Методы тайм менеджмента

Методы тайм менеджмента

Большинство из нас сталкиваются с общей проблемой, такой, как недостаток времени. Но не стоит впадать в большое отчаяние, потому что недостаток времени — это болезнь, которую возможно вылечить!

Для тех, кто сталкивается с данной проблемой, существуют специальные тренинги из менеджмента времени! Целью таких тренингов является не только учеба управлению собственным временем, но и повышения производительности труда.

Для того, чтобы повысить личную эффективность люди пытаются овладеть разными методами тайм менеджмента. Есть четыре основных метода управления временем:

1. Анализ использования ресурсов времени.

Подобный анализ поможет Вам выявить потери времени, показать слабые и сильные стороны Вашего рабочего стиля. Следует сказать, что анализ необходим в том случае, если пока неизвестно, на что расходуется время вообще.

2. Следующий метод – планирование собственного времени.

Планирование своего времени осуществляется только исходя из поставленных целей. Конечно, основой для планирования времени служат долгосрочные цели. В таком случае, на основе долгосрочных целей могут устанавливаться и среднесрочные цели, и краткосрочные цели.

3. Мероприятия, которые помогают в рационализации пользовании временем.

Одной из основных проблем, которые приводят к значительным потерям времени лидера или руководителя организации является то, что сам руководитель довольно часто исполняет обязанности своих подчиненных.

4. Управление временем в пределах организации.

Тайм-менеджмент в пределах организации — это движение, которое начинается с нижних слоев всей системы. Работники предприятия рассматривают свое время на работе, как «проданное», однако руководитель должен внушить им обратное. Прочувствовав на себе значение планирования времени, человек более спокойно будет воспринимать новации в этой среде, исходящие от своего руководства.

Основные методы и правила тайм-менеджмента

«Провести время! Ишь чего захотела! Время не проведешь!» убеждал Алису Безумный Шляпник, даже не подозревая, что сегодня его наверняка бы засмеяли авторы многочисленных методик и правил по тайм-менеджменту и повышению личной эффективности.

Сегодня как никогда модно быть организованным и мобильным: книгами по планированию рабочего дня забиты все магазины, а в интернете на каждом шагу попадается реклама семинаров по управлению временем и мультитаскингу, которые из каждого раздолбая обещают сделать приличного человека, способного справляться с пятью делами одновременно. Тех, кто требует от тайм-менеджмента чуда и мгновенною превращения в «успешную личность», ожидает разочарование: гуру модного движения вряд ли откроют кому-то Америку, а советы в духе «заранее рассчитывайте дневную нагрузку» помогут настоящему прокрастинатору не больше, чем аскорбинка — туберкулезному больному.

Универсальной и при этом супердейственной методики управления временем просто не существует, но ничто не мешает попробовать в применении разные методы и правила тайм-менеджмента и собрать по кусочкам свою собственную технологию. Наполеона из вас она вряд ли сделает, зато наверняка поможет минимизировать потерю рабочего времени. Итак, основные методы и правила тайм-менеджмента:

Не спешите доставать из шкафа тельняшку и белые клеши: якорем в тайм-менеджменте называют любую материальную привязку (звук, цвет, вкус, действие), настраивающую на выполнение определенной задачи. Кто-то привык проверять почту за чашкой кофе, кто-то делает отчеты под саундтреки ко второй части «Терминатора», а не задумывающиеся о вреде курения товарищи обдумывают важные дела после сигаретки-другой. Самый доступный и безопасный для легких якорь, который в любой момент поможет переключиться на работу или отдых, — музыка. Попробуйте составить плейлисты для разных обстоятельств, только не зацикливайтесь на книжных шаблонах типа «классическая музыка для интеллектуальной работы», «тяжелый рок перед жесткими переговорами». Якорь, как правило тайм-менеджмента — штука индивидуальная: некоторым и под Эминема думается отлично.

Об этом методе тайм-менеджмента мы уже говорили в одной из статей, его итальянец Франческо Чирилло придумал еще в конце 1980-х, когда на кухне каждой синьоры стояли уродливые пластмассовые таймеры в виде томата. Если бы изобретатели кухонной утвари были действительно изобретательными, то, возможно, мы имели бы дело с техникой сельдерея или даже артишоковой терапией. А так всего лишь метод помидора, основанный на исследованиях психологов, считающих, что человек может концентрироваться на чем-то максимум 25 минут. Это и есть один помидор непрерывной работы, после которого 5 минут нужно потратить на отдых. А после четырех помидоров вы заслужили право на 15-минутньй long break. В общем, до боли похоже на школьную систему уроков и перемен. Ради большей аутентичности можно заказать тот самый таймер на eBay.

Если якорь заброшен, но увяз в трясине ежедневных дел и тащит вас за собой, на помощь приходят гастрономические метафоры. Сложные задачи не всегда обязательно выполнять пошагово, в логическом порядке. Можно начать с самых лакомых кусочков, «выгрызая» их, как дырки на поверхности Эмменталя. Скучная презентация? Для начала найдите иллюстрации, выберите шрифт, затем сделайте пару интересных вам слайдов — и очень скоро в сыре будет столько дырок, что доесть его будет совсем легко.

