Эффективное планирование

Планирование деятельности — навык вашей эффективности

Планирование деятельности — навык вашей эффективности

«Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра»

Время лишь совершенствует нас..

Правильно спланированная работа или другой вид деятельности являются залогом успешного выполнения поставленной задачи и представляют собой инструмент самоорганизации. Для того чтобы вы могли научиться самостоятельно планировать свое время и деятельность, мы приводим несколько конкретных шагов, которые помогут вам. Однако, прежде, необходимо разобраться с терминологией и понять, почему так важно правильно планировать свое время и работу. Наверняка, вы знаете, что успешные люди прекрасно владеют инструментом планирования.

Планирование деятельности является одним из секретов успешного человека.

Ниже приведены причины, объясняющие, почему планирование – это важный инструмент в вопросе самоорганизации и самосовершенствования.

Планирование деятельности – это карта вашего дня.

Одна минута времени, потраченная на планирование своей деятельности, экономит десять минут, потраченных на выполнение поставленной задачи. Таким образом, научившись планировать свою деятельность, вы сможете получать 200 процентов отдачи от вложенной энергии.

Тому, кто привык планировать работу на завтра, не требуется более двенадцати минут, для того чтобы расписать все необходимые дела, распределив их в приоритетном порядке. Потраченные накануне двенадцать минут дадут вам возможность сэкономить два часа производительности, что, безусловно, качественно повышает уровень продуктивности вашей работы. Если умножить это время на количество дней в календарном месяце, то получится, что в месяц вы способны экономить до пяти рабочих дней. Здорово, не правда ли!

Планирование деятельности учит правильно определять приоритеты.

Умение верно определять приоритетные направления деятельности помогает обозначать наиболее важные, перспективные и значимые места. Часто происходит так, что человек тратит время на то, что ему по душе, на то, что доставляет ему удовольствие. Однако приоритетное место должно быть отведено тому, что необходимо выполнить. Нежелание концентрироваться и отдавать предпочтение главному приводит к тому, что человеку так и не удается достичь поставленной цели.

Планирование деятельности программирует ум человека.

Вы, наверняка, не раз сталкивались с такой ситуацией, когда в зависимости от того, насколько четко сформулировано ваше желание, оно с большей или меньшей легкостью воплощается в жизнь. Планирование – это уникальный процесс, который помогает человеку осознать, к чему в действительности он стремится и, в итоге, воплощающий эти стремления в жизнь.

Иногда человек, лишь думает, что ему необходимо выполнить какое-то дело. Но в действительности, он легко может обойтись без этого. Такие дела, обладающие надуманной важностью, имеют низкий приоритет и со временем, совсем исчезают из списка обязательных для выполнения.

Разберем конкретные методы планирования.

Каждый вечер выделяйте время для того, чтобы составить план, в котором будут по степени важности перечислены все дела, которые вам необходимо выполнить. С наступлением нового дня приступайте к выполнению дела, записанного под пунктом 1. Не переходите к последующему заданию, пока не завершите первое. Соблюдайте очередность выполнения всех записанных вами дел. Не переходите к последующему, не завершив предыдущее. Остановиться и недоделать вы можете лишь в том случае, если вмешиваются обстоятельства, изменить которые вы не в силах. Но и в этом случае приложите все усилия, для того, чтобы как в можно более короткие сроки завершить начатое. Справившись с одной задачей, приступайте к решению следующей.

Методы и способы планирования.

Для того чтобы научиться планировать свою работу, на начальном этапе вам понадобится лишь ручка и лист бумаги. Запишите все дела и планы, которые вам необходимо будет выполнить завтра. Дела должны быть распределены по степени важности их выполнения. По мере выполнения каждого пункта, вычеркивайте его из списка. В этом методе нет ничего сложного, но попробовав выполнять свои действия в соответствии с планом, вы удивитесь тому, насколько данный способ эффективен. Данный метод позволяет планировать развитие событий на один предстоящий день. Со временем вы осознаете, что вы можете планировать свою жизнь на гораздо более длительный срок.

  • Улучшение условий планирования

    Для того чтобы улучшить условия, в которых вы планируете предстоящие дела, вам нужно будет приобрести: ежедневник, дневник и календарь планирования. Разберем более подробно.

  • Выводы, связанные с необходимостью использования ежедневника:

    1. Внесите упорядоченность в свою жизнь. Составьте подробный план предстоящих дел и событий, которые нужно выполнить на следующий день.
    2. Проанализируйте записанное. Распределите дела по степени важности. До того, как вы приступите к выполнению дел, должны быть расставлены четкие приоритеты.
    3. Приучайте себя тратить силы только на выполнение важных и значимых дел, которые приведут вас к желаемому результату. Сумев выработать привычку составлять план предстоящего дня, вы сможете на порядок повысить производительность труда.

