Коэффициент потерь рабочего времени формула

Коэффициент использования рабочего времени: ведем дневник занятий

Коэффициент использования рабочего времени: ведем дневник занятий

Время — это капитал работника умственного труда

Оноре Де Бальзак

Чтобы разумно распорядиться своим временем, вам следует определить, чем вы занимаетесь на самом деле на работе. Для этого необходимо в течение недели вести ежедневный дневник времени.

Он поможет вам определить ошибки использования времени, увидеть свои слабые места и правильно вывести коэффициент использования рабочего времени.

Заведите специальный блокнот или воспользуйтесь диктофоном в мобильном телефоне и записывайте все свои занятия. При этом вам следует учесть, что внесение записей «потом» — неэффективный прием.

Отмечайте смену своей деятельности, и каждое отвлечение в режиме реального времени, и только тогда расчет коэффициента рабочего времени принесет успех.

Возможно, это потребует от вас дополнительных усилий и «украдет» драгоценные минуты, но чтоб правильно рассчитать коэффициент потерь рабочего времени, не стоит на этом экономить.

Удерживайте в голове мысли о пользе дневника и вносите в него каждое действие, вплоть до чтения электронной почты и перерыв на чай. Блокнот и часы должны стать вашими неизменными спутниками в течение всей недели.

Проанализируйте затем полученные записи, посчитайте, сколько полезных действий вы произвели и как много времени на них затратили. Результат окажется более наглядным, если вы будете вести дневник вместе с коллегой, который преуспел в продажах.

Тогда у вас появится возможность сравнить свои действия с более успешным продавцом и рассчитать коэффициент потерь рабочего времени, формула которого будет взята на вид.

В компаниях, где работники вели подобные дневники, была выявлена закономерность: отстающие сотрудники огромное количество времени тратили на собственные нужды или просто не научились эффективно работать.

Так продавец может расходовать все время на работу, но количество продаж у него остается небольшим, то есть явно присутствует коэффициент потерь рабочего времени по вине работника.

Возможно, он чересчур много времени тратит на составление коммерческих предложений или не умеет разговаривать с клиентами. В таком случае работнику следует пройти тренинг по продажам.

Вам необходимо уменьшить количество времени, которое вы тратите на действия, не помогающие добиться целей. Лучше выделить время на то, что, несомненно, приведет к результату: продавать «лицом к лицу», искать потенциальных клиентов и т.д.

Когда у вас на руках будет рассчитан коэффициент использования номинального фонда рабочего времени, стоит задать себе несколько вопросы:

Для примера вы можете изучить выводы некоторых менеджеров после того, как они проанализировали потраченное время:

  • «Я даже не думал, что почти не трачу свое время на привлечение новых клиентов».
  • «Надо же, я столько времени расходовал на канцелярскую работу и перебирание бумаг, которые не имели отношения к продажам, тем самым, увеличив коэффициент потерь рабочего времени».
  • «Я впервые сравнил прибыль от продаж с использованным временем и был очень удивлен».
  • «Я и примерно не мог представить, что у меня столько времени уходит на дорогу. Так как она неизбежна, я буду учиться использовать время в дороге с максимальной выгодой».

Вы также можете взглянуть на типичный пример такого дневника:

  1. 9.00 – 10.40: был в пробке.
  2. 10.40 – 10.55: общался с сотрудниками.
  3. 10.55 – 12.00: просматривал электронную почту, переписывался с другом по «аське», изучал в интернете новости, проверил сообщения в социальных сетях, снова почитал новости и проверил электронную почту.
  4. 12.00 – 13.00: разбирал счета-фактуры и прочую документацию.
  5. 13.00 – 13.30: обедал.

Обратите внимание, за половину дня владелец дневника не совершил ни одной продажи! Кроме того, не лишним будет и рассчитать коэффициент использования календарного фонда рабочего времени.

До того, как вы сможете перейти к инструкциям и техникам, чтоб верно рассчитать коэффициент использования фонда рабочего времени, вам необходимо собрать данные и грамотно интерпретировать их, именно поэтому необходимо вести ежедневный дневник и только после его анализа продолжать двигаться дальше.

