как планировать рабочий день

Как планировать рабочий день

Начните с вечера. Правильней в конце рабочего дня составлять список необходимых дел, которые вам нужно будет выполнить завтра. Выделите несколько минут, чтобы отметить, что вы сможете выполнить самостоятельно, поручить другим, а в каких вопросах вам понадобится помощь. Также отметьте то, что нельзя отложить на другой день и то, что может подождать.

Устанавливайте сроки. Для того чтобы дела не затянулись на неопределенное время, нужно устанавливать оптимальное время, которое вам понадобится для выполнения. При этом учитывайте, что непредвиденные дела могут вас отвлечь, поэтому важно время выделять с небольшим запасом. Всегда будут возникать ситуации, мешающие вам достичь своих целей, поэтому учитесь проявлять твердость, особенно если вас без повода отвлекают другие.

Планируйте отдых. Чем лучше самочувствие работника, тем выше производительность. Поэтому вместо того, чтобы выполнять дело в два раза медленнее, разумно просто сделать 15-ти минутный перерыв и восстановить силы. Также отучите себя отвечать на все телефонные звонки сразу, ведь вполне нормально, что человек может быть занят или не готов ответить. На пропущенные звонки перезванивайте, когда освободитесь, и другие будут уважать ваше личное пространство.

Помните о принципе Парето. Он заключается в том, что нужно уметь выделить основную направленность работы и, использовав всего 20% времени, выполнить 80% работы.

Не откладывайте неприятную работу. Самую сложную и не любимую нужно делать в первую очередь, чтобы зарядить себя уверенностью на день и в конце дня не раздражаться из-за того, что какие-то дела не получаются.

В течение дня, недели, месяца и даже года у человека меняется уровень работоспособности. Например, весной организм ослаблен из-за нехватки витаминов, а в понедельник сложно переключиться на работу после выходных. Поэтому важно делать «скидку» и не требовать от себя невозможного.

Как эффективно планировать рабочее время

Свежим и настроенным на продуктивную работу Вы приходите в офис, включаете компьютер, проверяете почту, попутно вспоминая, что Вам предстоит сегодня сделать. Но пока Вы отвечаете на письма, начальник отвлекает вас мелким, но требующим времени поручением, а коллега эмоционально рассказывает о вчерашнем совещании у директора. Тем временем Вам приходит ещё два письма с пометкой «срочно». Когда Вы, наконец, вспоминаете, что именно сегодня с утра должны были заняться подготовкой важной презентации, день уже перевалил за середину. Скорее всего, Вам опять придётся задержаться в офисе.

Как должен планировать своё рабочее время специалист, нацеленный на карьерный успех? Стратегический план на год или полгода должен каждый день превращаться в тактический план на день. Ежедневное планирование – секрет личной эффективности многих успешных людей.

Итак, список дел на день составлен. Теперь нужно расставить приоритеты – определить, что из написанного первостепенно важно (такие задачи обозначьте в плане буквой А), что важно, но не срочно (Б), и что желательно, но необязательно (В).

Довольно эффективное правило личного тайм-менеджмента, помогающее не держать в голове много мелких задач одновременно, звучит так: если дело занимает меньше трёх минут, его нужно сделать сразу, не откладывая. Возникла необходимость позвонить клиенту, чтобы уточнить время встречи? Не раздумывайте, в какое время дня это лучше сделать – берите телефон и звоните. Следование этому принципу освободит Ваш ежедневник от лишних записей, а голову – от ненужных раздумий и планов.

План готов, приоритеты определены, и теперь Ваша задача – не сбиться с курса. Почти наверняка уже с самого утра у Вас найдётся масса других дел, важных и не очень. Руководитель может поручить Вам ответственные переговоры с клиентом, а коллеги – привлечь к составлению важного документа.

Ежедневное планирование учит нас ценить время. Человек, имеющий план на день, неделю, месяц или даже год, едва ли позволит себе ежедневно терять час, к примеру, добираясь на работу в метро. Скорее всего, это время он потратит на чтение профессиональных журналов или прослушивание подкастов на английском. Ведь час в день – это двадцать (или больше) часов в месяц и как минимум 240 часов в год! Масса времени, которое можно и нужно провести с пользой для себя и своего профессионального развития.

Источники:
Как планировать рабочий день
★★★ Очень многим хотелось бы все успевать делать — как дома, так и на работе, но почему-то, как только люди берутся за рабочие дела, весь энтузиазм сразу исчезает. Чаще всего это происходит потому, что
http://www.justlady.ru/articles-147842-kak-planirovat-rabochiy-den
Как эффективно планировать рабочее время
Как эффективно планировать рабочее время. Советы и видео по поиску работы от Superjob.
https://www.superjob.ru/pro/5096/

COMMENTS