    Дневник – письменный (электронный) носитель, содержащий в себе те мудрые и значимые мысли, которые вы когда-либо встречали в своей жизни. Мудрая идея может исходить практически от любого человека. Бесценная мысль может прийти к вам в любой момент. Для того чтобы не потерять и не забыть ее, нужен дневник. Не давайте шанса хорошей идее ускользнуть от вас. Великая мысль способна в корне изменить жизнь человека. Дневник – это такая вещь, которая всегда должна находиться рядом с человеком.

    Календарь планирования. Использование календаря планирования (планера) позволяет составлять планы на срок, более длительный, чем один день. Когда вы понимаете, что планирование на один день эффективно, это значит, что вы можете планировать дела на более длительный срок – неделю. Действует аналогичное правило: «Не приступайте к делам предстоящей недели, пока не завершите ее планирование».

    Освоив планирование недели, переходите к следующему этапу – начинайте планировать свои действия на месяц вперед. И здесь также действует правило: «Не приступайте к делам предстоящего месяца, пока вы не запланировали его».

    Читайте также статьи по близкие к данной теме:

    Эффективное планирование

    Календарь – один из эффективных инструментов планирования. Любая из нас, начав управлять временем, рано или поздно понимает – без календаря и ни туда, и ни сюда. Действительно, не зря еще в 4236 году до нашей эры древние египтяне сверялись с календарем и определяли, когда и как они будут обрабатывать землю.

    В основе любого календаря лежат наблюдения: за солнцем или луной, за приливами и отливами. Но так как самую сложную работу за нас уже сделали, разбив время на сутки, недели и месяцы, займемся делами попроще. Мы будем наблюдать за собой и составлять свой календарь!

    Один из первых календарей, встречающихся в системе флай, это «Семейный Календарь». Вещь нужная и полезная! Конечно, ваша память превосходна, но лучше записать дни рождения родственников и другие памятные даты вашей семьи. Семейный календарь поможет каждому помнить о разных датах, поэтому важно, чтобы он был общедоступным. Если есть возможность повесить такой календарь на холодильник или стену, мимо которой ежедневно ходят все родственники, то без лишних напоминаний каждый из них сможет планировать время с учетом семейных традиций. Да и вовремя вспоминать про подарки будет легче.

    Другой тип календаря – ежедневник! О нем мы поговорим сегодня. У вас конечно уже есть «Контрольный журнал», он составлен, изредка дополняется новыми заметками, но носить с собой его неудобно.

    Для ежедневного планирования я использую календарь-ежедневник, но не датированный. Мне пришлось не один год проверять на прочность планирование с ежедневником, чтобы определиться с лучшим вариантом. Вам тоже следует экспериментировать, наблюдать и пробовать. Я покупала ежедневники с датами А5 формата, покупала большие тетради и альбомы и чертила в них неделю, пробовала маленький блокнотик – в каждой системе меня что-то не устраивало и мешало работать.

    Наиболее приемлемый вариант получился после применения системы три на три. Идея заключается в том, чтобы:

        • Каждый месяц года разбить на три составляющие: месяц, неделя, день.
        • Каждый день представить состоящим из трех частей: утро, день, вечер.
        • Помнить, что жизнь состоит из трех сфер: работа, семья-дом, личное время.
        • Каждый день ставить ОДНУ цель в каждой из сфер, т.е. планировать три обязательных дела.

    Для такой системы очень удобны ежедневники без дат. На первом чистом развороте я черчу месяц. Процесс может показаться трудоемким, но сложности возникают только первый раз, дальше все значительно проще.

    Начертив весь месяц, я стараюсь прикинуть дела обязательные в этом месяце. Согласитесь, «взрослые» дела достаточно сезонны, и как бы мы ни пытались готовить сани летом, кое-что перенести никак нельзя. Я вношу даты рождения родственников и друзей, записываю, когда надо отправить поздравительные открытки, отмечаю походы к стоматологу, день, когда точно надо оплатить счета, дни отчетов по работе, в общем, все то, что произойдет в месяце грядущем.

    Следующий разворот посвящается неделе. Сюда, но уже более подробно вношу обязательные на этой неделе дела: как в будни, так и на выходные.

    Дальше начинается самое интересное. Свой день я представляю разделенным на три части: утро, день и вечер. Ночь в этой схеме не учитывается, т.к. я предпочитаю ночью спать, но для сов, возможно деление на день, вечер, ночь. Важно определить какие именно дела вы собираетесь делать, и в какое время суток. Не вызывает сомнений – некоторые дела перенести никак не возможно. Например, я обязательно хожу на базар три раза в неделю, но чтобы купить все необходимое именно у нужной хозяйки вставать следует очень рано, а на базаре быть часам к 7 утра. Разместив обязательные дела по времени, я занимаюсь расстановкой целей.

