Деловая беседа

Деловая беседа

Деловая беседа – это вид делового общения, который представляет собой специально организованный предметный разговор, служащий решению тех или иных управленческих задач. Деловая беседа, хотя и имеет всегда конкретный предмет, всё же (в отличие от деловых переговоров) более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации.

Среди целей, требующих проведения деловой беседы, можно отметить следующие:

  • стремление руководителя оказать определённое влияние на человека или группу людей, вызвав у них желание к действию, изменению имеющейся деловой ситуации или деловых отношений, существующих между участниками беседы;
  • стремление руководителя выработать решение определённых вопросов на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

По сравнению со всеми другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает некоторыми важными преимуществами. К ним следует отнести:

  • быстроту реагирования на высказывания собеседников, способствующую достижению целей;
  • повышение компетентности руководителя благодаря учёту, проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.

При проведении деловой беседы желательно следовать основным правилам эффективной речевой коммуникации, о которых уже говорилось. Вместе с тем при проведении деловой беседы нужно учитывать следующие важные рекомендации:

  • руководителю следует сознательно настроиться на уровень своего собеседника, учитывая содержание выполняемых им задач, его полномочия и границы сферы ответственности, жизненный и трудовой опыт, интересы, особенности его мышления и речи;
  • процесс деловой беседы следует рационально организовать, что, главным образом, предполагает краткое изложение собеседниками информации по обсуждаемой теме.

Деловая беседа представляет собой диалог, т.е. двустороннее общение, целью которого является либо стремление лучше понять характер возникшей проблемы, либо воздействовать на одного из собеседников или группу собеседников. А потому необходимо так формулировать проблемы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали и стимулировали собеседника (собеседников) высказать своё к ним отношение.

Так как течение диалога в основном контролирует спрашивающий, то с помощью вопросов он может направить процесс обмена информацией в русло, соответствующее его намерениям и пожеланиям, перехватить и удержать инициативу в беседе, активизировать собеседника, предоставив ему возможность проявить себя. Следовательно, умение задавать вопросы становится ключевым инструментом для быстрого получения необходимой информации. Учитывая это обстоятельство, остановимся на более подробной характеристике видов и функций вопросов.

Вопросы можно классифицировать по разным основаниям. Но в управленческой деятельности полезно проводить различия между следующими категориями вопросов: 1) по характеру ожидаемых ответов, 2) по заключённому в вопросах содержанию, 3) по функциям, которые вопросы выполняют.

1) По характеру ожидаемых ответов вопросы делятся на закрытые и открытые.

В отличие от закрытых вопросов открытые вопросы менее структурированы, зато они предполагают б?льшую свободу в выборе ответа и начинаются с различных вопросительных слов: что, как, зачем, почему, какой и т.п. Например: «Что вы думаете о предложенном решении проблемы?», «Каковы ваши профессиональные навыки?», «Почему вы хотите уйти из нашей организации?» и т.п. На такие вопросы человек отвечает развёрнуто, именно поэтому открытые вопросы используются для прояснения сложной, запутанной ситуации, либо для того, чтобы точнее понять отношение человека к предмету беседы.

2) По заключённому в вопросах содержанию их можно разделить на вопросы о фактах (информационные вопросы) и вопросы о мнениях, желаниях, установках.

Вопросы о фактах (информационные вопросы) связаны с выяснением того, что реально осуществилось во времени и пространстве. Например: «Вы принимали участие в переговорах?», «В каком году вы закончили вуз?» Ответы на них не представляют труда, поэтому ими часто начинают разговор, давая возможность человеку втянуться в беседу, «разогреться» в коммуникативном отношении. Часто эти вопросы носят закрытый характер, однако они могут быть и открытыми: «Что является предметом вашего диссертационного исследования?», «Как возникла мысль об организации этого праздника?» и т.п.

3) Наконец, можно выделить две большие группы вопросов по функциям, которые они выполняют в ходе беседы: вопросы, направленные на проверку, уточнение, дополнение полученной информации, и так называемые функционально-психологические вопросы, используемые для снятия напряжения, установления контроля над направлением беседы, перехода от одной темы к другой.

К группе вопросов, направленных на проверку, уточнение, дополнение полученной информации, относят контрольные, уточняющие и зондирующие вопросы.