На основании своих записей, вы выведете коэффициент использования рабочего времени, формула которого известна уже многим успешным менеджерам, а также сможете сделать выбор корректирующего действия, которое будет идеальным в вашей ситуации.

Итак, для детального анализа потраченного времени вам необходимо:

  • Вести дневник занятий в течение недели.
  • Поразмыслить над вопросами, приведенными выше.
  • Определить, что является лишним в вашем рабочем дне, какие занятия необходимо делегировать или вовсе от них избавиться.

Коэффициент использования рабочего времени — формула

Состав рабочего времени можно представить следующей формулой, где затраты времени выражаются в чел.-минутах, чел.-часах и т.д. используя формулу, легко рассчитать коэффициент использования полезного фонда рабочего времени.

Нвр = Тпз + То + Твс + Тобсл + Тотл,

где Нвр — норма времени, которое тратится сотрудником в течение дня; Тпз — время на подготовительно-заключительную работу; То — предположительное время основной работы; Твс — время вспомогательной работы; Тобсл — время обслуживания рабочего места; Тотл — время на отдых и личные надобности.

Итак, как рассчитать коэффициент потерь рабочего времени правильно? После того, как вам становится наглядно видно, куда уходит ваше рабочее время, путем не сложной операции высчитывается реальное время основной работы: складываются все показатели, и полученная сумма вычитается из нормы рабочего времени, отведенного сотруднику компанией.

Коэффициент потерь рабочего времени формула

Делопроизводство

Уверены, что в вашей компании трудовой процесс осуществляется эффективно?

Если есть сомнения, в первую очередь стоит проанализировать совокупность ресурсов в части их использования и распределения по видам затрат.

Таким образом, можно выяснить, зависят ли причины убытков от коллектива или не обусловлены его деятельностью.

Промежуток, отведённый на выполнение непосредственных обязанностей сотрудника, можно разделить на производительную и нерациональную часть. К первой относят период создания экономического продукта и регламентированных пауз.

Потерями рабочего времени на предприятии считают интервалы, израсходованные на деятельность, не обеспечивающую увеличения количества товаров или улучшения их свойств.

Кроме того, сюда относят несанкционированные перерывы из-за нарушения последовательности технологических операций по причине сбоя или халатного отношения к установленным нормам поведения.

Факторы, вызывающие необоснованные затраты рабочего времени:

  • опоздания;
  • отлучки со своего места;
  • уход со службы ранее установленного срока;
  • прогулы;
  • простой оборудования по вине работника;
  • разговоры, тематика которых не имеет отношения к производственному процессу;
  • перекуры.

Кроме этого, к основаниям для возникновения потерь относят:

  • бездействие аппаратных средств из-за отсутствия сырья или энергетических ресурсов;
  • поломки;
  • незапланированный ремонт;
  • декретный отпуск;
  • учебный отпуск;
  • изготовление некондиционной продукции.

Нерациональное использование рабочего времени приводит к негативным последствиям:

  • выгода, упущенная вследствие низкой производительности труда;
  • нарушение норм поведения, установленных законами РФ и локальными актами;
  • потеря клиентов и поставщиков;
  • снижение мотивации персонала.

Чтобы построить рентабельную систему управления рабочим временем, потребуется:

  • составить обоснованную научно схему проектирования, оценки и определения необходимых для получения результата ресурсов, идеального соотношения между количеством сотрудников различных категорий и инструментов;
  • составить табели, задания, определить методы исследования издержек;
  • установить, какие затраты относятся к потерям.

Совокупность приведённых выше условий позволяет правильно оценить резерв — часть интервала для выполнения подчинёнными своих непосредственных функций, которая не используется по назначению.

Промежутки изготовления некондиционного товара, исправления брака или сбоев в технологическом процессе, относятся к непродуктивным затратам.