    Не секрет, жизнь каждой женщины вписывается в трио: работа, дом-семья, «я-любимая». Также не секрет, обычно только одной сфере уделяется должное внимание, какая-либо вторая хромает, иногда даже на две ноги, а третья… да, что уж тут вспоминать, третья почти отсутствует. Вот тут-то поможет постановка целей по сферам жизни. На каждый день недели я определяю три обязательных дела, по одному для каждой сферы. Три дела, без свершения которых день будет прожит не полностью! Главное, помнить – нельзя откладывать выполнение дел из какой-либо сферы, вы достойны прожить каждый день жизни полноценно!

    Каждый вечер, минут пять, уделяю анализу дня прошедшего и планированию дня следующего, не забывая сверяться с делами, запланированными на весь месяц. Это очень важно, ведь сначала тяжело контролировать все дела сразу. Если мне сложно придумать дело дня в какой-либо сфере, я пользуюсь «списком отложенных дел». Он очень выручает при постановке целей, и незаметно исчезает при регулярном использовании этого метода.

    Каждую неделю я делаю 21 дело, а это не так уж и мало!

    Эффективное планирование

    «Тайм-менеджмент не дня меня», «Планировать — это скучно», «Зачем все планировать, если я и так все помню» — такие фразы нередко звучат от людей, которые еще не вкусили все прелести планирования. И в то же время у большинства руководителей, в особенности тех, которые занимаются отчетностью, финансами, налогами, катастрофически не хватает времени на выполнение всех поставленных задач. Хотя любая «просрочка», с точки зрения финансового законодательства, грозит штрафными санкциями, сорванными контрактами.

    В рамках этой статьи поговорим о том, как эффективно спланировать рабочее время, чтобы успевать решать рабочие вопросы и не трудится по 18 часов. Но, если вы хотите, чтобы рабочий день не проходил в бесконечном топтании на месте, а был очередным шагом к высоким результатам, осуществлению мечт и достижению целей, то начинать планирование нужно с постановки этих самых целей. Ведь планирование рабочего дня — это последний этап эффективного планирования.

    Мы регулярно проводим опросы среди сотрудников разного уровня и владельцев бизнеса, насколько лет в будущее они планируют, считают ли вообще необходимым создавать задачи наперед. И ответы бывают очень разные, что, в принципе, неудивительно. Ведь каждый из нас уникален. Кто-то говорит, что планирует и при этом указывает, что он держит все планы в голове. Кто-то вообще не видит в этом необходимости, потому что ежедневно все меняется, а кто-то не представляет жизни без записанных задач и целей. Но дело в том, что, пока вы не поймете, чего хотите и куда желаете прийти, вы будете каждый день просто справляться с ситуацией, реагировать на то, что происходит здесь и сейчас. А в итоге —ни результатов, ни времени, чтобы успеть хотя бы самое важное.

    Следовательно, планирование в рамках технологии ПриЦельного тайм-менеджмента BogushTime начинается со списка желаний, идей и мечт, в котором указывается не менее 41 пункта. Так вы сможете понять, что вам на самом деле нужно, чем вы хотите заниматься и что в итоге получить.

    Такое планирование нужно проводить раз в год и иногда корректиро вать в процессе. Тогда планирование дня сделает вас по-настоящему эффективным, поскольку вы точно будете знать, что должно будет войти в список задач на день. И теперь, когда вы это знаете, речь пойдет о ежедневном планировании.

    Эффективное распределение времени рабочего дня

    Рабочее время не резиновое — и вот доказательства. С точки зрения владельца или руководителя, рабочий день должен быть распределен на несколько условных частей. Существует три основных типа задач, а именно:

    Ничего нового изобретать не надо. Обратите внимание на те форсмажоры, которые случаются у вас в рабочее время ежедневно. Наверняка это какие-то звонки, внеплановые гости (клиенты, партнеры). И, как правило, у среднестатистического сотрудника/менеджера форсмажор занимает около 1,5–2 часа в день. Это то время, которое не должно быть ничем занято. Но если вдруг форс-мажор не случился, то вы можете использовать это время на свое усмотрение (например, насобственный отдых, если нужно).

    Обратите внимание, что форс-мажоры — это не электронная почта и переписка, это не плановая работа на телефоне и обязательный мониторинг в Интернете. Речь идет о рутине, и на это необходимо планировать время отдельно.

    Существуют задачи «жесткие» и «плавающие.

    «Жесткие» задачи — согласованные, имеющие жесткое время выполнения. Это все ваши собрания, планерки, совещания, согласованные встречи, конференции, запланированные поездки (самолет, поезд) и т.д. Сколько «жестких» задач может быть в один день? Не более пяти, по часу на каждую. И между ними обязательно должен быть временной зазор.