Контрольные вопросыслужат для проверки достоверности ответов. Если сначала вы спрашиваете, насколько ваш собеседник доволен работой, то через несколько вопросов может быть задан первый контрольный вопрос: «Хотели бы вы перейти на другую работу?», затем второй: «Предположим, что вы по каким-то причинам временно не работаете. Вернулись бы вы на прежнее место работы?» Сопоставление ответов на три вопроса даёт информацию об искренности собеседника, о его реальных умонастроениях.

Уточняющие вопросы следуют за основным поставленным вопросом, уточняя или перепроверяя ответ на него. Например, собеседника могут попросить объяснить высказанные им мысли или чувства. Уточняющие вопросы часто используют и тогда, когда ответы оказались неясны или неполны и требуют прояснения или дополнения: «Что вы хотели этим сказать?», «Объясните-ка, что это значит?», «Приведите, пожалуйста, пример. Что вы имели в виду, когда сказали это?» и т.п. Уточняющие вопросы являются эффективным способом получения полных ответов.

В группе функционально-психологических вопросов можно выделить зеркальные, косвенные (проективные), эстафетные, заключающие вопросы.

Зеркальные вопросы строятся на полном повторении ответа собеседника или на повторении ключевых слов его ответа и направлены на то, чтобы достичь действительного понимания его чувств, переживаний, состояния. Примерами зеркальных вопросов могут служить следующие вопросы: «Я правильно понял, что вы считаете. (далее следует повторение того, что сказал собеседник)» или «Вы сказали, что. (далее следует повторение сказанного собеседником) Почему вы так решили?» Высказывания, сконструированные подобным образом, выполняют в беседе несколько функций: повторение слушателем слов собеседника вызывает у последнего ощущение, что его слышат, кроме того, услышав своё высказывание со стороны, человек может отнестись к нему критически, уточнить свои мысли и чувства, изменить их.

Эстафетные вопросы предназначены для поддержания и продолжения диалога, для того чтобы переход от одной темы к другой в процессе беседы выглядел логичным и психологически уместным. По своей структуре эстафетный вопрос подхватывает последние слова говорящего с тем, чтобы развить тему. Например, «А теперь несколько вопросов о…» или «А сейчас поговорим о другом».

Заключающие вопросы используются при завершении беседы, если важно подчеркнуть равноправие собеседников, их уважительное отношение друг к другу, либо ещё раз подтвердить и уточнить содержание достигнутых договорённостей: «Смог ли я убедить вас в том, что…», «Итак, вы сможете сдать этот отчёт в среду?»

Таким образом, каждый вопрос может и должен вносить свой вклад в обсуждение темы и содействовать решению поставленных в деловой беседе задач.

Существует несколько видов деловых бесед. По такому основанию, как цели и методы ведения беседы, принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование при приёме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы.

Беседа при приёме на работу носит характер «приёмного» интервью, основная цель которого сводится к оценке деловых качеств кандидата на замещение вакантной должности. При этом форма вопросов, ответить на которые потенциальному сотруднику предлагают, может варьироваться, но их содержание направлено на получение информации, которую можно сгруппировать в следующие категории:

– что представляет собой человек, обратившийся с заявлением о приёме на работу;

– почему он ищет работу;

– каковы его сильные и слабые стороны;

– каковы его взгляды на эффективное руководство (иначе говоря, его представление о хорошем начальнике);

– что он считает наиболее весомыми своими достижениями;

– на какую зарплату он рассчитывает.

Следует помнить, что в ходе собеседования принимающие на работу лица часто допускают ряд характерных ошибок:

– проводящий собеседование сотрудник имеет собственное представление о «хорошем» кандидате и применяет этот стереотип к претенденту, не оценивая его по действительным достоинствам;

– большее влияние оказывает отрицательная, а не положительная информация о претенденте;

– причиной предубеждения против кандидата часто является его внешний вид;

– часто в ходе собеседования начинают искать подтверждение быстро сложившемуся о кандидате мнению;

– собеседование носит слишком эмоциональный характер.

Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.

Относительно беспроблемным является уход по собственному желанию. Администрация организации практически не участвует здесь, однако желательно провести «заключительное интервью», которое преследует двоякую цель:

  • выяснить истинную причину увольнения сотрудника: вызвано ли оно неудовлетворённостью производственным процессом, отсутствием карьерного роста, невниманием или обидой, какими-либо иными причинами. Такого рода информация может оказаться важной и нужной с точки зрения выявления «узких мест» в организации. Поэтому полезно задавать вопросы, связанные с содержанием, объёмом, условиями выполнения работником производственных заданий, выяснением его оценки таких заданий и условий их выполнения. Следует узнать, что не нравилось сотруднику в его работе и, напротив, что доставляло удовлетворение. Служащие, которые покидают организацию по собственному желанию, как правило, искренни в своих замечаниях и пожеланиях и делятся информацией, которая может улучшить положение тех, кто остаётся.
  • по возможности как-то повлиять на решение увольняющегося.

