Ежедневник для планирования

Ведем ежедневник для правильного и эффективного планирования своего времени

Статья опубликована в журнале «Справочник по управлению персоналом» 2012, № 2

Ежедневник не всегда используют по прямому назначению. Он может быть стильным бизнес-аксессуаром, блокнотом для случайных записей, местом хранения визиток. Так происходит потому, что не все знают правила работы с ним. В то время как ежедневник — это бизнес-инструмент, неотъемлемая часть системы планирования и эффективного использования времени.

В голове всего не удержишь

Когда речь заходит о планировании дел, некоторые люди объясняют, что они привыкли «держать все свои дела в голове». Возможно, часть из них действительно обладает прекрасной памятью. Однако в подавляющем большинстве случаев человек, утверждающий, что он может обходиться без ежедневника, просто лукавит или сознательно заблуждается.

Если дел не много, то проблемы нет. Но как только задач становится больше (сознание обычного человека может одновременно оперировать 7±2 объектами), часть из них забывается или вытесняется. И в ходе проведения тренингов по тайм-менеджменту этот факт легко подтверждается.

Насколько актуален ежедневник в век компьютерных технологий?

Даже при наличии таких конкурентов, как компьютер и смартфон ежедневник — самый предпочтительный способ фиксации намеченного.

Во-первых, ежедневник лучше всего подходит для формирования привычки эффективного планирования своих дел. Его не нужно включать и ждать загрузки. Он не несет в себе отвлекающих факторов (игры, электронная почта, социальные сети и другие страницы Интернет и т.п.). Он не требует подзарядки, прост и удобен.

Кроме того, потренировавшись на ежедневнике и сформировав с его помощью привычку эффективного планирования, можно легко переключиться на использование любого «гаджета».

Во-вторых, ежедневник является хорошо узнаваемым деловым аксессуаром. Наличие и использование ежедневника во время переговоров демонстрирует, что его владелец — человек, ценящий и планирующий свое время.

Презентабельный вид самого ежедневника, так же как и деловой стиль одежды, помогает подчеркнуть статус и произвести нужный эффект на собеседника.

В то время как использование ноутбука (или телефона) не редко вызывает ассоциации с отстраненностью их обладателя, особенно на совещании («Интересно он работает или «сидит» в какой-нибудь социальной сети?»).

В-третьих, все ежедневники и планеры рассчитаны на один год. Они способны создавать визуальный и кинестетический образ целого года жизни. Листая ежедневник, можно ощутить, сколько времени осталось до конца года и понять на какие дела ушли предыдущие месяцы. Компьютеры и смартфоны в этом плане производят меньшее впечатление.

При выборе ежедневника нужно ориентироваться на фактор личного удобства.

Основные параметры, по которым ежедневники различаются между собой:

  • внешний вид и качество обложки;
  • цвет и качество страниц;
  • наличие закладки и/или специальных отрывных сегментов вверху или внизу для использованных страниц;
  • размер;
  • наличие дат на страницах;
  • объем и содержание справочной информации (часовые пояса, телефонные коды городов, таблицы размеров одежды, меры веса, календарь, географические карты и т.п.), а также место ее расположения (в начале или в конце ежедневника);
  • количество тематических разделов на каждой странице (временная лента, «для заметок», курс валют и т.п.)

Деловой ежедневник должен быть не только презентабелен с точки зрения статуса, но и приятен для его обладателя.

Размер зависит от того, где предполагается носить и хранить ежедневник, а также от планируемого количества записей. Маленький компактный ежедневник подойдет для того, чтобы носить его в кармане и всегда иметь под рукой. Ежедневник формата А5 можно хранить в портфеле или сумке, он вмещает достаточно большое количество пометок. В качестве ежедневника для рабочего стола, в котором делается много записей, можно выбирать формат А4.

Наличие закладки, либо специальных отрывных сегментов (вверху или внизу) у использованных страниц позволяет быстро открывать текущую страницу ежедневника.

Наличие даты на страницах ежедневника дает возможность планировать дела в долгосрочной перспективе, но требует при этом умещать все задачи на определенный день в рамках одной страницы. Недатированный ежедневник позволяет отвести каждому дню как одну, так и несколько страниц, но при этом нельзя записать дела на определенную дату в будущем.

Содержание и объем справочной информации в начале или конце ежедневника, а также количество тематических разделов на его страницах делает работу с ежедневником более комфортной, поэтому выбирать нужно, ориентируясь на свои потребности и рабочие задачи.