Такие потери рассчитываются на основании данных об ущербе, причинённом выпуском изделий, не удовлетворяющих установленным стандартам.

Для демонстрации вычисления рассматриваемого параметра, воспользуемся цифрами из таблицы, представленной ниже:

Пусть фонд рабочего времени (ФРВ), который определяется, как произведение общей численности сотрудников, среднегодового количества дней исполнения непосредственных функций каждым из них и усреднённой продолжительности смены, равен 270270 человеко-часов.

Далее потребуется последовательно рассчитать некоторые отношения:

  • ЗПР / СП * 100% = 20150 / 161200 * 100% = 12,5%;
  • определяем сумму заработной платы в затратах на производство бракованного товара: СБ * 12,5 / 100 = 1000 *12,5 /100 = 125 млн руб.;
  • ЗПР / (СП — МЗ) * 100% = 20150 / (161200 — 85000) * 100% = 26,44%;
  • вознаграждение сотрудникам за исправление некондиции: ИБ * 26,44 / 100 = 160 *26,44 / 100 = 42,30 млн руб.;
  • средний заработок одного рабочего в час: ЗР / ФРВ = 33064 млн руб. / 270270 чел.-ч = 122337 руб.;
  • непроизводительное рабочее время = 42 300000 / 122337 = 345,76 чел.-ч.

Что делать, если выявлена ошибка в трудовой книжке в дате приема? Читайте тут.

К регламентированным затратам относят временной интервал, предусмотренный для выполнения задания по выпуску продукции, скорректированный на действительное количество рабочих.

Если один сотрудник по факту отработал меньше дней и часов, чем было намечено руководством, то можно определить ещё два вида простоев.

Затраты этого типа, как правило, связаны с такими факторами, как:

  • ремонт механизмов и агрегатов;
  • сокращённый рабочий день у лиц, для которых льгота установлена законодательством(несовершеннолетние, инвалиды);
  • регламентированный перерыв для кормления грудного ребёнка.

Чтобы посчитать издержки, потребуются следующие показатели:

  • плановая (ТП) и фактическая (ТФ) средняя продолжительность рабочего дня;
  • номинальное количество смен у одной трудовой единицы в течение года (ДФ);
  • общее число сотрудников (РС);
  • продолжительность сверхурочного исполнения обязанностей (ТС).

Окончательная формула выглядит так:

(ТП — ТФ) * ДФ * РС + ТС.

Основными причинами таких потерь являются:

  • проблемы в обеспечении сырьём и энергоресурсами;
  • приведение некондиционной продукции к должному виду;
  • неявка на работу в период отпуска, больничного, по другим объективным причинам.

Затраты расчитываются по формуле:

(ДП — ДФ) * РС * ТП, где

ДП — это плановое число рабочих дней.

Издержки определяются как разница между запланированным количеством рабочих часов, необходимых для изготовления продукции, умноженным на численность всего трудового коллектива, и фактической величиной временных затрат на производство без учёта сверхурочных.

Любой рабочий процесс можно разделить на несколько промежутков, используемых для тех или иных целей:

  • предварительный этап, отведённый на получение задания, материалов, инструментов, ознакомление с документацией, инструктаж, наладка механизмов;
  • итоговый, необходимый для передачи готовых изделий, инструментов, планов, разборки оборудования;
  • оперативный, расходуемый непосредственно на выполнение конкретной процедуры;
  • вспомогательный, используемый, чтобы загрузить сырье, снять готовое изделие, проконтролировать качество продукции;
  • сервисный, предназначенный для поддержания рабочего места в надлежащем состоянии, обеспечивающем должный уровень производительности труда.

Таким образом, изготовление товара происходит только на оперативном этапе, но при этом без остальных составляющих тоже не обойтись.

К потерям рабочего времени конкретного сотрудника относят простои из-за нарушения дисциплины и по организационно-техническим причинам.

Чтобы вычислить издержки в отношении одного работника потребуется собрать информацию о фактических затратах и сравнить её с плановыми величинами.

Важным показателем использования интервала, отведённого для осуществления трудовых функций, является его баланс.

