как все успевать на работе

Как все успеть в рабочий день?

Как все успеть на работе – кто из нас не задавал себе такой вопрос, пытаясь справиться с кучей дел. Почему некоторые умудряются выполнить в течение рабочего дня все задания? Мы поделимся секретами эффективного планирования – расскажем, зачем выделять приоритетные задачи, почему нужно «съедать лягушку» и кто такие «пожиратели вашего времени».

Чтобы все успевать, нужно владеть хотя бы азами тайм-менеджмента, учиться рационально распределять свое время, выделяя главное и не размениваясь на второстепенное.

Сложно ли это? Мы расскажем о секретах успешного планирования и некоторых хитростях, используя которые, вы узнаете, как все успеть на работе, причем с гораздо меньшими усилиями.

Проанализируйте, куда уходит ваше время. Составляете отчет, но при этом постоянно пытаетесь контролировать входящую почту и еще отвечать на сообщения?

Сосредоточились на составлении коммерческого предложения, а шеф подкинул срочную, на его взгляд, работу и вы разрываетесь между двумя задачами?

Или просто любите в процессе работы заглядывать в новостную ленту – надо же знать, что происходит в мире!

Переписка в скайпе, разговоры с коллегами, откладывание дел на потом – вот они, реальные «пожиратели вашего времени». Проанализировав, на чем вы теряете рабочие минуты, подумайте, как исправить ситуацию.

Часто ли отвлекались, можно ли было кому-то поручить эту работу или вообще отложить ее по степени важности на потом. Анализируйте не меньше 3 рабочих дней подряд, результат вас удивит.

Если вы всерьез задумались, как все успеть в рабочий день, без планирования вам просто не обойтись.

С утра этим заниматься бесполезно. Выделите в конце работы время для того, чтобы оценить, что вы сегодня успели сделать, какие дела придется доделать завтра и каким образом их лучше распределить.

Вот одна из методик планирования: делим задачи на жесткие и гибкие. Жесткие задания строго привязаны к определенному времени – например, в 10.00 и в 16.00 у вас обязательные планерки у начальника.

А в 14.00 — непременное повышение квалификации сотрудников – тренинг либо семинар. А еще вы заранее запланировали встречу с клиентом – на 12.00.

Эти жесткие задачи вы обязаны выполнить в указанное время. А вот блоки между ними используйте для решения гибких заданий: работу над проектом, над отчетностью, подготовку необходимых документов, ответы на корреспонденцию.

Специалисты по тайм-менеджменту советуют: не знаете, как все успеть в рабочий день – распланируйте дела на неделю вперед, ведь не все задания могут быть выполнены за один день. А так вы будете видеть перспективу и делить большой объем работы на части.

Но планирование каждого рабочего дня тоже поможет оптимально распределить задания. Оно будет уже более конкретным. Это поможет не только распланировать, но и полюбить свою работу.

Съесть лягушку – значит решить какой-то быстрый, но не слишком приятный вопрос. Поставьте себе цель каждое утро «питаться» хотя бы парочкой земноводных – это может быть звонок несимпатичному вам клиенту, разбор скопившихся документов, разговор с коллегой о его невыполненной доле работы в проекте.

Разберитесь с неприятными делами с утра и увидите — день как-то сразу заладится.

Есть еще метод под названием «швейцарский сыр» – подходит для выполнения больших по объему задач, где последовательность действий не слишком важна.

Пишите внушительный по размеру отчет – начните с самых простых для заполнения разделов, через какое-то время разберитесь со следующим. Таким образом вы как бы «выгрызаете» дыры в крупной сырной голове, постепенно приближаясь к завершению процесса.

А вот «Метод слона» подойдет, если задание большое, но выполнять его нужно в строгой последовательности. Тогда режете тушу на куски («бифштексы») и «поедаете» гиганта частями.

Все дела не могут быть одинаково важными. Нельзя помещать в один список подряд задачу дозвониться до неуловимого коммерческого директора, навести порядок на рабочем столе, заказать канцтовары и подготовить информацию директору для вечерней планерки.

Выделите приоритетные задачи на сегодня и займитесь их выполнением. Кстати, даже в век гаджетов список дел лучше писать на бумаге или печатать на принтере, поместив его перед глазами. Компьютерный вариант может подвергнуть вас искушению попутно проверить почту, заглянуть в соцсеть и ответить на сообщение в скайпе.

Сомневаетесь, чему отдать приоритет? А вы спросите себя – какие задачи я бы выполнил в первую очередь, если бы знал, что в 18.00 свет в офисе выключается?

