воспользуйтесь программами, такими, как RescueTime: это простое приложение, которое записывает и изображает в виде графика, каким образом вы провели время за компьютером. Эти «двухминутные» перерывы (всего лишь для того, чтобы почитать новости, быстренько сыграть в он-лайн игру или написать тетушке Бетти электронное письмо) тянут очень много времени и снижают производительность труда. RescueTime поможет вам четко увидеть, как именно вы распределяете свое время и даже будет еженедельно отправлять отчет вам на почту.

10. Работайте с командой: этот совет имеет много общего с пунктом 7. Хотя некоторым страшно представить, как они могут отказаться от своих обязанностей, это неоценимый метод повышения производительности всей команды. Удостоверьтесь, что цели команды ясны и понятны, и что каждый знает, за какую часть работы он отвечает. Удостоверьтесь, что вам доступны все средства связи. Невозможность выйти вовремя на связь сказывается на производительности не лучшим образом. Давайте задания тем, кто может выполнить их лучше остальных, и дело пойдет быстрее.

11. Избегайте эмоционального и физического истощения: это случается тогда, когда ваше тело и разум не могут больше справляться с теми задачами, которые вы на них возлагаете. Не заставляйте себя сделать невозможное. Выделите время для действительно важных заданий, но всегда обязательно оставляйте время для того, чтобы расслабиться. Вспомните все свои последние достижения, и вы почувствуете себя хорошо. Это помогает приобрести уверенность, а чем больше уверенности, тем выше производительность.

Тот, кто умеет хорошо планировать рабочее время, всегда имеет преимущества перед остальными. Постарайтесь использовать эти рекомендации в своей повседневной жизни, и вы увидите, насколько лучше вы стали работать.

Источники:
Планирование рабочего времени
Планирование рабочего времени на день, неделю или иной период во многом зависит от специфики профессии. Особенно, если она предполагает элементы творчества.
http://kadriruem.ru/planirovanie-rabochego-vremeni/
Планирование рабочего времени
Тот, кто умеет хорошо планировать рабочее время, всегда имеет преимущества перед остальными. Постарайтесь использовать эти рекомендации в своей повседневной жизни, и вы увидите, насколько лучше вы стали работать.
http://www.cluber.com.ua/lifestyle/poleznyie-sovetyi/2012/02/planirovanie-rabochego-vremeni-odinnadtsat-effektivnyih-sovetov/

COMMENTS