Как работать с ежедневником

Ежедневник нужен для эффективного планирования дел. В нем фиксируются намеченные задачи, а по ходу выполнения они планомерно вычеркиваются.

Использование подобной схемы позволяет поднять продуктивность работы, однако этим не исчерпываются возможности ежедневника.

Максимальную пользу приносит не простое составление списка дел на день, а следование важным правилам тайм-менеджмента и использование их в работе с ежедневником:

  • правило ориентации задач на результат;
  • правило разделения всех задач на «гибкие» и «жесткие»;
  • правило бюджетирования всех задач по времени;
  • правило разделения всех задач на «слонов» и «лягушек»;
  • правило расстановки приоритетов выполнения задач;
  • правило делегирования и контроля выполнения задач.

Рассмотрим их более подробно.

Правило ориентации задач на результат

Задачи необходимо правильно формулировать, т.е. ставить в результативно-ориентированном виде. Лучше написать «узнать у Петрова результаты рассмотрения коммерческого предложения», нежели просто «позвонить Петрову».

Если звонок был сделан, а Петрова не оказалось на месте, то получается, что задача выполнена, но продуктивного результата нет.

Правило разделения всех задач на «гибкие» и «жесткие»

Существуют дела, «привязанные» к определенному времени (например, совещание, назначенное на 10 часов утра или деловая встреча в три часа дня), а есть дела, которые важно выполнить в определенный день, но не важно, в какое время. По этому принципу все задачи делятся на «жесткие» и «гибкие». Для грамотного расположения «жестких» и «гибких» задач в ежедневнике имеет смысл каждую страницу разделять на две части и отмечать «жесткие» задачи слева, где имеется линейка времени, а «гибкие» задачи справа.

Правило бюджетирования всех задач по времени

Все намеченные дела необходимо оценивать с точки зрения количества времени, которое потребуется на их выполнение. При этом в бюджет нужно закладывать и время на подготовку к их выполнению. Например, при планировании встречи важно учесть не только предполагаемую длительность встречи, но также и время нахождения в пути к месту встречи и обратно.

Бюджетирование, с одной стороны, помогает видеть «свободные окна» и грамотно их использовать, например, для отдыха, а с другой стороны, позволяет избежать перегрузки. Если бюджет времени загружен на 100%, это означает, что он, скорее всего, не будет реализован. Всегда есть вероятность, что произойдут какие-то накладки (например, встреча затянется, опоздает транспорт, не будет работать электронная почта и т.п.) или возникнут непредвиденные неотложные дела (например, срочная встреча, поломка автомобиля и экстренный ремонт и т.п.). Именно поэтому планировать нужно не более 70 % времени, оставляя себе «место для маневра». А добиться этого можно, только проводя бюджетирование всех задач по времени.

В ежедневнике бюджет времени на каждую задачу указывается рядом с задачей. Например, «30 минут» или «2 часа». Удобно, когда бюджет времени отмечается ручкой другого цвета.

Правило разделения всех задач на «слонов» и «лягушек»

«Слоны» — это крупные и масштабные дела, выполнять которые нужно по частям (образно говоря «есть слона по кусочкам-бифштексам»).

«Слона» можно «съесть» как в виде серии логически последовательных задач, так и по методу «швейцарского сыра»: любые дела из списка задач, входящих в «слона», выполняют в произвольной последовательности, «выгрызая из сыра маленькие кусочки».

«Лягушки» — это мелкие и неприятные дела, выполнить которые необходимо как можно быстрее.

Невнимание к задаче-«слону» чревато авралом, а не съеденная «лягушка» является причиной ухудшения настроения в течение дня.

В ежедневнике эти задачи можно обозначать, указывая их название полностью, либо сокращенно (в виде первых букв «С» и «Л»).

Правило расстановки приоритетов

Среди намеченных к выполнению дел имеются задачи с разной степенью важности. Начинать решение нужно с самой важной задачи, переходя далее к менее важной и т.п. Исключение составляют только мелкие неприятные дела — «лягушки». Их надо «съедать» в первую очередь, переходя затем к выполнению дел в порядке убывания важности.

В ежедневнике расстановку приоритетов удобно делать, обозначая каждое дело одной из трех латинских букв — «А» (самые приоритетные дела), «В» (менее важные и срочные дела) или «С» (дела, которые имеют наименьшую важность и срочность), либо буквами русского алфавита «А», «Б» и «В». Если имеется несколько задач одной категории, то между собой их можно разграничить как «А1», «А2» и т.п. Если все задачи одной категории примерно равны по своей значимости и важности, то их выполняют в произвольном порядке.