Рассмотрим структуру этого параметра относительно деятельности одного служащего в течение года:

  • календарный фонд (ФК) — это количество дней в расчётном периоде, который включает в том числе все праздники и выходные (ПВ);
  • номинальный запас (ФН) определяется как разность ФК — ПВ;
  • полезная составляющая (ФП) вычисляется по формуле: ФН — Н, где Н — число неявок;
  • чтобы вычислить ФП в часах нужно подставить соответствующие значения в выражение: ФП*(ППД — ПР), где ППД — это плановая продолжительность смены, а ПР — издержки, связанные с сокращением рабочего дня.

Показатель рационального использования меры труда (КИ) — это результат деления:

КИ = РОТР — РПОТР, где РОТР — фактическое количество отработанных часов или дней, а РПОТР — плановое. Самый лучший резульат — КИ = 1.

Для измерения труда используются различные приёмы и виды наблюдений. Их можно классифицировать по нескольким признакам.

Средства для осуществления мониторинга:

Это способ исследования отдельной трудовой процедуры или её составляющих. Измеряются и фиксируются временные затраты на выполнение каждого элемента, из списка, составленного заранее. Для точного отсчёта используют секундомер.

Цели проведения испытания:

  • установить норматив издержек;
  • проверка применяемых стандартов;
  • изучение приёмов сотрудников с лучшими результатами.

Применяется для изучения расходов меры труда и организации управления потерями. Наблюдения производятся по текущему времени, все результаты фиксируются. Процесс фотографирования не прерывается до его окончания.

  • определить степень эффективности использования промежутка;
  • рационализация баланса;
  • сопоставление фактической и возможной загрузки персонала.

Анализ структуры затрат рабочего времени в течение всего дня, с использованием разных способов (фотографию или хронометраж) для отдельных элементов процедуры.

Это фиксация и учёт одноимённых расходов в случайно выбранных точках. В основе метода лежит закон больших чисел. Он утверждает, что о целом с высокой вероятностью можно судить по его части.

В некоторых случаях работнику полагается денежное вознаграждение, даже если он не произвёл установленную норму или совсем не справился с заданием.

К оплачиваемым потерям относят:

  • неисполнение должностных обязанностей по вине сотрудника или его руководства;
  • простой из-за просчётов работодателя либо по причине, не зависящей от поведения каждой стороны.

Какова продолжительность рабочего времени для беременных? Ответ — тут.

Каковы права работника при увольнении за прогул? Смотрите здесь.

Сначала необходимо выявить причины нобоснованных расходов и определить их источник. Особое внимание стоит уделить трудовой дисциплине.

Мероприятия по сокращению, проводимые в организации

Для повышения эффективности использования рабочего времени придерживаются следующего алгоритма:

  • анализируют организацию производства;
  • расширяют зоны обслуживания оборудования;
  • определяют процент потерь, связанный с несоответствием квалификации и выполняемых операций;
  • улучшают условия труда;
  • устанавливают автоматизированные системы контроля.

Результат произведённой оптимизации можно рассчитать, используя формулу:

Э = (ПФ * СП) * УР / 100,

  • ПФ — временные затраты, подлежащие сокращению;
  • СП — себестоимость продукции, изготовленной одним рабочим в течение года;
  • УР — запланированный уровень рентабельности.

Чтобы подсчитывать и фиксировать рабочее время обычно используют специальный унифицированный табель рабочего времени.

Можно применять бланк, разработанный самостоятельно, если он содержит следующие реквизиты:

  • название документа;
  • дату составления;
  • наименование организации;
  • событие и его величина с указанием единиц измерения;
  • ФИО и подпись ответственного должностного лица.

При заполнении формы необходимо указать:

Табель является основанием для начисления служащим заработной платы.

Таким образом, чтобы рационально расходовать временные ресурсы, необходимо:

  • контролировать деятельность подчинённых;
  • следить за дисциплиной;
  • проводить мероприятия по охране труда.