Несколько советов от профессионалов тайм-менеджмента помогут вам ответить на вопрос, как все успеть в свой рабочий день:

  • стрессы на работе используйте во благо, как дополнительную мотивацию, не разрешая ему выбить вас из колеи;
  • попробуйте завести обычный будильник, который прозвенит ровно через 100 минут, а вы должны за это время успеть справиться с составлением важного документа. И старайтесь уложиться в отведенный срок;

Как все успеть на работе – задача выполнимая, если поставить себе такую цель и использовать проверенные опытом советы по организации рабочего времени.

ТОП-5 секретов успешных женщин

1. Они не выполняют много задач

Это звучит странно, но успешные люди не многозадачники. Согласно исследованию, проведенному в Стэнфордском университете, люди, берущиеся сразу за несколько заданий, “не могут сконцентрироваться, у них происходят пробелы в памяти, они постоянно переключаются с одного на другое и не успевают ничего доделать до конца“. Сосредоточься на чем-то одном, заверши его, и только потом переходи на следующий уровень.

Это нелегко, но когда у тебя есть тонна работы, нужно сказать “нет“. Научись определять свой предел: если дополнительное задание заставляет тебя перегружаться, отказывайся в вежливой, но твердой форме.

Чтобы оставаться в строю, успешные люди не будут жертвовать своим здоровьем. Что это значит? Они всегда следуют своему режиму, высыпаются, правильно питаются и ходят в тренажерный зал. Это позволяет им чувствовать себя хорошо, соответственно и выполнять задания “на отлично“.

5. Они не сравнивают себя с другими

Продуктивные люди не являются перфекционистами и они не соизмеряют свои силы с силами коллег или конкурентов. Вся их энергия уходит на выполнение собственных обязанностей, у них просто нет времени на “перегонки“.

Смотри в галерее, как обустроить рабочий стол:

Смотри видео об организации стола в домашнем кабинете:

Что делать, чтобы все успевать на работе

Очень часто причиной «вечерних посиделок» на офисе является неумение планировать свое время. Впрочем, науке по экономии времени можно научиться. Освоив ее, каждый сотрудник офиса будет знать что делать, чтобы все успевать на работе.

Планирование своего рабочего времени. Необходимо обязательно записывать все дела, которые нужно сделать за день. Для этого можно использовать дневник, липкие записки, программу для планирования рабочего времени и прочее.

Надо разделить рабочий день на части. Если человеку лучше работается в первой половине для, то все важные дела ему нужно сделать именно до обеда. Если кому-то удобнее делать все после обеда, то нужно делать важные дела именно после обеда, а не наоборот.

Нужна четкая и понятная организация своего рабочего пространства, для того чтобы все успевать на работе. Чтобы не тратить свое время на поиски бумаг на столе, нужно всегда держать свой рабочий стол в порядке.

То же самое правило касается и компьютера. Все должно быть максимально удобно для пользователя.

Не надо отвлекаться на разные вещи, такие как разговоры, перекуры с коллегами, чаепития и прочее. Все же, нужно отнестись к этому совету без фанатизма. Небольшие перерывы во время работы должны быть, но в меру. Из этого совета получаем еще одно правило.

В процессе работы необходим перерыв на 5-10 минут через каждый через час-полтора. Нужно во время отдыха оторваться немного от монитора и сделать хотя бы пару простых упражнений. Это поможет расслабиться.

Нужно совместить рутинную работу с интеллектуальной. Например, занимаясь ксерокопированием документов, можно обдумывать коммерческое предложение, которое необходимо составить.

Для того, чтобы все успевать на работе нужна, в первую очередь, организованность. Если начальник не перегружает вас лишними заданиями, то, правильно спланировав свое рабочее время, можно все успевать до окончания дня.

Источники:
Как все успеть в рабочий день?
Как все успеть на работе – кто из нас не задавал себе такой вопрос, пытаясь справиться с кучей дел. Почему некоторые умудряются выполнить в течение рабочего дня все задания? Мы поделимся
http://megapoisk.com/kak-vse-uspet-na-rabote
ТОП-5 секретов успешных женщин
Наверняка у тебя есть подруга, у которой и в быту все налажено, и на работе хвалят. Скорее всего, в ее арсенале есть парочка своих секретов.
http://ivona.bigmir.net/lifestyle/career/437194-TOP-5-sekretov-produktivnyh-zhencshin
Что делать, чтобы все успевать на работе
Работников, умеющих делать все поручения начальства до 18.00, немного. К сожалению, большей части людей мало отведенных на работу восьми часов для того, чтобы ее сделать
http://finance.bigmir.net/career/49050-Chto-delat—chtoby-vse-uspevat—na-rabote

COMMENTS