Для того чтобы определить важность дела, Брайан Трейси (1) рекомендует задать себе вопросы: «Что я получу в результате выполнения этого дела?», «К чему это приведет?», «Какие будут последствия?».

Правило делегирования и контроля выполнения задач

Все задачи нужно оценивать с точки зрения возможности их передачи для выполнения другому лицу и необходимости контроля их выполнения. Особое значение данное правило имеет для руководителей.

Но делегирование можно использоватьс и в виде личной договоренности или просьбы в семейных и дружеских отношениях, а также в формате покупки услуг.

В ежедневнике делегируемую задачу можно помечать сокращением «дел.» и указанием того, кому она будет поручена. Если задача требует контроля выполнения в течение дня, то рядом с задачей необходима пометка «контроль». Если задача должна быть выполнена к определенному времени, то рядом ставится и время, например, «К 14-30». В правой колонке таблицы есть пример этого: «Подготовить отчет по работе с клиентами за прошедший месяц (20 минут) — А1 дел. Ромашкова (К)». То есть задача представлена в результатно-ориентированном виде, есть бюджет времени на нее (бюджет на постановку задачи и контроль ее выполнения), указана важность дела, указано, что задача делегируется, указана фамилия человека, которому она делегирована и стоит пометка о контроле.

Задача вычеркивается только после того, как проведен контроль ее выполнения. Если же она требует контроля выполнения в будущем, то необходимо определить дату, когда потребуется провести контроль и, открыв соответствующую страницу в ежедневнике, сделать в нижней части страницы запись «на контроль» с указанием исполнителя и задачи. Пометки о контроле лучше делать другим цветом. При указании в ежедневнике бюджета времени на делегируемую задачу указывается бюджет времени, который необходим на качественную постановку задачи и контроль ее выполнения (если задача должна быть выполнена в тот же день, что и поставлена).

Учитывая приведенные правила, планирование дел в ежедневнике может иметь следующий вид (таблица).

Планирование дел в ежедневнике

Вторник, 16 августа

11-00 Провести совещание по вопросу закупки новой оргтехники (40 минут) — В

14-00 Встреча с директором ООО «Ромашка» Ивановым И.И. у него в офисе (2 часа с учетом дороги) — А2

Напомнить Сидорову о необходимости погашения долга (5 минут) — «лягушка»

Узнать у Петрова результаты рассмотрения коммерческого предложения (10 минут) — В

Подготовить отчет по работе с клиентами за прошедший месяц (20минут) — А1 дел. Ромашкова (К)

Подготовить копии сертификатов и свидетельств для тендера ОАО «Заказчик» (10 минут) — В — «слон» участие в тендере

Выполнить в спортзале комплекс упражнений по программе № 2 (1,5 часа) — В

Цветиков — составление плана закупок на будущий месяц, задача от 12 авг. (10 минут) — В

Использование описанных правил работы с ежедневником потребует временных затрат, однако, это не потери времени — это инвестиции в спокойную работу без авралов. Кроме того, практика показывает, что планирование дня в ежедневнике (с учетом записей разными цветами) будет отнимать не более 10-15 минут.

Инвестировав 10-15 минут на ежедневное планирование дел, можно сэкономить как минимум два-три часа, которые обычно уходят, если разбираться со всеми делами «по ходу». А потери времени при отсутствии планирования в среднесрочном и долгосрочном периоде значительно больше.

Вопросы при работе с ежедневником

При работе с ежедневником возникают два основных вопроса:

— Как поступать с делами, которые повторяются достаточно часто с заранее известной периодичностью?

Например, подготовка отчета по четвергам каждую неделю или совещания-«оперативки» по вторникам. Если записать их на отдельном листе, вложенном в ежедневник, то есть вероятность в «горячий» день забыть про какую-то из повторяющихся задач. Если записывать каждую повторяющуюся задачу, то при еженедельном повторе придется сделать 52 записи на год.

Каждую повторяющуюся задачу (с указанием ее периодичности) можно записать на маленький цветной стикер, который приклеивается в ежедневник на страницу дня, когда задача должна быть выполнена первый раз в календарном году, а затем стикер просто переклеивается на следующую неделю. В итоге на постановку повторяющихся задач тратится минимум времени.

— Как поступать, если намеченный в ежедневнике план на день требует изменений?