Планово-экономический отдел

Рабочее время представлено двумя частями — продуктивной и непродуктивной. Продуктивный расход включает в себя интервал времени, когда работник занят деятельностью, регламентированной трудовым договором, правилами внутреннего распорядка и должностной инструкцией организации. Непродуктивная часть представлена потерями рабочего времени — промежутками времени, используемые нерационально, что негативным образом влияет на производительность труда организации.

Потери рабочего времени — временной промежуток, в течении которого работник отсутствует на рабочем месте, либо занимается не продуктивной для предприятия деятельностью.

В конечном итоге из-за несанкционированных перерывов результативность его труда снижается. Обеденные и технологические перерывы, подготовка места работы и его уборка, поддержание производственного оборудования в нормальном техническом состоянии — изначально заложены в планировании рабочего времени и являются нормируемыми затратами времени.

Виды потерь рабочего времени

Для тщательного анализа утрат производственного времени используются специальные формулы расчёта.

Целодневные потери предприятия за календарный год:

ЦДП = (Дф-Дпл)*КРф*Ппл, где:

Дф — число дней в году, отработанных одним сотрудником по факту

Дпл — число дней по плану

КРф — фактическое число сотрудников предприятия

Ппл — плановая продолжительность одной смены (в часах)

Внутрисменные потери рабочего времени предприятия за календарный год:

ВСП = (Пф-Ппл)*Дф*Крф, где:

Пф — фактическая продолжительность смены

Внутрисменные потери одного сотрудника за одну смену:

К простоям в работе приводит ряд причин, возникающих во время трудовой деятельности

Нецелесообразная трата временных ресурсов: телефонные разговоры на темы, не касающиеся производственной необходимости; общение в социальных сетях; разговоры с сотрудниками на отвлечённые темы

Прогулы, самовольное сокращение продолжительности рабочего дня.

Производственный брак, на исправление которого будет потрачено дополнительное время, а прибыль с бракованной продукции будет не получена, либо получена в меньшем размере.

Чтобы определить, эффективно ли работник использует регламентируемое время труда, рассчитывается коэффициент потерь рабочего времени. Такой способ мониторинга рекомендуется как в случае снижения товарооборота или спада производительности труда, так и в профилактических целях. В идеале полученное значение коэффициента равно единице. Это означает, что работник рационально использует регламентированную норму рабочих часов. Однако, полностью предотвратить потери рабочего времени практически невозможно.

Для расчёта коэффициента потери рабочего времени вследствие решения организационно-технических вопросов (Кпот), используется следующая формула:

Кпот = Тпот/Тсм, где:

Тпот — время потерь из-за решения организационно-технических вопросов

Тсм — нормативное время трудовой смены

Аналогичным образом рассчитывается коэффициент потери рабочего времени из-за нарушения трудовой дисциплины (Кнтд):

Тнтд — время потерь из-за нарушения трудовой дисциплины

Тфотл — время, по факту затраченное на отдых

Тнотл — время на отдых по нормативу

Чпл — количество часов по плану, отработанных одним сотрудником за год

Чф — количество часов, отработанных фактически одним сотрудником за год

Крф — общее количество сотрудников по факту

Таким образом рассчитывается количество потерянного рабочего времени всего персонала предприятия за один календарный год.

Для расчётов эффективности производственного времени необходимы три обязательных показателя, которые используются во всех формулах анализа потерь времени (целодневные, внутрисменные, общие потери):

  • Количество дней и часов, отработанных одним человеком за год (плановая цифра и фактическая)
  • Общее количество сотрудников (по плану и по факту)
  • Плановая и фактическая продолжительность одной трудовой смены

Вследствие неправильного распределения временных ресурсов возникают следующие виды экономического ущерба:

  • недополученный объём товарооборота;
  • недостаточное производство товаров и услуг;
  • потенциальная прибыль предприятия может быть получена в меньшем объёме;
  • потери важных клиентов;
  • отсутствие мотивации и побуждения персонала

Целесообразно проведение комплексных мер, включающих:

Для выявления причин потерь рабочего времени рекомендуется проводить регулярные проверки работы персонала.

