Инструменты планирования времени

Инструменты планирования времени

Ее начало было положено 14 октября 1890 года одновременно с рождением ее основателя Дуайта Эйзенхауэра в городе Денисоне, штат Техас. Семья Эйзенхауэров была обычной и ничем особым не выделялась. Во время церемонии закладки здания музея Эйзенхауэра 4 июня 1952 года Дуайт произнес: «Позднее я понял, что мы были очень бедными. Мы знали только то, что не уставали нам повторять наши родители – все пути открыты для вас. Не ленитесь, воспользуйтесь ими». Родители, Дэвид и Айда, этими возможностями никогда не пользовались, при этом, все свои надежды возлагали на своих сыновей. Они развили в них такие качества, как самостоятельность, честность и целеустремленность. Именно эти качества в дальнейшем сыграли ключевую роль в жизни одного из сыновей – выдающегося человека, мужа, отца, генерала и президента США.

Предложенная Эйзенхауэром методика позволяет рассортировать дела одновременно по срочности и важности.

Он выделил четыре критерия, по которым можно определить и выделить наиболее приоритетные задачи для последующего влияния на итоговый результат.

Важность определяется тем, насколько результат выполнения влияет на деятельность.

Срочность одновременно определяется двумя факторами:

  • насколько быстро надо решить задачу;
  • как взаимосвязано выполнение задачи с временным интервалом.

В соответствии с матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех критериев (рисунок 1.1.).

Рисунок 1.1. Матрица Эйзенхауэра.

К каждому из четырех обозначенных критериев относится определенный перечень дел. Их мы разберем немного подробнее. В таблице 1.1. приведен перечень ключевых показателей, соответствующих одному из четырех критериев, по которым можно определить, попадает под них та или иная задача или нет.

Таблица 1.1. Показатели срочности и важности задач

Тип задач: «Срочно и важно»

В этот квадрант попадают дела, которые либо вышли из-под контроля, либо были не запланированы и возникли внезапно. Все, что соответствует приведенным критериям в обозначенном квадранте, предстоит решить самостоятельно и оперативно. Промедление в решении таких задач может привести к значительному ущербу и потерям.

Если список дел, попавших в данный квадрант, не уменьшается, а наоборот, регулярно пополнятся, то можно сделать вывод, что присутствуют проблемы с планированием. Решением будет являться пересмотр своей деятельности и прохождение специализированного обучения методикам эффективного планирования.

Тип задач: «Важно, но не срочно»

Это основные задачи, которые должен решать менеджер любого уровня. Данные задачи относятся к задачам, ориентированным на будущее. Применяя правило 80/20 или принцип Парето, сформулировав его следующим образом: « 20 % дел – это ключевые дела, которые необходимо выполнить для получения 80 % результата», вы начинаете эффективно, а самое главное, правильно использовать свое рабочее время. Более того, вы умеете расставлять приоритеты и в совершенстве владеете навыками самоорганизации.

Для достижения успеха необходимо приложить максимум усилий. Требуется определенное старание, направленное на выполнение дел, определенных как важные, но не срочные. На эти задачи должно уходить максимальное количество времени. Своевременное решение этих задач в дальнейшем предотвратит многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей станет нормой.

Остается добавить: «Так держать!»

Оставшиеся два квадранта являются обычными поглотителями времени. Я бы не стал тратить на их описание свое время, но все же, для понимания процесса работы с матрицей Эйзенхауэра постараюсь кратко изложить их суть.

Тип задач: «Срочно, но не важно»

Если в данный квадрант начинает попадать все больше дел, то у вас проблемы, которые необходимо срочно решать, либо вы просто не умеете расставлять приоритеты. Вы делаете абсолютно все, кроме своей работы. Помните лирическую комедию режиссера Эльдара Рязанова «Служебный роман»? Вы уже догадались, какого героя я решил привести в пример, конечно, это – общественница Шура. Чтобы все вернулось на свое место, вам надо вспомнить свое предназначение. А для этого просто проиграйте следующий эпизод, меняя роли. Представьте себя с одной стороны Людмилой Прокофьевной, а с другой, той самой Шурой, проговорите следующий диалог:

Л. П.: Шура, если память мне не изменяет, вы числитесь в бухгалтерии?

Л. П.: Вы это хорошо помните?

Л. П.: Вот идите и займитесь своим делом.

А как мы уже определили, ваше дело – это решение важных, но не срочных задач.

Тип задач: «Неважно и не срочно»

Мне вас искренне жаль. Вы просто прожигаете жизнь и растрачиваете свою энергию на абсолютно ненужные дела.

Если вы перегорели на работе и начинаете замечать, что стали чаще убивать время, то можно сказать что ваша деятельность стала неэффективной.

Решение одно – срочно пройти специализированное обучение по личной эффективности, мотивации и методикам эффективного планирования.

Инструменты планирования времени

Мои инструменты планирования — 6 помощников в работе

Я считаю, что такой инструмент как планирование занимает ключевую роль в тайм-менеджменте (в частности) и весьма значительную роль в жизни каждого «многофункционального» человека (в целом). Итак, в этой статье я расскажу о том, какими инструментами планирования пользуюсь лично я, и какие это дает результаты.

Поскольку я работаю в IT сфере, то главный инструмент планирования на работе – helpdesk. Он же – электронная система сбора заявок от пользователей. Подробно останавливаться на этом пункте не будем. Кому интересно, можно почитать на википедии .

Итак, второй инструмент планирования, которым я пользуюсь только на работе – это программа MS Outlook. Здесь нужно отметить то, что данный программный продукт поддерживает не только возможность получать и отправлять почту но и содержит мощные инструменты для организации своего рабочего времени. Ключевые моменты, а также встречи во время работы я планирую именно в этой программе.

Четвертый инструмент планирования – телефонный календарь. Это основной инструмент. Там хранятся основные события и списки дел, которые мне необходимо выполнить. Безусловно, на коммуникаторе писать не так удобно как в обычном бумажном ежедневнике, однако пользоваться им в местах скопления людей и в условиях доступности лишь одной руки гораздо удобнее чем бумажным блокнотом.

Пятый инструмент – бумажный ежедневник. В бумажный ежедневник я заношу долгосрочные цели и задачи, которые я стремлюсь выполнить в перспективе от одного до нескольких месяцев (лет).

Шестой инструмент – стикеры. Стикерами я пользуюсь только дома, для того чтобы не забыть выполнить какие-то домашние задачи. Также на них пишу todo листы на те выходные когда я планирую работать дома.

Получается, что я использую 6 инструментов планирования. Надеюсь, данная информация будет для вас полезной. В комментариях хотел бы увидеть ваш опыт использования инструментов планирования, вопросы и рекомендации.

Источники:
Инструменты эффективного планирования
Ее начало было положено 14 октября 1890 года одновременно с рождением ее основателя Дуайта Эйзенхауэра в городе Денисоне, штат Техас. Семья Эйзенхауэров была обычной и ничем особым не выделялась. Во время церемонии закладки здания музея Эйзенхауэра 4 июня 1952 года Дуайт произнес: «Позднее я понял, что мы были очень бедными. Мы знали только то, что не уставали нам повторять
http://hr-portal.ru/blog/instrumenty-effektivnogo-planirovaniya
Мои инструменты планирования — 6 помощников в работе
Описание шести эффективных инструментов планирования, которые я использую постоянно и которые помогут и вам успевать намного больше
https://sobinam.ru/blog/personal_efficiency/98.html

COMMENTS