Иначе протекают беседы с работником, которого приходится увольнять по инициативе администрации организации. Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех, кто принимает в ней участие. В специальной литературе она получила название «прощального разговора». Эта процедура опирается на знание специфики такого разговора и на владение техникой его проведения. Так, «прощальный разговор»

  • не следует назначать перед выходными днями или праздниками;
  • не следует проводить непосредственно на рабочем месте увольняемого или в помещении, где находится большое количество других сотрудников;
  • не следует продолжать более 20 минут, так как работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно слушать и обдумывать различные подробности, которые излагает ему руководитель.

Если руководителю предстоит упрекать работника в нарушении дисциплины или говорить о других его нарушениях, то он должен быть точным и корректным в изложении фактов и не дать увольняемому оснований сомневаться в справедливости высказанных им упрёков.

Проблемные и дисциплинарные беседы вызваны к жизни либо возникновением сбоев в деятельности сотрудника и необходимостью критической оценки его работы, либо фактами нарушения дисциплины.

В процессе подготовки к проблемной беседе руководитель должен заранее ответить на вопросы о цели, результатах, средствах и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчинённый принял позицию руководства. При этом существуют некоторые правила, позволяющие избежать беседы в форме «разноса» и провести её таким образом, чтобы добиться конструктивных результатов. Для этого следует:

  • получить необходимые сведения о сотруднике и его работе;
  • построить беседу, соблюдая следующую очерёдность в сообщении информации: 1) сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника, 2) сообщение критического характера, 3) сообщение похвально-поучительного характера;
  • быть предельно конкретным и избегать общих рассуждений, неясностей, двусмысленностей (т.е. оборотов типа «Вы сделали не то, что нужно», «Вы не выполнили задания» и т.п.);
  • критиковать не личность сотрудника, а выполнение им задания.

Соблюдение этих правил помогает создать положительный эмоциональный фон, который позволит провести неприятную часть разговора конструктивно, не вызывая излишней враждебности со стороны сотрудника, не заставляя его занимать оборонительную позицию.

При проведении проблемной беседы важно также выяснить и ряд других моментов:

  • не является ли возникшая проблема средством привлечения внимания? (например, провинившийся работник по какой-либо причине скрывает своё недовольство некоторыми происходящими в организации событиями, но не хочет или не может открыто сказать об этом).
  • не вызваны ли нарушения личными затруднениями (семейным конфликтом, болезнью близких и т.п.)?
  • не связана ли проблема с недостатком у сотрудника квалификации, помощи, обучения?
  • может быть, причина в том, что работнику нужна б?льшая самостоятельность
  • или дело в том, что он не приемлет практикующийся в организации стиль руководства?

Ответы на эти вопросы, возможно, позволят принять решение о таких организационных мероприятиях, которые необходимо осуществить в конкретный срок и которые могут стать не только программой по преодолению возникшей вокруг конкретного сотрудника ситуации, но и основанием для проведения мероприятий по усовершенствованию некоторых аспектов деятельности самой организации в целом.

Если в ходе проблемной беседы предполагается сообщить работнику о мерах дисциплинарного характера, то решение о наказании следует выражать просто, чётко, делая акцент на понимании и правильной оценке случившегося. Например: «Как вы понимаете, наказания вам не избежать. Конечно, речь не идёт о понижении в разряде, вы этого не заслужили, однако выговор будет. Понимаю, что это наказание радости вам не доставит, но как бы ни были высоки другие ваши заслуги, иначе поступить не могу».

Отметим, что критика со стороны руководителя имеет значительный мотивационный эффект. Умение делать замечания, показывающие, что и как следует изменить в работе, при этом отмечая, что уже сейчас делается этим работником хорошо, является показателем высокой коммуникативной компетентности руководителя.

Деловая беседа

Рассмотрение понятия, задач и свойств деловой беседы как особой разновидности устной речи. Выделение этапов подготовки бизнес-разговора согласно функциональной направленности общения. Выбор приема начала разговора с учетом типа и ранга собеседника.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

1. ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА КАК ВИД ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ

2. ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

Деловое общение сегодня проникает во все сферы общественной жизни. В коммерческие, деловые отношения вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере делового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле.