  1. Фотография рабочего времени(ФРВ) представляет собой метод наблюдения за работой одного или максимум 3-х сотрудников. В наблюдательный лист записываются все действия работника и затраты времени на них. Каждому действию присваивается специальный индекс. По окончанию проверки проводятся расчёты потерь рабочего времени. Пример проверки методом фотографии рабочего времени приведен ниже.

Для примера взят цех мебельного производства одного из городов России.

Объект контроля — сборщик отдела технического контроля.

Смена с 8:00 до 17:00.

Обед с 12:00 до 13:00.

Регламентированные перерывы: 10:00-10:15, 15:00-15:15

Расшифровка индекса затрат рабочего времени

  1. Хронометраж — метод выборочного наблюдения. В отчёте указываются затраты времени на конкретную операцию. Отличие метода хронометража от фотографии рабочего времени в том, что действия в листе наблюдений не указываются в прямой последовательности, а больше внимания уделяется затратам времени на циклические действия.

Для примера возьмём лист хронометража рабочего времени промоутера, проводящего промо-акцию в торговом центре.

2). Работа с покупателями (проведение дегустации)

3). Телефонные разговоры по производственным нуждам

4). Разговоры с сотрудниками ТТ

5) Регламентируемые перерывы

  1. Моментное наблюдение. Такой метод нередко применяется на заводах или предприятиях с большой численностью служащих. Периодически наблюдатель совершает обход с целью контроля за работой персонала и отмечает происходящую деятельность либо простой.
  2. Фотохронометраж. Представляет собой сочетание методов ФРВ и хронометража. Дополняет эти два способа наблюдения, вследствие чего получается полная картина затрат времени на отдельные производственные операции. Выполняется он следующим образом: в течение дня проводят наблюдение методом ФРВ, и несколько раз (оптимально 2-3 за смену) снимают замеры методом хронометража.

Потери производственного времени — достаточно серьёзная проблема, которая может обернуться серьёзными материальными потерями для организации. Для того чтобы их избежать, необходимо тщательно следить за распределением фонда рабочего времени.

Фонд рабочего времени — необходимое понятие для анализа важных показателей, например, номинальной численности персонала, рационального использования трудовых ресурсов. ФРВ показывает количество часов или дней, отработанных работником в течении какого-либо периода. Выражается в человеко-часах или человеко-днях.

При устранении причин нерационального использования временных ресурсов следует обратить внимание на следующие нюансы:

Если работникам объявлено, что по результатам проверки будут применены новые нормы расхода трудового времени, то они будут намерено работать более медленно.

Работа по анализу распределения времени и причин его потерь должна вестись компетентными сотрудниками и регулярно сдаваться в виде отчётов. Для руководителя организации необходимо понимать, что правильный расход времени — залог стабильной работы и достижения максимальной прибыли. Чем больше будет выявлено случаев потерь рабочего времени, тем выше вероятность увеличения производительности труда.

Источники:
Коэффициент использования рабочего времени: ведем дневник занятий
Дневник поможет вам определить ошибки использования времени, увидеть свои слабые места и правильно вывести коэффициент использования рабочего времени
http://superiorseller.com/koeffitsient-ispolzovaniya-rabochego-vremeni-vedem-dnevnik-zanyatii
Коэффициент потерь рабочего времени формула
Потерями рабочего времени на предприятии считают интервалы, израсходованные на деятельность, не обеспечивающую увеличения количества товаров или улучшения их свойств.
http://kadriruem.ru/poteri-rabochego-vremeni/
Порядок расчета потери рабочего времени
Временной промежуток, в течении которого сотрудник фирмы отсутствует на рабочем месте, либо занимается не продуктивной для предприятия деятельностью является потерей рабочего времени. В конечном итоге из-за несанкционированных перерывов результативность его труда снижается и…
http://rabotnik-info.ru/rabochee-vremya/poteri

COMMENTS