    При этом важно укладываться в отведенное время и не сдвигать остальные задачи по графику. Таким образом, вы можете обидеть людей, с которыми у вас согласованы какие-то действия. Уважайте время других людей. Если вы хотите доверия и уважения к своей работе, ведите себя соответственно. По мнению автора, интервал между жесткими задачами должен составлять 30 минут. Вы можете использовать это время, в частности, для:

    • подведения итогов предыдущей задачи;
    • подготовки к следующей задаче;
    • выполнения своих плавающих задач.

    Теперь что касается встреч. Они не должны длиться более часа. Потому что для обсуждения всех вопросов вам понадобится 40–45 минут, а на знакомство и прощальные ритуалы — 15–20 минут. Как правило, более 40 минут — это уже повторение по второму или даже третьему кругу. Важным моментом в проведении встреч является то, что многие люди, в принципе, не ощущают времени.Хоть вам может показаться это абсурдным, но для вас час — это и вправду может быть час, а для другого человека может показаться, что истекло лишь 40–50 минут. Поэтому обязательно акцентируйте внимание на том, что у вас ровно час на решение всех вопросов, и назовите точное время завершения встречи.

    Как узнать, движетесь ли вы по регламенту или затягиваете встречу? Уже на тридцатой минуте вы можете четко определить, вкладываетесь вы в регламент или нет. И в связи с этим принять решение, как вам действовать дальше. Если встреча идет по регламенту, то вопросов нет — все хорошо. А вот если она затягивается, то стоит сразу определиться:

    • перенести ряд вопросов на другую встречу
    • отменить следующую вашу «жесткую» задачу.

    «Плавающие» задачи — это задачи, которые не имеют жесткой привязки ко времени. То есть это именно те задачи, которые вы можете выполнять в промежутках между «жесткими» задачами или если не случился форс-мажор, и у вас осталось время.

    Планирование рабочего дня состоит из двух частей: вечерняя оценка и утреннее планирование.

    Во время вечерней оценки необходимо сделать следующее:

    Для работы над ошибками используйте технику анализа ошибок, последовательно отвечая на 4 вопроса: 1) Что я хотел? 2) Что я получил? 3) Как я это получил? 4) Что я теперь буду делать по-другому?

    Еще один первоочередной момент. Когда вы переносите невыполненные задачи — не пишите их на завтра, если вы не уверены, что завтра их выполните. Перенесите на ту дату, когда вы точно ими займетесь. Если вы постоянно будете их переносить, то это:

    • будет удерживать ваше внимание — вы будете все равно о них думать, вы же видите их записанными, но не делаете;
    • будет снижать вашу самооценку — опять вы не все выполнили. В итоге, возникнет вопрос о том, почему вы не успеваете, чем вы хуже других и т.д.;
    • и самое неприятное — может вызвать состояние прокрастинации.

    Прокрастинация — это состояние когда вы все время откладываете на потом, даже если объективных причин для этого нет. А потом вовремя не успеваете, подводите людей, естественно, расстраиваетесь. И сразу скажу, что ни к чему хорошему в результате это не приводит. Поэтому если задачу перенесли на другую дату — выполните или вычеркните ее сразу.

    Оно происходит по следующему принципу:

    1. Составьте или дополните список задач на день.
    2. Определить количество времени на выполнение каждой задачи.
    3. Определите их приоритетность по принципу АВС. А — важно, В — делегировать, С — может подождать.
    4. Определите жесткие задачи и определите их как главные.
    5. Запланируйте промежутки времени между основными задачамиии оставьте время на форс-мажоры.

    Источники:
    Планирование деятельности — навык вашей эффективности
    Планирование деятельности является одним из секретов успешного человека. Почему это так важно?
    http://samorealizacia.com/planirovanie/planirovanie-deyatelnosti-navyk-vashej-effektivnosti.html
    Эффективное планирование
    Календарь – один из эффективных инструментов планирования. Любая из нас, начав управлять временем, рано или поздно понимает – без календаря и ни туда, и ни сюда. Действительно, не зря еще в
    http://fly-mama.ru/effektivnoe-planirovanie/
    Эффективное планирование дня
    "Тайм-менеджмент не дня меня", "Планировать — это скучно", "Зачем все планировать, если я и так все помню" — такие фразы нередко звучат от людей, которые еще не вкусили все прелести планирования. И в то же время у большинства руководителей, в особенности тех, которые занимаются отчетностью, финансами, налогами, катастрофически не хватает времени на выполнение всех поставленных задач.
    http://bogushtime.com/blog/effektivnoe-planirovanie-dnya

    COMMENTS