Владеть навыками делового общения необходимо любому грамотному специалисту, ведь переговоры, рабочие беседы и совещания, встречи с деловыми партнерами составляют основную часть работы большинства перспективных профессий на сегодняшний день.

В данной работе мы рассмотрим один из важнейших и наиболее часто встречающихся видов делового общения — деловую беседу, отметим ее особенности и отличительные черты среди других типов делового общения, а также изучим аспекты подготовки и проведения деловой беседы в соответствии с правилами официального этикета.

1. ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА КАК ВИД ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ

Деловое общение может быть как письменным, так и устным.

Письменные виды делового общения — это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и другие.

Устные виды делового общения некоторые исследователи подразделяют на «монологические» и «диалогические» и к монологическим относят: приветственную речь, рекламу, информационную речь, доклад (на заседании, собрании). Жанры, основанные на диалоге, — это разговор, беседы, интервью, дискуссия, переговоры, совещание, пресс-конференция и т. д.

Деловая беседа, таким образом, относится к устному диалогическому виду общению. Следует отметить, что диалогический вид общения гораздо более сложен и вариативен, так как не всегда заранее возможно предугадать, какой ход могут принять беседа или переговоры. Именно поэтому нередко используют такое выражение: «искусство делового общения», и это действительно искусство, так как мастерское владение всеми навыками делового общения требует не только теоретической подготовки, но и практического опыта, который накапливается профессионалами постепенно, на протяжении многих лет.

Что представляет собой деловая беседа как разновидность делового общения?

Деловая беседа — это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.

В современном понимании деловые беседы означают «устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем».

Деловая беседа отличается от иных видов официального общения присущими ей соответствующими функциями, а именно:

· начало перспективных мероприятий и процессов;

· контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов;

· взаимное официальное общение работников из одной сферы деятельности;

· поддержание деловых контактов;

· поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и планов;

· стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.

Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, письма, телефонные разговоры. Деловые беседы, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, то есть позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

Деловая беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем чтобы он с ней согласился и поддержал ее. Как правило, одна из главных задач беседы — убедить собеседника принять конкретное предложение.

Важным свойством деловой беседы является и то, что во время беседы, кроме выполнения запланированных функций, можно получить оперативную деловую информацию. Беседа способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений.

Специфической особенностью делового общения (в том числе, и деловой беседы) является его регламентированность, то есть подчиненность установленным правилам и ограничениям. Эти правила определяются типом делового общения, его формой, степенью официальности и теми конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а также национальными культурными традициями и общественными нормами поведения. Все эти правила и составляют деловой этикет, соблюдение которого является обязательным в деловом общении.

Деловой этикет предполагает:

· высокую коммуникативную культуру (то есть, искусство говорить и слушать);

· умение объективно воспринимать и правильно понимать партнера;

· честность и порядочность намерений собеседников, тактичность и справедливость;

· соблюдение общественных норм поведения.

2. ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

Прежде всего, необходимо уяснить цель беседы, то есть её функциональную направленность. Бесспорно, что подготовка беседы, проводящейся в связи с внедрением нового проекта и беседы, проводящейся для поддержания деловых отношений, будет отличаться. Есть деловые беседы, не требующие тщательной подготовки — это, например, беседа в ходе регулярных встреч с давними деловыми партнерами, обсуждение текущих рабочих вопросов. Гораздо более сложна для подготовки беседа, направленная на установление деловых контактов или заключение выгодной сделки.

Для того чтобы изложить важнейшие моменты подготовки деловой беседы, возьмем за основу определение деловой беседы, уже приведенное нами выше — это устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для проведения беседы и разрешения конкретных проблем.

Можно выделить три этапа подготовки и проведения деловой беседы: докоммуникативный, коммуникативный (собственно, беседа) и посткоммуникативный.

Докоммуникативный этап включает в себя:

· планирование, оценку собеседников и обстановки;

· анализ и редактирование материала, подготовку тезисов.

Подготовка к проведению беседы начинается с предварительных мероприятий.

Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет принимающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки. Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.

С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем месте. Допустимо проведение деловых бесед и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор.

Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.

Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами цели и тему обсуждения, оценить будущих участников общения и обстановку, а затем разработать стратегию достижения целей и тактику ведения беседы.

Важнейшей стадией работы по подготовке будущего контакта является сбор материала. Собранные материалы целесообразно дополнить собственными примечаниями, затем систематизировать информацию и написать (либо обдумать) тезисы.