Для применения этого метода тайм-менеджмента необязательно быть французом и откупоривать бутылку сухого белого (хотя с ним наверняка будет веселее). «Лягушка» на сленге тайм-менеджеров — мелкое, но неприятное дело, к которому не хочется подходить. Оно постоянно откладывается, грозя перерасти во что- то более серьезное. Написание неприятного письма, телефонный звонок, уборка в ящиках стола — все это и есть противные скользкие лягушки, громко квакающие в вашем пруду. И их надо есть! Каждый день по штучке. Согласитесь, это не то удовольствие, которое стоит растягивать, поэтому не нужно долго сидеть над «блюдом» — лучше съешьте с самого утра и без лишних предварительных размышлений. А вечером можно и бокал вина.

Кроме неприятных мелочей есть и действительно важные, крупные задачи (выучить язык английский язык, получить права, сделать ремонт). Отпугивают они именно своей масштабностью: непонятно, с чего начать и хватит ли сил на все. Такого слона лучше всего разделать на небольшие бифштексы и есть по частям, чтобы каждый кусок не вызывал дискомфорта и поглощался с аппетитом. Прежде чем приступить к приготовлению блюда, нужно убедиться, что все кухонные принадлежности и специи находятся под рукой: на рабочем столе должно быть только то, что относится к решаемой сейчас задаче. При этом желательно как можно конкретнее ее формулировать: не «выучить грамматику за эту неделю», а «выучить правила употребления инфинитивов». Новая неделя — новый бифштекс. Так постепенно даже самый большой слон будет съеден. Главное — не ждать, пока он испортится, и не думать постоянно о его размерах. А аппетит, как известно, приходит во время еды.

Если приведенные технологии так и не помогли вам справиться с особенно заковыристой задачей, можно обратиться к излюбленному способу программистов — делегированию ее мысленному помощнику. Проше говоря, достаньте где-нибудь резиновую уточку для ванной, поставьте на стол и предупредите, что сейчас вы немного с ней поработаете. Если она не против, объясните ей суть вопроса, максимально просто и подробно. Считается, что верная формулировка проблемы содержит половину решения. На одном из этапов объяснения вы наверняка поймете, что пошло не так, а утка будет счастлива от того, что помогла вашей работе.

Автор: Инга Халиманович

Понравилась статья? Рекомендуйте ее друзьям:

Отличная статья, правда немного бы конкретики добавили, а то суть теряется. Про уточку прикольно сказано)

Сейчас много программных продуктов, которые помогают решить проблемы тайм-менеджмента. По одной только методике Pomodoro есть десяток приложений. Есть разнообразные тайм-трекеры, таск трекеры. Сотни программ на эту тему существует. Я для себя использую Time tracker primaERP. Запуск таймера по конкретной задаче работает для меня как «якорь».

У меня на столе лежит список дел на месяц, неделю и ближайший день. А утро я начинаю с определения двух трех главных задач. Хотя мне, как и многим, свойственно желание подольше растянуть приятное дело и подальше отодвинуть нелюбимое, я трудилась над собой. Посещала тренинги, работала с мотивацией: хочешь иметь выходные дни — распределяй силы. Но даже при самом напряженном графике я соблюдаю непременное условие личного тайм-менеджмента: выделяю несколько минут в день на «промежуточную радость». Сижу в соцсетях, иду выпить чашку кофе или звоню друзьям. Это дает заряд бодрости и сил для будущих свершений.

В своей работе я пользуюсь TMetric (tmetric.com). Он абсолютно бесплатный и при этом удобный. Рабочий день наглядно отображается временной шкалой, очень просто генерировать различные отчеты, при этом можно накладывать различные фильтры, также поддерживается интеграция с популярными системами управления проектами.

Для меня тайм-менеджмент совсем не отвлеченный управленческий навык, не то, что другой бы назвал организацией рабочего дня или рабочей недели. Это категория, которая живет в моем сознании. Приведу пример. Ты смотришь на человека, он говорит: «Сделаю за неделю». Ты по прошлому опыту понимаешь, что на самом деле — за три недели, и строишь процесс в расчете на три недели, а не одну. В конечном итоге, чтобы быть человеком, который может все сделать вовремя, ты постоянно должен думать не столько о задачах и их сложности, сколько о том, как соотносить вопросы с конфигурацией работающей с тобой команды. Понимание всего этого приходит с опытом, как и осознание, какие этапы являются критическими. Вот что, на мой взгляд, и есть тайм-менеджмент.

Источники:
Методы тайм менеджмента
Для того, чтобы повысить личную эффективность люди пытаются овладеть разными методами тайм менеджмента. Есть четыре основных метода управления временем.
http://growlider.ru/2011/10/metody-tajm-menedzhmenta/
Основные методы и правила тайм-менеджмента
«Провести время! Ишь чего захотела! Время не проведешь!» убеждал Алису Безумный Шляпник, даже не подозревая, что сегодня его наверняка бы засмеяли авторы многочисленных методик и правил по тайм-менеджменту и повышению личной эффективности. Сегодня как никогда модно быть организованным и мобильным: книгами по
http://constructorus.ru/uspex/metody-i-pravila-tajm-menedzhmenta.html

COMMENTS