как правильно распределить свое время

Как правильно распределить время и повысить эффективность работы

Как правильно распределить время и повысить эффективность работы

Я не специалист по увеличению производительности, но разработав небольшую стратегию по повышению эффективности работы и успешно применив ее на себе, попробую дать вам несколько советов.

1. Вы обдумываете какой-нибудь крупный проект в настоящее время?

Если вы задумали что-то и никак не можете приступить к его осуществлению, то это может не произойти никогда. Лучшее начало для его воплощения в жизнь – взять лист бумаги изложить на нем весь проект, указать порядок действий, необходимых для его осуществления, даты завершения важнейших этапов и список лиц, которым будут поручено проведение ряда мероприятий.

Одним из важнейших инструментов, который я всегда рекомендую, является использование приоритета времени (списка дел с указанием дат их завершения). Руководствуясь этим инструментом, можно быстро определить слабое звено в системе менеджмента. Это может быть отсутствие планирования, всевозможные проволочки или плохое взаимодействие между подразделениями. Определив все недостатки, нужно составить план по превращению отрицательных моментов в сильные стороны. Однажды составив такой план, вы должны четко и неукоснительно его придерживаться, а также требовать его исполнения от других минимум в течение года. Если это кажется вам непосильным, вспомните, что вам потребовалось 20, 30 или 40 лет, чтобы достичь своего нынешнего положения.

Большинство моих клиентов были невероятно перегружены. Помимо управления собственным коммерческим предприятием, они заседали в бесчисленных благотворительных организациях, посещали многочисленные конференции и встречались со своими стратегическими партнерами и важными лицами, обладающими властью в принятии политических решений. Многие из них сказали бы, что не в состоянии выполнить до 50 процентов своих обещаний и обязательств. Поэтому наилучшим решением будет просмотреть все свои обязательства, распределить их по степени значимости и вежливо отказаться от тех, которые вы все равно не смогли бы посетить лично (или поручить посещение каких-либо из них своим доверенным лицам).

Что не дает вам покоя? О чем вы периодически вспоминаете, а потом опять забываете? «Нужно бы записаться на прием к врачу» или «Не забыть отправить письмо с благодарностями такому-то» и, наконец, «Собаку давно пора искупать» — не кажутся ли эти мысли похожими на ваши.

Вчера вечером, отправляясь спать, я вдруг вспомнил, что утром у меня интервью на радио, назначенное на 7.45. Я был очень обеспокоен, что мог позабыть о нем и даже боялся, что не смогу уснуть из-за этого. Поэтому я встал, взял лист бумаги, написал себе огромную «напоминалку» и пристроил ее прямо на телефон. Только тогда я смог спокойно уснуть. Каждый день нас беспокоят маленькие проблемки, находящиеся на задворках нашего сознания. Они проигрываются и проигрываются в мозгу наподобие испорченной пленки. Лучшее средство избежать стресса, который они могут спровоцировать – провести мозговой штурм. Возьмите лист бумаги и изложите на нем все, что вас беспокоит (вплоть до скрипящей двери). Затем начинайте постепенно выполнять все дела по списку, постепенно вычеркивая их. Вы увидите, что выбросив эти мысли из головы на бумагу, здорово облегчили себе жизнь.

Лучшее время дня для любого человека – когда он наиболее собран и способен очень продуктивно работать. В это время вы можете сосредоточить все свое внимание на каком-либо конкретном проекте и существенно продвинуться в его разработке. Обязательно определите для себя самое продуктивное время суток и посвящайте его наиболее важным проектам.

Предположим, что в вашем списке неотложных дел есть те, что вы уже сделали. Большую часть из них, скорее всего, выполнить не составило никакого труда. Попробуйте объяснить себе, почему это произошло. Вам было приятно это сделать? По каким-то причинам они представляют для вас особую ценность? Они дают вам ощущение превосходства? Может быть, их выполнение заставило вас творчески поработать? Отвечая на эти вопросы, вы должны быть предельно честны с собой. Причины, побудившие вас сделать что-либо или, наоборот, отказаться от чего-то, скрыты глубоко в вашей личности и напрямую связаны с вашим образом жизни. Например, если вы цените время, проводимое семьей по вечерам, то, скорее всего, никогда не явитесь на встречу, назначенную на вечернее время, потому что это будет идти вразрез с вещами, которым вы придаете большое значение.

Проще всего отложить на потом многотрудные проекты, даже если впоследствии они могут оказать влияние на всю вашу дальнейшую жизнь, потому что кажутся слишком значительными. Я знаю… Я написал за два года две книги. Время от времени я испытывал приступы тяжелой хандры, когда думал, что этот труд никогда не будет завершен. Каждый человек думает, что не сможет завершить свой проект или повлиять на его выполнение в целом. В целом – нет, но его всегда можно разбить на небольшие этапы и постепенно добиваться их осуществления. Лучше всего изложить этапы прохождения проекта на бумаге, не забыв указать даты завершения каждого.