Перед беседой полезно попытаться составить портрет собеседника, определить его сильные и слабые стороны, то есть установить его психологический тип, политические убеждения, общественные позиции, социальное положение, религиозные убеждения, хобби и т. п.

Все это поможет определить, с кем — сторонником или противником — придется иметь дело, выработать наиболее приемлемую тактику, которой следует придерживаться в процессе беседы. Уже непосредственно перед самой встречей желательно узнать, в каком настроении находится партнер, какие у него есть проблемы, как в данной ситуации помочь решению его личных проблем, что, безусловно, придает любой беседе более благоприятное направление.

Знание будущего партнера помогает не только получить представление о его личных качествах, но, самое главное, понять его видение предмета, о котором пойдет речь, интересы, с ним связанные.

Далее следует коммуникативный этап беседы, включающий в себя установление контакта, изложение и обоснование позиции, выяснение позиции собеседника, совместный анализ проблемы или обсуждение вопросов, и, наконец, принятие решений.

Начало беседы будет максимально продуктивным, если вы сумеете установить контакт с собеседником, создать рабочую атмосферу и привлечь внимание к предстоящему разговору.

Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое значение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т. е. на его решение выслушивать вас дальше или нет.

Собеседники обычно бывают более внимательны в начале разговора. Именно от первых фраз будет зависеть отношение собеседника к вам и к самой беседе (т. е. создание рабочей атмосферы). По первым фразам складывается впечатление о человеке, а, как известно, эффект «первого впечатления» всегда запоминается очень надолго.

Неплохо, если вы улыбаетесь, произнося первые слова. Улыбка в деловых взаимоотношениях порождает атмосферу доброжелательности и способствует успеху любых переговоров.

Правильное начало беседы предполагает указание цели беседы, название темы и объявление последовательности рассматриваемых вопросов.

Существует множество приемов начала беседы. Один из них, к примеру — это прием «снятия напряженности», когда беседа начинается с нерабочих вопросов, с комплиментов или шуток. Этот прием также способствует установлению личных симпатий и доверительных отношений. Есть и более строгие и официальные приемы начала беседы. Каждый выбирает наиболее удобный и уместный, учитывая тип и ранг собеседника, прием начала разговора.

Следующий этап беседы — это информирование собеседников и получение от них ответной информации. Здесь уместно вспомнить об основных языковых и этических требованиях к деловому разговору: это требования правильности, точности, краткости и доступности.

Первое и непременное требование к деловой беседе — это правильность речи говорящих. Нормы устной деловой речи «не так строги, как у ее письменной формы», но говорящие обязаны стремиться к правильности своего языка. Еще на этапе подготовки к беседе следует воспользоваться словарями и справочниками, для того чтобы уточнить произношение и написание профессиональных терминов и выяснить уместность употребления тех или иных слов. Не следует включать в деловую речь просторечия, пространные лирические отступления или длительные художественные описания, перегружать речь синонимами. В целом, речь говорящего должна соответствовать нормам современного русского языка и не выходить за рамки официально-делового стиля.

Речь обязательно должна быть точной. Точность речи — это соответствие высказываний мыслям говорящего. Неточное изложение информации может вызвать у собеседника неверное представление о предмете разговора и вашей позиции, а также затруднить успешное завершение беседы. Неуместно использовать в деловой речи (впрочем, как и в речи вообще) слова-паразиты: «так сказать», «понимаете», «как бы», «значит».

Краткость — еще одно из важнейших требований к любой форме деловой речи, так как такая речь «характеризуется…сугубо прикладным характером в подаче сообщаемых сведений». Говорящий не должен злоупотреблять временем и терпением слушателя. Слова и словосочетания, не несущие никакой смысловой нагрузки, должны быть исключены из деловой речи.

Кроме вышеперечисленных требований к деловой речи, существует еще одно — доступность речи. Известно, что каждый слышит то, что понимает. Поэтому речь должна быть максимально доступной для вашего собеседника. Свои мысли следует излагать как можно проще и доходчивее. Хорошим приемом для достижения доступности речи является использование примеров или наглядного материала — показ слайдов, фотографий, картинок, чертежей, карт.

Помимо соблюдения основных требований к деловой речи, следует помнить и о психологических, вербальных и невербальных, методах ведения разговора. Существует множество рекомендаций, касающихся именно психологических аспектов проведения беседы, учитывающих психологический тип собеседника, цель беседы и т.д.