Если план требует корректив, то их нужно вносить. С помощью корректирующей жидкости или вклеивания нового листа в ежедневник. Записи в ежедневнике можно делать и карандашом. Так их будет проще изменить.

Как внедрить ежедневник в работу персонала

Любого руководителя, умеющего хорошо планировать и организовывать свое время, волнует вопрос о том, как научить этому своих сотрудников.

Для максимально эффективного внедрения использования ежедневников в компании важно соблюсти ряд правил:

Ежедневник — это простой и доступный инструмент, который помогает управлять временем, используя его максимально эффективно. Планировать успех или жить по обстоятельствам — этот выбор каждый делает сам для себя.

Комментарий Ольги Хан, бизнес-тренера НО НПФ «Лукойл-Гарант» в г. Волгограде к статье Алексея Дудина «Ежедневник как инструмент эффективного тайм-менеджмента»

Богатые люди думают на бумаге.

Сколько ежедневников было у Вас и есть ли ежедневник сейчас? Сколько Вы успевали ранее и стали ли более эффективным? На что в этом месяце Вам не хватило времени и как это отзовется в будущем? О чем Вы готовы забыть на следующей неделе? Вы планируете свою жизнь, или Ваша жизнь планирует Вас? Или мимо Вас планируют (пролетают) Ваши цели и задачи…? Что такого важного Вы сделали, чтобы приблизиться к своей цели или… чего не сделали и отдалились от нее? Есть ли у Вас инструмент, позволяющий Вам проанализировать свою эффективность за последние пол года?

Действительно, сегодня только ленивый не знает что такое ежедневник. Теме планирования посвящено много книг и статей, однако, в реальности мало что меняется. Большинство людей, по-прежнему, живут по обстоятельствам. Возможно потому, что привычки планировать и записывать так и не появилось, а может быть потому, что сложно расставить приоритеты. Кто-то считает планирование бесполезным, ибо жизнь — рулетка. И в таком случае успеха можно ожидать годами. Кто-то пренебрегает планированием, точно зная, что ежедневно на него обрушивается множество срочных и мелких дел. И в таком случае, это вопрос постановки цели. Есть ли она у Вас и достаточно ли важна?

«Жизнь — это каждодневный выбор, который впоследствии мы называем судьбой». И, безусловно, у Вас также есть выбор: планировать успех, или жить по обстоятельствам. Есть и другой выбор — выбор формата, обложки…

Выбор есть всегда. И в любом случае, Ваш выбор всегда за Вами.

1. Брайан Трейси «Как управлять своим временем», аудиокнига, 2008, издательство «Аудиоконсалт»

Дудин Алексей Сергеевич

Блог об организации конференций и нетворкинговых событий

Ежедневник, который вдохновляет и помогает в планировании дел и событий

Меня так часто спрашивают, что за оранжевая книжечка у меня такая особенная, и я решила больше не скрываться и признаться: у меня есть личный помощник в планировании открытий и достижений. Именно с его помощью появились и развиваются этот блог, компания Improve Experience и несколько других проектов.

Как он появился и зачем — в этом посте.

Меня всегда приводили в дикий восторг две вещи: всякие блокноты-книжки-ежедневники и возможности для развития. В этом ежедневнике две моих страсти органично слились в одно.

У меня есть такой принцип творчества: собирать в кучку все, что нравится, что отзывается чем-то близким внутри, и потом создавать из этих разнородных кусочков что-то свое.

Так появился и этот ежедневник: формат планировщика недель я взяла из AIESEC Learning Planner (отличная, кстати, была вещь!), формат постановки жизненных целей — из моих встреч с людьми, занимающимися профессиональным и личностным развитием и целеполаганием. Что-то пришло из интернета, что-то появилось на работе в Improve в процессе обсуждения моей мотивации с руководителем и наставником. Обложку я нарисовала сама по мной же созданному макету футболки с любимой цитатой.

Сколько себя помню, я со школьного возраста записываю свои дела, задачи и проекты. Раньше я это делала в блокнотах и ежедневниках, потом им на смену пришли программы и приложения, гугл календари и прочие вроде бы удобные штуки. Но время шло, а жизнь не сильно приближалась к тем мечтам и идеалам, которые я себе рисовала несколько лет назад.

В какой-то момент я осознала, что виртуальные планировщики для таких важных вещей как жизненные цели мне не подходят. Так просто закрыть страницу в браузере, выключить нотификации на смартфоне, не заглядывать в давно не обновлявшийся файлик…

А когда блокнот лежит у меня на столе и недвусмысленно напоминает о том, что я хотела сделать, когда в нем не только жизненные цели, но и рабочие заметки, план и приоритеты на неделю, встречи и командные события — тогда планировщик становится часть ежедневной жизни.