Жизнь полна препятствий. Сократить количество раз, когда вас отрывают от работы, очень просто. Нужно составить старый добрый список, в котором указать

— причину, по которой вас прервали

— количество раз за день

— лица, которые это сделали

— время, которое было у вас отнято

В конце этой недели просмотрите свой список и выстроите стратегию, которая поможет вам бороться с помехами в основной работе. Скорее всего, вы увидите, что вас отвлекают от работы одни и те же люди, и точно определите время суток, когда эти помехи учащаются. Результатом проделанной работы можно воспользоваться сразу же. Попросить людей, желающих встретиться с вами, сделать это в рабочее время, закрыть дверь и отключать телефон в часы, когда ваша работоспособность находится на пике активности.

Многие полагают, что занимаясь сразу несколькими делами, они могут сделать больше, чем обычно. (Иногда я тешу себя мыслью, что я тоже своего рода Юлий Цезарь. Хотя сейчас, когда я пишу статью, я занимаюсь лишь одним делом). В научных кругах существует точка зрения о том, что головному мозгу требуется в четыре раза больше времени для передачи команд, если человек занимается несколькими делами одновременно. То есть, если вы трудитесь над несколькими вопросами одновременно в течение часа, то тщательно проработаете эти вопросы, лишь если будете трудиться в течение 4 часов. Лучшим решением будет выделить на каждый вопрос свое время, обеспечить тишину и покой, чтобы вы могли сосредоточиться над каждым проектом. Увидите, время проработки каждой проблемы может сократиться вдвое. Планирование времени — важная задача.

Многие думают, что частые просмотры электронной почты, своевременные ответы на нее, сделают работу более эффективной. Увы, это лишь уводит в сторону от основных задач на день. Это пристрастие расконцентрирует человека, увеличивает усталость и напряжение глаз. Лучшее, что уже было подмечено не раз – выделить два раза в день на проверку почты и телефонные звонки. Освободившееся время вы можете использовать на разработку новых проектов и продвижение вашей компании вперед, к успеху.

Если вам понравился материал — поделитесь им с друзьями:

Ничего не успеваю: дел невпроворот

Ничего не успеваю: дел невпроворот. Как правильно распределить свое время

Современные женщины, каждодневно поглощены своими делами и заботами. И многие задумываются: неужели вся моя жизнь так и пройдет, за гладильной доской, у плиты или с половой тряпкой в руках. Очень многие женщины в свои выходные дни принимаются за свои домашние обязанности. И вроде все уже за неделю переделала после работы, наступает выходной, а нет, работа все не исчезает, а напротив — растет «снежным комом». И тут однажды сев на работе с подругой мы составили небольшой список, как же можно все успевать и при этом отдохнуть и привести себя любимую в порядок. Этот список включал в себя 5 основных советов.

1. Первоначальным и главным этапом для эффективного плодотворного результата составьте план действий. Разработайте его или у себя в голове или можете написать список дел на листке бумаги.

2. Если Вы мамочка, имеющая подросших детишек – привлекайте их к трудовой обороне. Распределите свои обязанности, посложнее — оставляйте для себя, а полегче – детям. После «трудовой обороны» поблагодарите детей и выдайте небольшое поощрение — дайте деньги на поход в кинотеатр, например, на будни аэропорта мультфильм для детей, аттракцион или купите торт. В следующий раз ваши помощники с энтузиазмом примутся за все поручения.

3. Делайте несколько дел в раз, как великий Юлий Цезарь. Например, включите стиральную машинку, готовьте ужин и нанесите маску для лица или выполняйте зарядку прямо на кухне. Сейчас великое множество упражнений, которые вполне реально совмещать с домашними обязанностями.

4. Закупайте продукты питания в основном и более полном ассортименте сразу с получения заработной платы, для того чтобы не думать каждый день о том, что же сегодня купить в магазине. Этот способ также поможет существенно сэкономить ваши денежные средства.

5. Самое главное не переусердствуйте в своих делах, делайте все размеренно, никто вас в шею не гонит. Если Вы устали – прилягте, отдохните. Отдохнувшая, бодрая сил Вы управитесь гораздо быстрее со всеми легшими на ваши хрупкие плечи делами.

Попробовав настроить свою жизнь по этим вроде несложным, но эффективным советам, мы стали гораздо больше успевать. И по выходным теперь мы всей семьей активно отдыхаем.

Источники:
Как правильно распределить время и повысить эффективность работы
Как научиться распределять свое время с пользой для себя, советы
http://www.bizmama.ru/career/kak-pravilno-raspredelit-vremya-i-povysit-effektivnost-raboty.htm
Ничего не успеваю: дел невпроворот
Современные женщины, каждодневно поглощены своими делами и заботами. И многие задумываются: неужели вся моя жизнь так и пройдет, за гладильной доской, у плиты или с половой тряпкой в руках. Очень многие женщины в свои выходные дни принимаются за свои домашние обязанности.
http://www.foxyface.ru/uspekh/nichego-ne-uspevayu-del-nevprovorot-kak-pravilno-raspredelit-svoe-vremya

COMMENTS