В данной работе хотелось бы более подробно остановиться на бизнес-аргументации, так как крупные сделки чаще всего заключаются на таких условиях, которые были поддержаны аргументацией. То же можно сказать и о решении рабочих вопросов, обсуждении проектов. Аргументация всегда была и остается важной составляющей деловой беседы.

Используя аргументацию, акцент в развертывании доводов делается на создание представления о выгоде решения для собеседника. Аргументами служат разнообразные пояснения, ссылки на ситуацию на рынке, прогнозы в экономике (либо любой другой обсуждаемой сфере деятельности), на примеры других, а также на собственные трудности или достижения, возможность или невозможность выполнения оговариваемых действий.

Одни и те же аргументы не следует повторять несколько раз.

В процессе деловой беседы эффективными методами убеждения считаются следующие:

· ссылки на авторитетное мнение;

· сравнения из области, хорошо знакомой собеседнику;

· метод опроса, основанный на вопросах собеседнику;

· условное согласие (с незначительными возражениями);

· метод «да — но», когда вы соглашаетесь с говорящим, чтобы подготовить его к контраргументации;

· формальное принятие замечаний;

· доказательство бессмысленности тех или иных позиций, которых придерживается собеседник;

· «отсрочка» ответа на замечание

Что касается невербальных методов делового общения, то важно помнить об уместности тех или иных жестов, о мимике и других аспектах невербального общения. В условиях служебного или делового взаимодействия жесты и мимика, как правило, нейтральны, но, периодически, допустимо и даже необходимо уметь передавать свои эмоции — улыбкой, взглядом, сдержанным восклицанием или смехом. Профессиональные менеджеры, политики, бизнесмены обязательно владеют искусством невербального общения.

Важно уметь вести себя естественно и непринужденно, выглядеть уверенно (но не самоуверенно), для чего следует избавляться от бессознательных жестов и телодвижений.

Во время деловой беседы необходимо уметь не только правильно говорить, но и слушать собеседника. Выделяют два вида слушания: рефлексивное и нерефлексивное. В деловом общении преобладает рефлексивный вид слушания, когда присутствует выражение реакции на сообщаемое.

После обсуждения намеченных вопросов и принятия решений происходит завершение беседы. Опытные деловые люди советуют оставлять в запасе один сильный аргумент к концу беседы на тот случай, если собеседник в момент принятия решений начнет сомневаться. Очень важно отделить завершение беседы от ее основной части, например, с помощью таких выражений: «Давайте подведем итоги», «Итак, мы подошли к концу нашей беседы».

Обычно в финале деловой беседы резюмируют все, что прозвучало в ходе беседы. Всем присутствующим должна быть ясна и понятна каждая деталь обобщающего вывода, не должно быть места лишним словам и расплывчатым формулировкам. В обобщающем выводе должна преобладать одна основная мысль, изложенная чаще всего в виде нескольких положений, которые последовательно выражают ее в максимально сжатой форме.

После этого следует посткоммуникативный этап деловой беседы. Собственно, это письменная запись, фиксирующая достигнутые договоренности, позиции сторон, подписание договоров, если это было намечено и т.д. Окончание деловой беседы — это прощание с собеседником, одобрение его решения и благодарность за сотрудничество, выражение надежды на дальнейшее сотрудничество.

Также посткоммуникативный этап включает в себя период уже после деловой беседы, когда собеседники анализируют итоги беседы самостоятельно либо с руководителями — это возможно как в письменной, так и в устной форме.

Таковы наиболее общие и распространенные способы подготовки и проведения деловой беседы. Конечно, здесь описание структуры деловой беседы представлено сжато, так как подробное объяснение каждого этапа, а также курс деловой риторики, безусловно, очень объемны.

В современном мире все деловые процессы построены, так или иначе, на личных контактах. Деловое общение является важной составляющей профессиональной жизни делового человека.

Деловой разговор как особая разновидность устной речи имеет свою специфику. К нему предъявляются требования соблюдать правильность, точность, краткость и доступность речи, а также правила служебного речевого этикета.

В силу своей важности деловая беседа всегда требует предварительной подготовки. Как показывает практика, из 10 бесед, которые подготовлены заранее, 7 проходят успешно, в то время как из 10 неподготовленных бесед успешными становятся только 3.

Кроме подготовки беседы, существуют правила ее проведения. Структурно деловая беседа разделяется на этапы, каждый из которых важен и требует определенных теоретических и практических навыков. Подобные требования сделали необходимостью изучение правил деловой беседы (и делового общения в целом) для каждого уважающего себя бизнесмена, политика, руководителя.

