как правильно планировать рабочий день

Как правильно планировать рабочий день?

Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

1. Правила начала дня.

2. Правила середины дня.

3. Правила окончания дня.

Правила начала дня.

1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

— Как этот день может приблизить меня к достижению целей?

— Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?

— Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

4. Перепроверять планы дня. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

Правила планирования середины дня.

1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

2. Устанавливайте сроки. Просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

3. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

4. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.

5. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.

6. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30—60 минут).

7. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

8. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?».

9. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира. Используйте закрытый час для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

10. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

Правила завершения рабочего дня.

1. Завершить не сделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной работы.

3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

Планируем рабочий день

А ведь раньше гораздо легче было составить план рабочего дня. Не такой сумасшедший темп работы, отсутствие Интернета с его форумами и соцсетями, четкое распределение обязанностей между сотрудниками, — все это способствовало размеренному и планомерному выполнению своих рабочих обязанностей. Но и сегодня, когда обязанности одного сотрудника плавно перетекают в обязанности другого, темп работы буквально сбивает с ног, а под рукой все удивительные возможности Интернета, план рабочего дня составить вполне реально. И журнал Charla рассказывает, как распланировать рабочий день, чтобы угодить и руководству, и себе.

Кстати, себе угодить иногда намного сложнее. Например, в ситуации, когда отказываешься от офисных будней и уходишь в «свободное плавание». Никаких ежедневных отчетов и никакой ежемесячной зарплаты. И деньги, и время, — все полностью в твоих руках. Планированием только лишь рабочего дня здесь не отделаешься. Нужно брать под жесткий контроль еще и всю оставшуюся часть суток.

И все равно принципы планирования рабочего времени одинаковы как для офисных работников, так и для фрилансеров. И их можно разделить на психологические и практические. Значимость первых зачастую недооценивается, но они незаменимы для собственной мотивации и установления приоритетов.

Как правильно планировать рабочий день: принципы психологические

Если время применения практических принципов приходится в основном на период рабочего дня, то следовать психологическим принципам необходимо изо дня в день. А начинается планирование каждого отдельного рабочего дня с общей установки на достижение цели. Разумеется, для этого должна быть поставлена цель, и чем конкретнее она будет сформулирована, тем лучше.

Впрочем, цель может быть и глобальной, но в таком случае вам придется разделить ее на четкие этапы, для преодоления которых вы и будете учиться тому, как правильно планировать рабочий день.

Время, предназначенное для того, чтобы напомнить себе о цели – самое начало рабочего дня. Но эффективным будет не просто напоминание, а мысленный ответ на вопрос «что я сделаю сегодня для того, чтобы приблизиться к достижению цели?».

Благодаря такому нехитрому приему вы обеспечите себе хороший настрой на весь рабочий день, и будете четко знать, для чего работаете. А это лучшая мотивация.

Как правильно планировать рабочий день: принципы практические

Где бы вы ни работали, дома или в офисе, старайтесь начинать рабочий день в одно и то же время. Аналогично регламентируйте и обеденный перерыв, если этого не делает ваше руководство. Таким образом вы избавите себя от необходимости совершать определенное усилие, чтобы отойти от телевизора или перестать вести светские беседы на работе.

Кстати, именно беседы за чашкой кофе в офисе с утра – главный враг самодисциплины. Хотите общения? Позвольте себе обсудить обновки, погоду, мужчин и рабочие моменты во время обеденного перерыва или уделите для этого немного времени ближе вечеру. Только не с самого утра!

Хотя, возможно, именно для вас лучшим отдыхом от работы будут совсем не разговоры с коллегами. Считается, что лучшим отдыхом является смена деятельности, поэтому старайтесь выбирать такой вид отдыха, который будет абсолютно противоположен характеру выполняемой работы.

Например, если работа предполагает постоянное общение с людьми, отдыхайте хотя бы некоторое время в тишине и одиночестве. А если рабочие обязанности тесно связаны с бумажной волокитой, действительно лучше побеседовать с коллегами во время перерыва.

Начните работу не с погружения в омут сразу всех запланированных дел, а с просмотра плана, который необходимо составить еще вечером предыдущего дня. Но при этом помните, что четкому планированию вплоть до минут подлежит не больше 60 % рабочего времени. Более детальное планирование – очень жесткие рамки, и загонять себя в них не стоит. Особенно это касается людей творческих профессий.

Как распланировать рабочий день, чтобы выполнить все из намеченных задач? Психологи советуют начинать рабочий день с самых сложных задач. Их успешное выполнение одновременно и снимет груз с плеч, и добавит уверенности в своих силах.

Контролировать себя помогают записи собственных действий, осуществляемые в течение определенного времени (например, недели). Просто ежедневно записывайте вплоть до минут, чем занимаетесь в данный момент. Этот способ так же эффективен, как, например, дневник расходов. Вы сразу вычислите главных «пожирателей времени», и сможете их устранить.

Как правильно планировать рабочий день, если ваши рабочие обязанности самого разнообразного характера? Составляйте блоки из похожих дел. Так вы всего один раз подготовитесь к их выполнению, а не будете тратить время на подготовку каждый раз. Но при этом блоки не должны занимать слишком много времени, чтобы однообразная работа не успела вам наскучить.

Хорошо думайте, прежде чем ради интереса посетить какое-нибудь необязательное для вас совещание или принять участие в обсуждении вопроса, не находящегося в вашей компетенции. Будьте уверены в том, что руководство оценит вашу инициативность. Но, скорее всего, не повышением зарплаты, а внесением в список ваших обязанностей нового пункта. Вот и решайте, хочется ли вам, находясь на посту менеджера по продажам, каждый раз участвовать в обсуждении дизайна продукции. Один раз это обсуждение может действительно доставить удовольствие, а вот еженедельная повинность такого рода вряд ли вызовет восторг.

И не забудьте внести в план рабочего дня время подведения итогов. Его нужно посвятить краткому анализу того, что вы успели сделать за день, а что из запланированного не удалось воплотить. На основании анализа сформируйте план на следующий день. Чем эффективнее вы будете планировать рабочий день, тем меньше пунктов из сегодняшнего плана будет кочевать в план завтрашний.

Источники:
Как правильно планировать рабочий день?
Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы: 1. Правила начала дня. 2. Правила середины дня. 3. Правила окончания дня. Правила начала дня. 1
http://savebest.ru/vse-zapisi/kak-pravilno-planirovat-rabochij-den.html
Планируем рабочий день
Контролировать себя помогают записи собственных действий, осуществляемые в течение определенного времени (например, недели). Просто ежедневно записывайте вплоть до минут, чем занимаетесь в данный момент. Этот способ так же эффективен, как, например, дневник расходов. Вы сразу вычислите главных «пожирателей времени», и сможете их устранить.
http://www.charla.ru/blog/career/5414.html

COMMENTS