Я сделала его для себя и решила поделиться со всеми, у кого есть такая же потребность — планировать личные проекты, радоваться достижениям, видеть прогресс каждый день и каждый месяц. Сама сверстала макет, отнесла в типографию и увлеченно кинулась заполнять пустые странички.

После того как мои друзья и коллеги восторженно отозвались о моем детище и в один голос заявили, что хотят такой же, мы с моей второй половиной решили, что скрывать от мира такой полезный блокнотик было бы глупо, и вот — я делюсь опытом с читателями моего блога, а вместе с этим возможностью заказать себе или друзьям в подарок такой же блокнот.

В самом начале ежедневника и в конце каждого месяца есть специальные странички для того, чтобы отмечать личные цели и прогресс по ним. Тут есть «колесо баланса», место для двух сфер внимания на месяц и итоги месяца.

Круг, похожий на мишень, я расчерчиваю на несколько секторов, которые представляют важные составляющие моей жизни — семья, работа, творчество, спорт и так далее. Потом я закрашиваю каждый сектор в зависимости от удовлетворенности по этой сфере от 1 до 10.

Основная часть ежедневника — понедельное планирование. Мне оно кажется гораздо удобнее, чем ежедневное, да и сам блокнот получается не такой толстый, когда один день не занимает целую страницу. Недельки можно заполнять как угодно 🙂

Я люблю писать в недельный планировщик только самые важные и определенные во времени события, например встречи, дедлайны, праздники. В верхней правой части — имена людей, от кого я что-то жду и кому нужен волшебный пендель, а также идеи, мысли, вопросы.

Кстати, в текущей редакции ежедневника окошко «Кого пежить» я заменила на «Люди недели», так как не всем знаком офисный сленг, да и не всегда важного человека нужно именно пежить. Как оказалось, иногда хочется и записать туда людей, кому надо что-то передать, сказать спасибо, делегировать что-то.

В верхней левой части — три главные приоритета на неделю. Классно, когда эти приоритеты отражают не только работу, но и что-то из сфер внимания на месяц. Это помогает сосредоточиться и держать в фокусе то, чего я хочу достичь.

И один из самых противоречивых разделов — заметки со встреч. С одной стороны, этих страничек вечно не хватает, с другой стороны — их часто лень заполнять полностью.

Но они реально выручают в связке с привычкой готовить и проводить эффективные групповые встречи. Для человека, который занимается организацией событий и работает с командой, — верный помощник.

Часто люди мучаются вопросом, что им делать и будет ли это кому-то полезно. Но это не главное. Главное — делать то, от чего тебя прёт. Обложка будет напоминать об этом нехитром принципе и вдохновлять делать то, что по-настоящему нравится.

Для заказа есть на выбор такая же в точности обложка, но голубого и оливкового цветов.

У меня никогда не получалось красиво перевести эту фразу на русский, на английском она вдохновляла меня гораздо больше. Мой вольный перевод такой:

Не спрашивай, что нужно миру. Спроси себя, что дает тебе чувство, что ты живой, и занимайся этим. Потому что миру нужны живые люди.

Что бы я ни делала, меня преследуют идеи по улучшению. У ежедневника было уже две редакции, и я понимаю, что это не предел. Идей по добавлению разных блоков и страничек у меня много, но все равно я открыта новым идеям и предложениям. Так что не стесняйтесь делиться в комментариях вашими любимыми практиками и упражнениями!

Заказать прямо сейчас ежедневник можно на пока что единственной страничке магазина. Я печатаю их сама в Новосибирске, отправляю каждому индивидуально.

Если вы хотите сразу много штук для всей своей компании или команды, напишите мне на anya@uxevent.com, и мы договоримся о стоимости и сроках доставки.

Исходные макеты я не продаю, хотя многие спрашивают 🙂

Источники:
Дудин Алексей Сергеевич
ежедневник лучше всего подходит для формирования привычки эффективного планирования своих дел
http://www.adudin.ru/pubs/ezhednevnik/
Ежедневник для планирования
Блог об организации конференций и нетворкинговых событий Ежедневник, который вдохновляет и помогает в планировании дел и событий Меня так часто спрашивают, что за оранжевая книжечка
http://uxevent.com/inspirebook-story/

COMMENTS