В данной работы были изложены основные рекомендации по подготовке и проведению деловой беседы.

1. Баева О.А. Ораторское искусство и деловое общение: Учебное пособие. — М.: Новое знание, 2001.

2. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: Нормы. Риторика. Этикет. Учеб.пособие для вузов. — М.: ОАО «НПО «Экономика», 2000.

3. Кузин Ф.А. Культура делового общения. Практическое пособие. — 6-е изд., перераб. и доп. — М.: Ось-89, 2002.

4. Кузнецов И.Н. Деловая беседа: подготовка, планирование и структура.//www.elitarium.ru

5. Мельникова С.В. Деловая риторика (речевая культура делового общения): Учебное пособие. — Ульяновск: УлГТУ, 1999.

6. Снелл Ф. Искусство делового общения. — М., 1990.

7. Якокка Л. Карьера менеджера. — М. , 1991.

Деловая беседа: виды, этапы

Деловая беседа – это разговор, целью которого является решение важных вопрос, рассмотрение предложений о сотрудничестве, подписание сделок купли-продажи и т.д. Виды деловых бесед бывают самыми разными. Всех их можно разделить на две большие группы: свободные (проходят без специальной подготовки, например, собрание коллег по работе) и регламентированными (тщательно продуманные, с обязательным учетом временным рамок). А вот в зависимости от цели, которую преследует деловая беседа, выделяют следующие виды: встреча руководителя с потенциальным сотрудником, беседа руководителя с одним из сотрудников с целью разрешения определенных вопросов, беседа партнеров с целью налаживания будущего сотрудничества, беседа коллег по поводу решения производственных вопросов.

Для того, кто собирается проводить подобную беседу, нужно хорошенько подготовиться, чтобы получить из нее максимум выгоды. Подготовка является важным пунктом, так как именно от нее во многом будет зависеть течение разговора, реакция на информацию собеседника и, конечно же, конечный итог беседы.

Заранее нужно подумать о том, какие вопросы лучше всего поднять во время беседы. При желании их даже можно записать на бумажку, чтобы не забыть. Во время подготовки нужно постараться выстроить весь разговор от начала и до конца, а для этого нужно знать, какие бывают этапы деловой беседы.

Любая деловая беседа состоит из 5 основных этапов:

2. Передача информации. На этом этапе происходит передача запланированной информации, а также выявление целей и мотивов собеседника, проверка и анализ его позиции. Изложение информации не должно растягиваться на долгое время, иначе собеседнику станет скучно и решит прекратить беседу.

3. Аргументирование. Это способ обоснования выдвигаемых положений и убеждение собеседника в важности принимаемого решения. Здесь важно вести аргументацию корректно по отношению к собеседнику, выслушивать его позицию и признавать его правоту, даже если это приведет не к тем последствиям, которые ожидались. Не вступать с собеседником в спор, выражаться четко и понятно, избегая употребления сложных формулировок и терминов.

4. Опровержение доводов собеседника. Это этап нейтрализации замечаний собеседника. Здесь нужно провести анализ замечаний, обнаружить настоящие предпосылки, выбрать тактику и способ.

5. Принятие решение (заключение). На этом этапе решиться, будут ли достигнуты заранее намеченные цели. Здесь важно подытожить все те аргументы, которые был признаны и одобрены собеседником, нейтрализовать негативные моменты, навести мосты для проведения следующей беседы, закрепить то, что достигнуто.

Деловая беседа – это шанс добиться поставленной цели. Самое главное, не превращать ее в томное времяпровождение, нужно сделать все так, чтобы собеседник ни на секунды не усомнился в важности этой беседы.

Реферат: Деловая беседа и анализ текста

Тип: реферат Добавлен 18:30:54 18 сентября 2005 Похожие работы

Просмотров: 10749 Комментариев: 11 Оценило: 8 человек Средний балл: 3.4 Оценка: 3 Скачать

1. Ведение деловой беседы

1.2. Цели и задачи деловой беседы

1.3. Виды деловых бесед

1.4. Проведение беседы

2. Стилистический анализ текста

Список используемой литературы

1. Ведение деловой беседы

Деловая беседа – это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно её участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, то есть общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации.

1.2. Цели и задачи деловой беседы

К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителями соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает преимуществами: 1) быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей; 2) повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе; 3) возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

При проведении деловых бесед желательно следовать сформулированным правилам: 1) четко определять цели своего сообщения; 2) делать сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников, находить конкретные иллюстрации общих понятий, развивать общую идею, используя яркие примеры; 3) делать сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказываться от изменений информации, привлекать внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно; 4) в разговоре с сотрудниками следовать правилам активного слушания, демонстрировать им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям.

В то же время деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух её участников нужно строить на основе следующих важных принципов: 1) сознательная настройка на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи; 2) рациональная организация процесса беседы, что, прежде всего, означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняет усвоение самого существенного; 3) простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации до собеседника.

1.3. Виды деловых бесед

1. Беседа при приёме на работу носит характер «приёмного» интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу.

2. Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.

1.4. Проведение беседы

Предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап, начало беседы, обсуждение проблемы, принятие решения, завершение беседы.

1. Подготовительный этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопрос её целесообразности, условия и время её проведения, подготовить необходимые материалы и документы. Готовясь к предстоящей беседе, нужно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своём умении сразу, без подготовки и продумывания деталей, провести эффективный разговор, а с другой – своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи, учесть малейшие детали собственного поведения и поведения своего собеседника вплоть до использования пауз и жестов.

2. Начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны, прежде всего, с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору. Именно от первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы: 1) метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником; 2) метод «зацепки»: использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа; 3) метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы; 4) метод «прямого подхода»: непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения – краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

3. Основная часть. Эта часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

4. Заключительная часть беседы. Эта часть служит своеобразной общей её оценкой. Успешно завершить беседу – значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником.

Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимодействия в организованной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из её этапов, владение психологическими и речевыми приёмами ведения деловой беседы являются необходимым составляющим эффективной деловой коммуникации.

2. Стилистический анализ текста

«Глава 7. Судебная власть.

2. Полномочия судьи могут быть прекращены или приостановлены не иначе как в порядке и по основаниям, установленным Федеральным законом.»

Данный текст опубликован в официально-деловом стиле.

Тематически обусловлены специальные слова «судебная власть» и «федеральный закон» .

Юридические термины: судья , полномочия , основания .

Употребляются также слова и выражения, которые не приняты в иных целях: несменяемы , приостановлены не иначе как в порядке и по основаниям .

В данном тексте строгий и определенный порядок слов, речь косвенная. Текст разделен на пункты. Использованы обязательные реквизиты данного вида документа: номер и наименование статьи и главы.

Подстиль данного текста – законодательный (юридический), представленный в текстах закона, конституции, устава, гражданских и уголовных актов. Способ изложения – директивный. Приведённые примеры выполняют стилеобразную функцию. Общая форма изложения – безлична.

[д] – [т] поря[д]ке – поря[т]ке

Отсутствует экспрессивная окраска. Все глаголы относятся в будущему времени. Низкая частотность глаголов.

Список используемой литературы

1. Львов М.Р. Основы теории речи – М.: Изд. центр «Академия». – 2000.

2. Розенталь Д.Э., Голуб И.Б., Теленкова М.А. Современный русский язык. – 4-е изд. – М.: Айрис-пресс. – 2002.

3. Русский язык и культура речи. Учебник под ред. В.И. Максимова. – М.: ГАРДАРИКИ. – 2001.

4. Конституция РФ – М.: Юридическая литература. – 1993. – 64 с.

Источники:
Деловая беседа
Деловая беседа
http://news.zancor.ru/index.php/kultura-rechi/202-delovaya-beseda
Деловая беседа
Рассмотрение понятия, задач и свойств деловой беседы как особой разновидности устной речи. Выделение этапов подготовки бизнес-разговора согласно функциональной направленности общения. Выбор приема начала разговора с учетом типа и ранга собеседника.
http://otherreferats.allbest.ru/ethics/00071933_0.html
Деловая беседа: виды, этапы
Деловая беседа – это разговор, целью которого является решение важных вопрос, рассмотрение предложений о сотрудничестве, подписание сделок купли-продажи и т.д. Виды деловых бесед бывают самыми разными.
http://fb.ru/article/4210/delovaya-beseda-vidyi-etapyi
Реферат: Деловая беседа и анализ текста
Содержание Ведение деловой беседы Введение Цели и задачи деловой беседы Виды деловых бесед Проведение беседы Заключение Стилистический анализ текста
http://www.bestreferat.ru/referat-56021.html

COMMENTS